IF语句在表格中应用.doc

巧用IF函数合并Excel数据表 前两天一位班主任复制给我两个EXCEL表，分别是他所带班级的语文及数学成绩各在前30名的学生（如图1），需要把两个表合二为一，同时还要显示出语文及数学成绩均在前30名的学生，这可是个难题！　　操作步骤：　　第一步、合二为一　　第二步、表格排序　　第三步、用IF函数，让成绩各就各位　　第四步、表格筛选　　第五步、删除重复的数据 （ HYPERLINK / \t _blank 图片较大，请拉动滚动条观看） 　　第一步、合二为一　　分别打开“语文”及“数学”这两个EXCEL表格，大家从图1中可以看出，两个表格的列数是一样的，A列是名次，B列是学生编号，C列是姓名，D列是成绩。　　如果直接将“数学”表格中的数据复制到“语文”表格中，因为D列同是成绩，那么就无法区分出语文及数学成绩了，所以在复制“数学”表格的数据前，在“数学”表格的D列顶端单击鼠标左键，选中整列，然后单击鼠标右键，选择其中的“插入”，在D列前插入一列。　　这样，“数学”表格中的成绩就由D列变为E列了。接下来从表格的第2行起，拖动鼠标选到第31行，然后在选中的列表上点右键，选择“复制”，再将表格窗口切换到“语文”表格窗口中，在A列下的空白位置，第32行的第一个格上单击鼠标右键，选择菜单中的“粘贴”，这样就把两个表格的数据合二为一了，如图2。 第二步、表格排序　　从图1中可以看出，表格的A列是名次，存有并列重复现象，C列是学生名称，也有可能存在重名，而B列的学生编号是唯一的，不会发生一个学生多个编号的现象。所以表格的排序就以B列(学生编号)为关键字。选中B列，点击EXCEL菜单中“数据”下的“排序”，在弹出的“排序警告”窗口中，按其默认设置“扩展选定区域”，点“排序”按键打开“排序”窗口，如图3。 ? 图3 　　注意：在“主要关键字”中是否选择的是B列（学生编号），如果不是，可手动选择，排列顺序按默认的“递增”，因为这个表格有标题行，所以在“当前数据清单”项中，选择“有标题行”这一项。设置完成后，点“确定”就完成了排序工作，如图4，可以看出，编号从小到大递增排列，编号相同的也是依次排列。 ? 图4 　　第三步：用IF函数，让成绩各就各位　　先来熟悉一下IF函数的语法结构：“IF(条件，成立的结果，不成立的结果）”。意思是，对函数中的“条件”进行判断，如果“条件”成立，也就为TRUE，那就输出“成立的结果”；如果“条件”不成立，也就是为FALSE，则输出“不成立的结果”。在“条件”中，还可以使用“＝、、、、=、=”等关系运算符作为“条件”的表达式，然后按照运算的结果不同，输出不同的结果！好，先简要说这么多，下面切换到我们的主题中！在F列的第2单元格中输入下面引号内的公式“=IF(B2=B3, HYPERLINK /product/145/145820/ \t _blank E3,IF(E2=,,E2))”，如图5。 ? 图5 　　下面我把这段公式的执行过程说一遍。　　首先根据“条件（B2＝B3）”（单元格B2与B3中的编号）判断是否相等，如果相等，条件为TRUE，就输出“成立的结果（E3）”（在F2单元格内显示E3单元格的内容）；如果不相等，条件为FALSE，那就执行“不成立的结果”（嵌套IF中的命令），因为表格只是部分学生的成绩，所以还要再加上一个嵌套IF过程，在这个过程中，先判断E2单元格是否为空，如果为空，说明这一单元格是“语文”表格的单元格，就在F2单元格内显示一个空值；而如果E2单元格不为空时，则说明该行的这一单元格是“数学”表格中的成绩，则在F2单元格中输出E2单元格的内容。　　公式输完后，按回车键结束，然后选中F2单元格，移动鼠标至单元格右下方的“+”（填充柄）上，按下左键拖动“填充柄”向下复制公式至表格底部。现在再来观察一下表格，如图6，是不是已把编号相同的数学成绩和语文成绩排在一行了，对于没有重复编号的，该公式也复制了E列中的数学成绩到F列中。 ? 图6 　　从图6中可以看出，表格中存有两行数学成绩，如何把F列的数据转移到E列中呢？首先选中并复制F列，然后在E列上单击右键，注意这次在菜单中选择的是“选择性粘贴”，打开“选择性粘贴”窗口，在“粘贴”项中选择“数值”，如图7，点“确定”键便完成数据转移，当然，不要忘了删除F列。 ? 图7 第四步、表格筛选　　下面就可以在表格中筛选语文及数学成绩均在前30名的学生了！这里还是要用IF函数，对重复编号的作一个标记。先来分析一下如何写IF函数，编号重复，则说明该编号的学生语文及数学均在前30名，所以才会出现重复编号。明白了这个道理，就可以写IF语句了，在F列的第2单元格内输入公式“=IF(B2=B3,1,)”，如图8。 ??