前台工作训.ppt

——前台文员 前台作为公司涉外窗口，须经常性与客户接触，具有较重大的责任，前台接待直接代表企业形象和服务质量，因此，公司的前台接待必须严格遵守接待工作规范。反之，则会给公司形象造成严重的不良影响。因此，前台是公司的形象“代言人” 1、所有来公司人员均须登记。登记本上注明来访人姓名、人数、来访事由、出入时间。 岗位职责之一：来访接待 2、接待宾客要自然大方、稳重热情、有礼貌，做到微笑服务，用好敬语。做到：迎宾有问候声、说话有称呼声、离别有致谢声、工作出现差错有道歉声。不以肤色、种族、信仰、衣着、相貌取人。 3、公司有来访客人，来客行至前台一米以内，前台接待必须起身微笑相迎，说礼貌用语，招呼客人就座。客人坐下后，前台接待方可就座。 4、来客提出个人要求时，前台接待必须认真聆听，有必要时做好笔记，如遇无法处理的投诉，则请客人到会议室稍等，请相关负责人出面解决。 岗位职责之一：来访接待 5、来客提出要找公司员工时，前台接待应先问有无预约。并请来客做好登记，再打电话致要找的员工，询问。请客人在接待室就坐，为客人倒水（七分满）请客人稍候。 6、如来客不听要求，想要硬闯办公室，呼叫行政协助拦截。如事态紧急，可呼公司办公大厅员工协助。 7、客人离开时，请客人再登记，并微笑致意，“欢迎下次再来”。 岗位职责之一：来访接待 1、 前台包括整个前台及附属三张办公椅必须保持整洁、干净，无灰尘、无污渍。 2、 除公办公必备用品资料、个人茶杯、台历、盆花外，不得放置任何物品。不得堆放食物、杂物。不得在前台吃食物。 3、?前台只能由接持人员坐，其他人员不得进入前台就座。公司人员不得聚在前台闲聊，如有公务需探讨可进入前台，但不得超过十分钟。需超过十分钟的，应改在其他办公室进行，前台接待人员向上级领导申请安排。 4、?督促保洁人员做好前台管理范围的清洁工作及会议后的清洁工作。 岗位职责之二：区域管理 1、?会议室属于前台管理区域范围，在公司需进行培训、或召开会议时，做好会议室的调整和安排，当遇到会议室已有人在时，需及时通知使用人。会议后整理好会议室的桌椅使之整齐等。 岗位职责之三：指引及会议安排 1、须穿着工衣上班。保持清洁卫生整齐 2、不得穿露肩装、吊带等非正规衣服上班。 3、头发必须经常洗，梳理整齐，不得有头皮屑，不得披头散发。 4、?当客户来访需时刻留意客户是否需要帮助 5、须注意端庄得体的站姿。 6、仪容仪表及整齐的头发，最好盘起头发。 岗位职责之四：仪容仪表 1、?前台要接听、转接电话，前台在转接电话时必须要熟悉公司所有的分机号码，并注意分机号码不能经常转错。 ①、。听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下：您好，XX公司！”或 “您好，这里是XX公司！通话简明扼要，不应长时间占线。 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒 听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒； 如公司以外的人必须问对方是哪里，什么公司，如找人：如是客户咨询产品问题和维修等售后问题转售后部330，其他部门需提供具体的部门和姓氏（采购部和财务部如不能提供这些人的姓氏不予转，杨翠丽的电话让对方打她手机，或出差拒绝转接）；如找厂长的最好能听出他的声音，对于一些无聊的电话通常在一般情况下“出差”为由拒绝对方的转接 ③、对公司的电话费要进一段时间的查询。 岗位职责之五：电话礼仪 1、收到快递公司送来的快件，必须点清数量及查看包装后再签快递单，如是急件必须马上转交给收货人，在派送快件给收货时必须看清快递单在交给收货人，以免送错。 2、发快递必须先填写快递单，如是急件应马上叫快递公司来收取快递件， 3、当遇到不认识的姓名的快件时，如果确定快件的地址没错的话应给予签收， 4、财务（朱小姐、徐小姐等）快件通知财务室，并与返修机快件区分摆放。 6、遇到到付的快递件必须通知相关收件人（何卓敏的通知段周江），在得到对应收件人的确认后处理。 7、月底对账快递费用。 岗位职责之六：收发快递 1、对新入职的员工先试工三天，三天过后正试办理进厂手续。 2、向到各部门主管提供的员工记录表及试工合格单后，交一份本人的身份证复印件、、学历证复印件、健康 证或体检表并做好相应的电子表格。 3、员工记录表登记并整理好复印一份一个星期内交公司杨玉珍存档。 把员工记录表统一放入一个文件夹。 3、每个星期统计和汇总一次考勤交行政审核后公布，每月月末至月初做好上个月的考勤，算出每位员人的加班小时以及请假、迟到。 4、每月新开户银行卡的员工在每月1号交给财务办理，如果有挂失的需马上办理后把已经签好本人姓名的银行卡复印件交给财务，否则影响所有人的工资发放。 5、员工离职时：收到离职申请表，核对相关内容，