如何成为名出色的秘书.ppt

《成为一名出色的秘书》 一名出色的秘书 具有良好的专业技能 提高公司的工作效率 减轻上司的工作负荷 享受更多的工作乐趣 秘书的工作职责 接待来访客人 接听各类电话 文档资料管理 起草或协助起草各类文件 帮助上司安排工作行程，并及时记录和提醒 各种会务安排及会议记录 处理往来信函和传真 上司和部门同事出差安排 办公设备和物品的购置 Follow Up 秘书的素质 保守机密 良好的文字处理能力 时间管理 个人形象 主动性和可靠性 准确 随机应变 认同不同个性 冷静处事 Follow Up 秘书的重要 现今社会, 一名出色的秘书不再仅限于做上司的助手, 他/她已经承担着一个部门沟通、协调的任务，成为整个机构中不可缺少的角色。 保守机密 Secret Secretary ( 保守机密的人） 不向任何人透露所见所闻的公司机密信息：如财务报表、人事变动、内部策略、销售数据等, 包括自己的家人和朋友。 英文保密标识：Confidential Private 良好的文字处理能力 熟练使用电脑 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint 中、英文文字使用能力 熟悉各种办公文案格式 时间管理 你一直都觉得很忙吗？ 你能在被要求的时间内准时完成工作吗？ 你怎样去处理紧急与重要的事情？ 个人形象 员工所制造的印象就是公司的广告 外人会从雇员的表现对机构下判断 每个人只有一次机会给人第一印象 个人形象内容： 容貌、声音、衣着、 动作、表情 主动性和可靠性 主动完善与工作相关的各种技能：如电脑、速记、写作等 主动承担更多的工作责任 不断寻求更有效的工作方法 面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解决方案 把自己的时间、想法和精力贡献给团队 准确无误 我们工作的准确性会影响： — 工作的进程 — 上司对我们工作能力的评估 — 上司和同事的信任 — 工作效率 随机应变 寻找不同的方法去适应成长中的变化 不断改进个人的工作习惯以适应工作需要 对不期而至的改变要有充分的思想准备 认同不同个性 学会与各种个性的人打交道 尊重他人的观点及工作态度 与人和睦相处 不要对别人要求过高 容忍别人的不足 冷静处事 始终保持平和的心态 勇于面对困难和挫折 从不以喜、恶示人 乐于助人 Follow Up 一件事情有始有终 跟综事件的进程和结果 这是秘书工作的重要方法和习惯 你想成为怎样的秘书？ A、“打印这个文件”、“复印那个文件”、 “把这些文件存档”； B、“这个文件要打印吗？”“需要我去复印 吗？”“需要我去复印吗？” C、“我准备去打印这个文件”、“我要改变 这种存档方式” D、 她已完全知道怎样安排自己的工作，上司已 不用去过问她的工作细节 E、 她已成为上司的得力助手，能帮助上司管理 好一切“后勤”支持工作 秘书工作服饰规范 服装质地要更讲究 款式端庄大方、稳重高雅，不要太时髦 更多地选择裙装 服装色彩不能太艳 上下班服装有别 袜子的搭配要注意颜色 避免平底和超高跟鞋 秘书工作形象 必要的化妆 化妆的高明与否会直接影响外界对你的评价 学会微笑 秘书举止规范 站立 行走 就座 回头 下蹲 见面 握手 介绍 交谈 有效接听电话 声音和语气 迅速接听 应答方式 代人留言 准确、有效地转接电话 不要让对方长久等待 帮上司接听来电 处理往来信函 传真： - 收到传真时查看内容是否齐全 - 一份传真同时抄送给几个人时 - 有关人员出差在外时 - 传真中没有注明收件人姓名 - 发完一份传真要注明“已发”字样 - 发传真时要留意“C.C”字样，以免遗漏其他发 送对象 - 记住使用标准的传真文件格式 处理往来信函 来往信件： - 如发现信封上注有“Private\Confidential Personal”字样，应将信件交予本人 - 及时发送对外信件 - 发送信件前对地址、姓名和邮编进行核 对， 以防有误 - 在寄发平信、国内外特快专递时，应对所有发 送信息进行记录 处理往来信函 内部MEMO（文告） - 通过MEMO增进部门与部门间的沟通 - 当收到其它部门MEMO时，秘书应将 MEMO内容及时告诉本部员工，可采用 “Circulation Slip”签字的办法 处理往来信函 注意事项： - 将每天