时间规划与管理(档).ppt

時間管理與規劃 拖拖拉拉的剋星 每個人都擁有相同的時間，不多也不少，時間是一項非常特殊、無法複製的資源，既無法儲存、累積，也不能調節、替換。因此，想要提高讀書、工作效率，就必須注重時間的規劃，如此才能讓事情達到事半功倍的效果。 有效的時間管理與規劃，不僅能讓我們的生活有條不亂，並且能夠讓我們集中精神，心力去作最重要的事，也能視事情的輕重緩急做最佳的抉擇，無論是短期目標〝大考目標的達成〞，還是長期目標〝生涯規劃〞，都有十足長遠的影響。 時間的管理與規劃的要訣包括以下二個重點 找出浪費時間的因素 擬定有效的時間規劃 找出浪費時間的因素 同學是否注意到，自己常被瑣碎的事絆住，而無法做真正想做的事？是否常懊惱已經安排的計畫無法達成，而已把時間花在毫無意義且又無趣的事上而無法挽回？ 找出浪費時間的因素 造成時間浪費的因素，來自環境和個人兩方面 來自環境的因素包括：電話太多、電視太吵、家人干擾、外界誘惑太大……等。 來自個人的因素包括：混亂秩序、缺乏自律、拖延、疲累、外務太多、心不在焉、規劃不周、野心太大…….等 找出浪費時間的因素 要避免上述所造成的時間浪費，以下意見提供同學參考 ： 避免不必要的干擾：分清楚干擾的重要性與急迫性，請家人或周圍有力人士的參與約束，常會有意想不到的效果。 改變拖延的習慣：訂定完成的期限、建立回饋制度，或是安排一個人，定期監督自己的工作進度。 定出事情的優先秩序：事前先作好優先順序的評估和安排，決定之後不要輕易改變，才不會有事倍功半之遺憾。 事前詳細的規畫：事前欠缺規畫，事後註定失敗，因此凡是規畫不周，便會浪費寶貴時間。 擬定有效的時間規畫（五之一） 分析自己能掌控的時間有多少 要想增加時間運用的效率，就必須分析有多少時間是我們所掌控的。每個人都無法掌控一天中的所有時間，對於無法掌控的事件，不要花時間去安排，因為那是徒勞無功的。 把心思放在自己能控制的時間上排定優先順序，才會有意義，同時，分析自己的「能量」周期，看看自己在哪一段時間精神最好，哪段時間最差，利用這段巔峰期處理最重要、最需要全神貫注的工作，並盡量避免干擾，以便發揮最好的工作效能。 擬定有效的時間規畫（五之二） 排定事件優先順序 安排優先順序有兩個步驟：第一，是把所需要完成的工作或課業通通列出來，第二，將工作或課業的重要性加以分級，排定完成順序。一般而言，可以分為最重要、最急切完成者；重要、需要完成者；最好去做、但可彈性處理者。 擬定有效的時間規畫（五之三） 排定工作時間表 工作計畫可分為每日、短期、及長期規畫三部份，以同學而言，短期一般指的是一個階段的考試或學習段落，而長期則應為大考前時間之整個規畫。 必須先預估每件工作或課業完成之時間長短為何 在排定正式計畫表之前，至少要有一段試驗期 擬定有效的時間規畫（五之四） 定期評估工作成效並給予適度之獎懲 每段計畫進行時必須隨時加以評估，並詳加記錄，以作為下一階段計畫擬定之參考，尤其對無法順利完成之部份，更要深入探討真正原因為何。而對於能預期達成之工作，也不忘給自己一些獎賞作為鼓勵，讓自己更有信心為下一階段而努力。 擬定有效的時間規畫（五之五） 其他重要考量因素 周圍是否有重要人物隨時協助工作進度之考核？ 整個計畫期間是否有足夠的彈性時間，以作為彌補工作未完成部份之需？ 獎勵的方式及性質是否真能恰到好處？ 是否能隨著前一計畫優缺點的經驗而為下一階段計畫做最好的調整？ 時間是無價的資源，只有我們自己才是時間的真正主人 良好的規畫又必須要以堅強的毅力和決心去執行 ，改掉浪費時間的習慣，並且身體力行，從現在開始 時間的管理錦囊 1.每天留一些時間做準備與規劃的工作。 2.在規劃上多用點時間，執行需要的時間就少些。 3.時間表留有伸縮空間，給緩衝空間及突發行事。 4.每件事都書面確定任務、目標及完成時間。 5.每天列待辦工作表，排列優先順序。 6.集中精力在重要的事情上。 7.按任務價值及功能有效達成的角度來分配行事時間。 8.您不可能做所有的事，由重要的開始，由 簡單的開始。 請排出正確的行事優先順序時間管理矩陣 * * 4 th 緩 3 rd 輕 不重要的事 2 nd 重 1 st 急 重要的事 不緊迫的事 緊迫的事 ? ? ? ? A B C D