Excel 2003电子表格处理软件 上(基础部分)第四部分 预览与调.pptVIP

第四部分 预览和调整报表外观;图 22 选择“打印预览”;步骤一、从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令，参见图 22。 此命令可将打印的结果显示在屏幕上，预览的结果将如图 23所示。;步骤二、参见图 24，使用“缩放”工具单击预览窗口，结果如图 25所示。 使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，如图 25所示，再次单击又会还原。;图 25 放大显示文字;此时，您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况，并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，显然需要至少修改下列4点： 　　 1.应加上表格标题。 2.至少“年龄”字段中的记录值应当居中。　 3.隐藏没有使用的行和列/设定打印区域。 4.计算工资总计列的值。 下面的操作就将完善这些内容。 ;修改1：应加上表格标题。;步骤一、单击行号1，然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令,参见图 26。;图 26 选择“行”命令;此后，在原“行1”前将插入新的行，而原来的“行1”将变成“行2”,如图 所示。 ;（由于新行将用于书写工资表的标题，所以应当合并相关区域各列，而由一个单列取而代之，从而让标题可以正常出现在电子报表的开头处）步骤如下： 　　步骤二、选定A1:D1区域，然后右击鼠标从中选择“设置单元格格式”命令,然后选择“对齐”选项卡, 勾选“合并单元格”复选框,最后单击“确定”按钮。 　 完成这一步操作后，“A1:D1区域”中就只有一个单元格了 ;图 28 打开“合并单元格”对话框 　 　;步骤三、如图 29所示(图 29：在“行1”中书写好标题“员工工资表”);步骤四、选定A1:D1区域，然后右击鼠标从中选择“设置单元格格式”命令,然后选择“对齐”选项卡,并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项，参见图 32。;图 32 选择“居中”项;修改2：如前面的预览图所示，“年龄”列中的记录值应当居中。;第四部分 预览和调整报表外观;方法跟前面设置标题居中的方法一样， 选定“年龄”列，右击鼠标进入快捷菜单后，选择“设置单元格格式”命令。接着选择“对齐”选项卡，并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项，参见图 32。 当然，我们也可以把区域内所有单元格的文字都设置为居中。如下图：;图 33让各单元格中的文字居中;顺便说一句，拖动列(行)标间的分隔线，可以调整各列(行)的显示宽度。 思考：为什么不是整行合并成一个单元格，即整行合并成一个单列？这样做对后面的居中操作会有何影响？;　　 由图可见,在这一份“员工工资表”中，仅使用了当前工作表中的部分行和列，如何隐藏那些并没有使用的列和行？请按下列步骤进行操作：;假如只用30行15列，则分别进行如下操作进行行/列隐藏。  隐藏行—— 单击行标31，再按住组合键Ctrl+Shift单击↓键（向下的光标控制键）； 鼠标右击，执行快捷菜单命令“隐藏”即可。  隐藏列—— 单击列标P（第16列），再按住组合键Ctrl+Shift单击→键（向右的光标控制键）； 鼠标右击，执行快捷菜单命令“隐藏”即可。 ;图 30 选定那些没有使用的列;图 31 隐藏没有使用的列 　 ;注：思考：清除、删除行/列、隐藏三者的区别。 若要打印工作表中某个特定区域，可采用单击“文件”*“设置打印区域”命令，将选定的区域设定为打印区域.;修改4： 计算工资“总计”值; 　　步骤一、加入“总计：”标题 然后单击在“工资”列后的第一个空白单元格，接着从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令，参见图 34。 ;图 34 选择“函数”命令;步骤三、在“粘贴函数”对话框的“函数名”列表窗中选定SUM函数，然后单击“确定”按钮，参见图 35。 (注:在“函数名”列表窗中选定某个函数后，它的功能描述字将显示在“函数分类”列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。 操作时，可先从“函数分类”列表窗中选定某类函数，然后从“函数名”列表窗中选择此类函数的某一个)。;图 35 选定SUM函数;步骤四、单击SUM函数计算的结果信息框中的“确定”按钮，参见图 36。 此后，就能在工作表中看到工资的总计值了。 　　;图 36 SUM函数计算的结果信息;第四部分 预览和调整报表外观