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浅议文书档案现代化管理【摘要】文书档案作为档案的重要组成部分，在现在企业里对其立卷方法、利用与人员要求等，已有了新的内容、新的要求，本文主要谈了一些利用计算机操作，来改善传统立卷方法、检索等的一具体做法及观点。 【关键词】文书档案;整理;利用;人员要求 随着我们国家市场经济的飞跃发展，科学技术的不断进步，信息化的时代离我们越来越近，档案作为人类活动的历史记录和凭证，将会在社会的前进变化中得到前所未有的丰富和发展，对传统档案工作进行改进已成为必然趋势。由此看来，档案的现代化管理将日益重要。 文书档案作为档案的重要组成部分，在企业生产中有着重要的作用。随着科学技术的发展，计算机技术的不断更新，电子文件、传真的日益增多，纸质档案就会日益增多，库存量就会越来越大，要求的空间也随之越来越大，这样就给文书档案立卷工作带来了大大的不便。虽然我们在短期内还不能完全取代纸质档案，但我们可以想办法来简化文书档案立卷工作的繁琐步骤，运用计算机及程序进行管理和利用。 １．案卷的整理 传统的立卷方法繁琐费事，不适应现代化管理。一是组卷难。把文件按照分类大纲归类、组卷、卷内文件的排列、拟写案卷题名、划定保管期限、划定档号，这几项工作是案卷质量的关键所在，既费时又费脑，操作难度大，很不容易掌握，刚刚从事档案工作的新手更是感到无从下手头痛不已。二是工作量大。组好卷以后，要编写页号、利用计算机打印卷内目录、装订案卷、填写案卷封面、排列案卷、编案卷号、案卷目录和装盒上架等，工作量很大。在我们近期的工作中，对归档文件做了新的规定，要求不装订，剔除金属物，进行必要的折叠，这样有利于保持文件原貌。在传统的文书立卷时，为了案卷装订整齐美观，接边、切边是常事，常常会破坏文件的原貌，一不小心还会把重要的批示切掉。现在不装订了，就不存在这些问题了，只须把少数宽幅文件（如报表、图纸等）折叠成统一尺寸就行了。这次立卷方法的改变，打破了以往的阶线，整理后不订不切，以卷为单位直接放入档案盒内保管，一盒为一卷。卷内每份文件材料去钉后要用不易生锈的装具装订。把文件按编定的卷号组卷装盒，盒内文件材料的顺序应为盒内首页、卷内目录、文件材料、备考表，填写卷内首页项目：全宗名称、类目名称、案卷题名、起止日期、保管期限、件号、归档号、档号，填写档案盒脊背上的项目：全宗号、目录号、年度、档号。整理完毕后上架排列。 我们采用了中油档案信息管理系统Notes数据库的现代化管理方式，把文件责任者、文号、标题、形成时间等内容一一录入，根据以后的工作需要还可以利用扫描仪将文件的正文扫描入微机，这样文件原件与微机内保存的文件在内容上没什么不同，并且形成一一对应关系。并且卷内目录、全引目录与案卷目录等都随机一起输出，减少了一些不必要重复工作，大大降低了文书档案工作量与难度，也满足了微机管理过程中的“一一对应”这一要求，因此只要利用者提供有效信息，就能迅速、准确地查找到需要的文件材料。微机的应用是信息社会的标志之一，档案作为一种信息资源，只有利用微机进行管理，才能在信息社会中充分体现其价值。 2.有效的利用 查阅档案在目前有两种检索途径，即人工检索和微机检索。人工检索是利用我们打印的目录进行检索，先确定自己要查找的文件的年代或类别等，然后调出已打印的该年度或与之相关的目录进行查找。查找到需要的信息后，根据其提供的文件号在目录中或卷盒中调出该份文件即可。此方法已不能满足于现代化的需要了。 微机检索是把利用者提供的文件责任者或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入微机，微机就能迅速将符合要求的文件调出。也可在微机上直接查阅其内容并打印出来。如果需要文件原件，则可根据查出的文件编号从卷盒中调出该文件即可。这种查阅方式速度很快，而且非常准确。而且还在一定程度上减少了档案的漏密，利用者只能看见单份文件，无法接触无关文件，有利于档案的保密。 从信息时代的需求来看，档案信息必须上网其价值才能充分体现出来。如果建立一个收费或有密码的网站，那么对一般的利用者来说就再方便不过了。利用者只要有一台联网的微机，就可以不受时间、地点的限制。随时随地的查阅一些急需查找的资料。但是在没有实现之前必须做好严密的保密措施，符合开放条件的譬如需要大张旗鼓地、持久宣传的政策法规应免费向公众开放，这是在网上自由查阅的前提条件。至于某些特殊情况需有偿服务的内容，可设立银行帐户，由利用者按规定标准汇入该帐户后再提供服务。 3.档案人员综合素质的要求 对于今天企业内部的档案人员来说，不但要有良好的敬业精神，还要有较高的文化素质，以适应企业不断发展的需要。 首先，要加强档案人员专业知识的学习。时代在进步，科学在发展，档案人员不能仅局限于原有的知识范畴内，必须开扩视野，多读书、多学习，进行长期的知识积累。过去所学