国立东华大学华文文学系零用金报帐标准作业流程.PDFVIP

文件編號：SOP-NDHU-SL-34 國立東華大學 華文文學系零用金報帳標準作業流程 一、目的 為確保 經費報帳流程流暢。 二、依據 國立東華大學財務、勞務採購作業流程 。 三、範圍 本系辦公室 。 四、定義 教學研究及訓輔成本。 五、作業流程說明 （一）至少每兩個月要報次帳（收據、發票請務跨月太久報帳）。 （二）科目：教學研究及訓輔成本，依 請購單編號『 』順序排列 ，並製作零用金支付清單。 （三）每張黏存單皆需上會計室網路服務系統會簽列印 ，每張黏存單都有一個會簽號碼， 將發票或收據、領據等憑證黏貼於黏存單。 （四）上會計系統作業 ： 1.至會計室首頁  帳務資訊系統  網路請購 輸入帳號及密碼（請洽各單位預控 窗口查詢） 選擇請購年度並作確認 。 2.部門請購查詢 ：請先下拉選擇所屬預算 新增請購 選擇 ”零用金請購” 用途說 明（簡述所購物品或經費之用途，非輸入品名） 【以下3~5 步驟可多筆輸入】 3.經費編輯 ：選擇「計畫編號」經費用途 科目 (選擇會計科目及適當之底層科目  金額 （該科目總金額） 4.編輯品名 :一張收據發票填一欄。詳列品名、單價、數量，/ 單位 為『一批』或『一 式』。購買物品，請備註用途。 5.編輯受款人 ：勾『代墊』，key 入『中文系』或5260 。 6.存檔 7.列印 （五）黏存單依會計科目排序編號。單據編號及會簽編號均需在零用金支付清單填寫清楚。 如同一會計科目有多張單據（黏存單），在零用金支付清單『單據編號』處則填『1~ ∞』號。 （六）零用金支付清單正本給院辦，印一份清單影本給院。整份影本留存系辦、登帳。 （七）發票抬頭為『國立東華大學 』，收銀機式統一發票應請輸入學校統一編號” ，如未輸入者應請廠商加註買受人名稱或統編並加蓋發票章，或者由經 手人加註上開資料後蓋章負責。 日期、品名、單價、數量、總價均需清楚，不應出現籠統姓名詞（如文具一批）。 請將核銷金額及日期用螢光筆畫上。若發票為收銀機式，需簽名。 有備註處都要蓋小章。發票上除非是要補品名，否則儘量不要在上面寫字備註，備 註事項請 key在黏存單的備註欄，發票正反面都不要隨便註記。 電子發票 核銷時，因感印紙品質不一，為確保單據保存時限，核銷時請 於發票或申 請動支經費文件等註記發票字軌號碼 （如：A4影印紙 ，發票號碼：A）， 或檢附影本一紙（若同一張黏存單也可以合印成一張），影本上應有經手人用印（或 簽名）確認，且蓋上（或寫上）「與正本相符」。 電子發票應具營業人名稱，若無此資料，請廠商於電子發票加蓋統一發票專用章， 或於財政部稅務入口網列印營業人基本資料。 無統一標號之收據：1.需貼稅票（＄250 ：1）（四捨五入）。2.應有負責人姓名、 身份證字號、負責人的戶籍地址、聯絡電話。 收據、發票若塗改，均需廠方負責人簽章。三聯式發票需要付上其中2聯報帳。收據 需要有店章、負責人印章。同一廠商單月、單張發票不可超過1萬元。 （八）便餐 :有外賓才能吃 ，並需填『因公便餐申請單』（演講人員之宴請）。當日平均 每人餐費儘量不超過250元，每餐總金額不得超過$1000 。原則上一次活動只能申請 一頓便餐。 （九）便當、 茶點 ：需附用餐人名單 、人數、用餐原因、起迄時間、地點。 ‧便當 單價最高＄: 80 。用餐時間才能報支。 ‧茶點：只有辦理『專題演講』時可以用茶點，上限1 人50 元，不限制於用餐時間， 但是非專題演講，而是研討會、學術交流、工作坊等各項其他活動，不能報支茶點。 （十）單價 10000 元以下之硬體設施全部由教學研究及訓輔成本辦公事務用品勻支，。