三级会议PT.ppt

四、与领导沟通会议的有关事宜 1、与领导沟通会议有关事宜的意义 2、与领导沟通会议有关事宜的原则 （1）时间性原则 （2）及时性原则 （3）全面性原则 3、与领导沟通会议有关事宜的方法 （1）定期向领导提交书面报告 （2）由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况 （3）领导亲自参加有关会议 （4）其他途径 4、与领导沟通会议有关事宜的时机 （1）会议筹备阶段 （2）会中阶段 （3）会后阶段 工作程序 （1）明确会议目标 （2）明确沟通会议有关事宜的方法或途径 （3）确定沟通时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员 （4）检查沟通过程中所需要的各类文件、音像等资料。 （5）向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题。 （6）听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录 （7）将记录通过某种方式送给领导 注意事项 （1）领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实 （2）要坚持与会的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反馈 （3）在会前、会中、会后不同时期的沟通中，要突出各自的重点 相关链接： （1）分配会议组织与服务工作应考虑的因素 （2）会议协调 五、拟订会议的应急方案 1、会议应急方案的内容 （1）会议举行过程中可能出现的问题 （2）出现问题时负责解决的会议工作人员 2、会议应急方案的作用 3、处理会议突发事件的方法 （1）处理人员问题 （2）处理场地问题 （3）处理设备问题 （4）处理资料问题 （5）处理健康与安全问题 （6）处理行为问题 工作程序 （1）预测不可预知的情况 （2）提前准备应对各种问题的备选方案 （3）讨论会议紧急情况 （4）确定会议应急方案 注意事项 1、住宿安排要妥善 2、餐饮服务要周到 3、医疗卫生工作要有备无患 4、交通保障应落实到位 5、会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速 6、在娱乐生活上需丰富多彩 7、会议值班制度健全，人员要坚守岗位 相关链接 1、会议应急方案特点 （1）有的放矢 （2）预防为主 （3）留有余地 2、会议应急方案实施的原则 （1）思想上充分重视 （2）在人、财、物方面要措施到位 （3）在实施的过程中药坚持定期检查 （二）会中服务 在能力要求方面注意的是： 1．能够提示会议按计划进行 2．能够监督会议经费的使用 3．能够处理会中突发事件 与会前相关知识不同的是： 1．提示会议进程的方法 2．监督会议经费使用的方法 3．处理会议突发事件的要求 一、提示会议按照计划进行 1、推进会议进城应遵循的原则 （1）认真倾听，最少限度地打断谈话 （2）树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极影响。 （3）消除交流障碍 （4）强调问题 （5）使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极有益的批评和建议 2、提示会议按计划进行的意义 工作程序 （1）了解议题和议程 （2）准时宣布开会 （3）有效引导议题 注意事项 （1）讨论中要专心投入，保持和谐交流氛围 （2）不随便打断他人发言，不随便插话 （3）不随便进出 （4）自己论点被证明根据不足时，要显示风度 二、监督会议经费的使用 1、会议经费的类型 （1）与会人员交费 （2）参展商交费 （3）联合主办者交费 （4）广告、赞助和捐助 （5）公司分配 （6）其他收入项目 2、会议经费使用的主要方面： （1）文件资料 （2）邮电通讯费 （3）会议设备和用品费用 （4）会议场所租用费 （5）会议办公费 （6）会议宣传交际费 （7）会议住宿补贴费 （8）会议伙食补贴 （9）会议交通费 （10）其他开支 3、会议经费使用的监督方法 （1）报告和会议 （2）授权与自我控制 （3）质量 （4）损益平衡表 （5）比率分析 （6）审核时要逐项细审 工作程序 申请经费→主管领导审批→财务部审批→财务人员提取现金或填写支票→经费支出→审核会议经费支出 注意事项： （1）会议经费使用中的各种票据管理。 （2）会议经费预算的制度是控制会议成本、提高会议效率、节省时间和资金的重要手段。 （3）一些费用的名称要具体规范。 （4）购买用品要充分考虑各种用品、耗材的价格比，力求价廉物美。 （5）遵守各种财务制度和规定 （6）有些会议用品或纪念品要在预算后附录详细的物品报价表 三、处理会中突然事件 1、会中突发事件的类型 （1）人员问题 （2）健康与安全问题 （3）行为问题 2、会议应急方案实施的原则 3、处理会中突发事件的方法 （1）处理人员问题 （2）处理健康与安全问题 （3）处理行为问题 工作程序 向领导报告→启动会议应急方案→实施应急方案 → 必要时向公共应急机构请求支援 →善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通） 注意事项： 1、处理会议突发事件的责任分工 2、突发事件与规则制定 （