浅议企业基建中档案管理工作.docVIP

浅议企业基建中档案管理工作[摘　要]企业基本建设档案是企业从最初酝酿、决策到建成投产的整个过程中形成的，是工程在审计、检查、监督以及工程事故责任认定和企业处理事故时维权的依据，也是工程继改扩建的凭证。本文以目前基本建设企业的档案管理中存在的问题及不足进行浅析，加强基建档案采取有利措施，提高对企业档案重要性的认识，做好档案管理工作，为企业的长远发展打基础。 [关键词]企业基建　档案　管理 档案管理是企业基础管理的重要组成部分，基建档案不仅仅作为企业一切活动的历史记录，真实地几率了企业成长发展的历程，更重要的是作为一种财富，特别是在当前随着我国社会主义市场经济建设不断发展的条件下，企业档案工作搞的好不好，对企业的技术改造，科学管理、提高经济效益、维护企业合法权益，有着特殊重要意义。海虹公司ADC一体化项目从2008年立项到现在建成生产，我们有幸自始至今参与公司档案管理，现就这几年在基建过程中档案管理中存在的问题和困难谈一谈看法。 一、企业建设中档案管理存在的问题 1.管理层重视项目建设、轻视档案管理，尽管国家把基建档案管理作为基建工程管理的重要组成部分，予以充分重视，制定了一系列相应的法律法规、政策、标准来规范基建档案管理工作。但企业往往把精力放在项目进展与质量上，对工程档案归档的意识不强，没把档案档案工作真正渗透到项目建设的各个环节中，没把归档责任落实到每一个环节，每一个具体的人，欠缺档案归档的监督。 2.设计、施工、监理、合同相对方等单位，对自己在整个工程建设中所承担的责任不明确，企业对参建单位档案工作的指导监督力度不够，各参建单位该交的档案材料不交或交后材料不齐全，严重影响了基建档案的完整合格，给竣工验收和验收后的正常使用带来隐患。 3.企业建设的每项工程都是经过严格招投标确定的，签订正式合同后才开始实施的，企业最初在勘测、设计、监理、施工、设备采购等各方签订合同时只注重工期、工程质量、造价等大问题，而对重要的档案条款（归档的份数、时间、质量、违约责任等）却忽视了，没纳入合同管理之中。在市场经济条件下，各单位精算利益成本，对没有合同约定的档案材料，往往不投入，建设单位对档案文件材料的管理没有主动权，影响档案的提供利用，为企业以后工程维修、技改、扩建等带来不利。 4.新建设项目档案管理人员往往新参加工作人员多或对档案业务不熟悉，对工程档案比较陌生。档案管理人员自身业务素养跟不上档案管理工作发展的需要，对档案业务不熟悉，缺乏档案基建档案管理的实践工作能力。 二、做好基建档案管理工作的几点措施及建议 1.制定完善的档案管理制度，增强档案管理意识。切实将基建档案管理工作纳入企业基本建设管理程序，对档案材料的收集、整理、归档和和利用工作做规范要求，从源头抓起。保证竣工档案管理的科学化、规范、标准。 2.加强与工程、技术人员的配合，做好档案管理的基础工作。不断提高相关人员的档案意识，只有意识增强，大家才会加强项目档案工作的管理，将档案工作纳入项目管理的议事日程，让档案部门参与对项目的管理、检查、考核、验收、评比等工作，使基建档案工作始终处于管理层监控之下，使每一个档案工作有人管、有人抓、有人干。 3.企业要坚持“三纳入”，即基建档案工作纳入基建工程设计中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；坚持：“四同步”，即基建档案工作于工程立项同步，与工程建设同步，与工程工作检查同步、与竣工验收同步，直至基建项目竣工时，完成基建项目档案归档工作，并顺利通过验收。 4.让档案管理人员在基建项目各项活动中全过程参加。设备到货时参加设备开箱，收集第一手设备随机档案材料，确保设备资料的完整；参加各阶段的质量监督检查，这样档案人员可以对档案资料的形成、整理工作进行超前控制，达到规范化管理；参加单项工程的竣工验收，可以对该单项工程的竣工档案进行检查验收，结合档案立卷前的档案质量检查，发现问题及时整改，达到基建档案的真正同步跟踪管理。 5.做好项目竣工验收阶段档案工作 。建设工程的竣工，从文件形成的角度来看，应该形成科技文件的都已经形成，有条件反映项目的真实面貌，所有该归档的文件都可以归档。因此，抓住这一环节，做好项目档案的收集管理工作，适应了文件形成的规律，是收集完整的工程档案的重要环节。 6.加强对档案人员的业务培养，提高档案人员的业务素养。档案工作人员的业务素质高低是工程档案管理质量的一个重要保障，各项目建设单位应进一步加强对档案管理人员的业务知识培养，采取各种方式提高档案人员综合素质，档案工作者也应该利用周围一切可以可用的条件，多途径、多渠道地自我学习和提高，从而保证项目档案管理的质量。 企业档案部门是收藏和管理本企业档案，是保存企业档案的基地，是企业利用档案史料的中心。作为企业的内部组织