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IF语句在表格中应用
巧用IF函数合并Excel数据表
前两天一位班主任复制给我两个EXCEL表,分别是他所带班级的语文及数学成绩各在前30名的学生(如图1),需要把两个表合二为一,同时还要显示出语文及数学成绩均在前30名的学生,这可是个难题! 操作步骤: 第一步、合二为一 第二步、表格排序 第三步、用IF函数,让成绩各就各位 第四步、表格筛选 第五步、删除重复的数据
( HYPERLINK / \t _blank 图片较大,请拉动滚动条观看)
第一步、合二为一 分别打开“语文”及“数学”这两个EXCEL表格,大家从图1中可以看出,两个表格的列数是一样的,A列是名次,B列是学生编号,C列是姓名,D列是成绩。 如果直接将“数学”表格中的数据复制到“语文”表格中,因为D列同是成绩,那么就无法区分出语文及数学成绩了,所以在复制“数学”表格的数据前,在“数学”表格的D列顶端单击鼠标左键,选中整列,然后单击鼠标右键,选择其中的“插入”,在D列前插入一列。 这样,“数学”表格中的成绩就由D列变为E列了。接下来从表格的第2行起,拖动鼠标选到第31行,然后在选中的列表上点右键,选择“复制”,再将表格窗口切换到“语文”表格窗口中,在A列下的空白位置,第32行的第一个格上单击鼠标右键,选择菜单中的“粘贴”,这样就把两个表格的数据合二为一了,如图2。
第二步、表格排序 从图1中可以看出,表格的A列是名次,存有并列重复现象,C列是学生名称,也有可能存在重名,而B列的学生编号是唯一的,不会发生一个学生多个编号的现象。所以表格的排序就以B列(学生编号)为关键字。选中B列,点击EXCEL菜单中“数据”下的“排序”,在弹出的“排序警告”窗口中,按其默认设置“扩展选定区域”,点“排序”按键打开“排序”窗口,如图3。
? 图3
注意:在“主要关键字”中是否选择的是B列(学生编号),如果不是,可手动选择,排列顺序按默认的“递增”,因为这个表格有标题行,所以在“当前数据清单”项中,选择“有标题行”这一项。设置完成后,点“确定”就完成了排序工作,如图4,可以看出,编号从小到大递增排列,编号相同的也是依次排列。
? 图4
第三步:用IF函数,让成绩各就各位 先来熟悉一下IF函数的语法结构:“IF(条件,成立的结果,不成立的结果)”。意思是,对函数中的“条件”进行判断,如果“条件”成立,也就为TRUE,那就输出“成立的结果”;如果“条件”不成立,也就是为FALSE,则输出“不成立的结果”。在“条件”中,还可以使用“=、、、、=、=”等关系运算符作为“条件”的表达式,然后按照运算的结果不同,输出不同的结果!好,先简要说这么多,下面切换到我们的主题中!在F列的第2单元格中输入下面引号内的公式“=IF(B2=B3, HYPERLINK /product/145/145820/ \t _blank E3,IF(E2=,,E2))”,如图5。
? 图5
下面我把这段公式的执行过程说一遍。 首先根据“条件(B2=B3)”(单元格B2与B3中的编号)判断是否相等,如果相等,条件为TRUE,就输出“成立的结果(E3)”(在F2单元格内显示E3单元格的内容);如果不相等,条件为FALSE,那就执行“不成立的结果”(嵌套IF中的命令),因为表格只是部分学生的成绩,所以还要再加上一个嵌套IF过程,在这个过程中,先判断E2单元格是否为空,如果为空,说明这一单元格是“语文”表格的单元格,就在F2单元格内显示一个空值;而如果E2单元格不为空时,则说明该行的这一单元格是“数学”表格中的成绩,则在F2单元格中输出E2单元格的内容。 公式输完后,按回车键结束,然后选中F2单元格,移动鼠标至单元格右下方的“+”(填充柄)上,按下左键拖动“填充柄”向下复制公式至表格底部。现在再来观察一下表格,如图6,是不是已把编号相同的数学成绩和语文成绩排在一行了,对于没有重复编号的,该公式也复制了E列中的数学成绩到F列中。
? 图6
从图6中可以看出,表格中存有两行数学成绩,如何把F列的数据转移到E列中呢?首先选中并复制F列,然后在E列上单击右键,注意这次在菜单中选择的是“选择性粘贴”,打开“选择性粘贴”窗口,在“粘贴”项中选择“数值”,如图7,点“确定”键便完成数据转移,当然,不要忘了删除F列。
? 图7
第四步、表格筛选 下面就可以在表格中筛选语文及数学成绩均在前30名的学生了!这里还是要用IF函数,对重复编号的作一个标记。先来分析一下如何写IF函数,编号重复,则说明该编号的学生语文及数学均在前30名,所以才会出现重复编号。明白了这个道理,就可以写IF语句了,在F列的第2单元格内输入公式“=IF(B2=B3,1,)”,如图8。
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