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档案质量论文:城建档案质量相关问题思索本文作者：杨杰 单位：朝阳县建设局 造成城建档案质量问题的原因 城建档案是以某个建设项目或一个单位工程为独立对象，是每个项目或单位工程建设活动中产生的文件材料，其中包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收等部分，每个部分又包括多个归档文件，少则四五项，多则二十几项。如工程档案C类施工文件的内容由八部分组成：C1管理资料；C2土建工程施工文件（也可称建筑与结构工程施工文件）；C3给排水、消防、采暖、燃气工程施工文件；C4通风空调工程施工文件；C5电气工程施工文件（含消防电）；C6电梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每个部分又由具体的文件图表组成。数量大，使得城建档案的整理工作量极大。由于成本相对较高，这类档案又不可能完全使用标准的档案用纸。另外，建设工程是一项特殊的生产，建筑实体庞大且固定，工程环节多，涉及面广，因而档案会有相对较长的形成周期。所以在漫长的形成周期内，对于纸质档案如不严加保护，高质量的建设工程档案是难以保证的。 施工、监理部门“只看工程，忽视档案”的工作方式也为城建档案质量问题埋下了隐患。有些施工、监理公司没有专业的建设工程档案技术人员进行管理，公司为节省开支，选择技术员作为兼职档案员负责档案工作，不仅工作量大，而且不够专业。加之，档案的形成阶段主要在施工、监理部门，这些单位或部门如果不注意档案保管，没有科学地填制相关表格文件，那么形成的档案往往不符合国家统一标准，不利于城建档案馆（室）的长期或永久保存。 现今各地城建档案馆（室）都相继成立，由于组建工作刚起步，专职人员较少，多为科技档案或是质量监督站人员兼职管理，专业人才太少，不利于城建档案管理工作向专业化方向发展。另外，在档案员报送档案时，由于档案数量较多，而城建档案工作人员较少，在具体核查时，存在一定的工作缺陷，档案员的疏忽可能造成档案缺项、顺序颠倒，加之城建档案工作人员数量少、档案内容太多，有些问题在接收档案时并未及时发现，整理时才会暴露问题，但此时的报送手续已完毕，无从追补。 提高城建档案质量的对策 基于上述影响城建档案质量的三点原因，笔者认为提高城建档案的质量应从以下三个方面着手解决。社会档案意识是指人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度。这种意识越增强，对档案的利用需求就越大，档案的实现价值就越高，对于社会的服务能力就会增强。所以，一定要培养社会城建档案意识，引导社会各种力量重视城建档案的收集和利用。另外，要加强宣传，提高人们对城建档案重要性的认识。城建档案来源于城市建设工程，记录的是建筑活动中的元数据，不仅有助于对建筑物监督考核，更为日后的建设决策提供科学的依据。各级政府部门要重视起城建档案的管理和利用，档案管理人员要从自身开始重视城建档案的整理和保管，努力提高专业素质和职业道德修养，要将宣传工作落到实处，提高全民的社会城建档案意识。 形成阶段的保护工作针对施工、监理部门忽视档案管理的现状，相关部门应该建立规范化管理标准，将档案管理与工程建设有机地协调起来，并把档案的管理工作纳入到工程质量的评定体系之中，按照工程进度及时收集整理，也要考核档案文件的完备性、准备性以及真实性。要将制定好的管理规范下发给各个工程公司，要求公司严格按照标准报送。另外，还要建立健全建设工程档案的报送制度。城建档案的报送要严格遵循国家级、省市级规范要求，对城建档案的报送、整理要严把质量关，以提高城建档案归档质量的管理水平。要及时收集整理工程文件，按规定将编制合格的工程档案及时向城建档案保管部门移交。同时，也要结合地域特点制定有地方特色的管理制度。 城建档案在城市建设和发展的过程显得极为重要，全国各地均在努力加快城建档案馆（室）的建设工作，根据《全国城建档案2010年工作总结及2011年工作要点》的统计，目前辽宁省共17个县级市，27个县城，共计44个县（市）。截至2010年底，设置独立城建档案馆（室）的县（市）有25个，占57%。未设置独立城建档案馆（室）的为19个县（市），在城建、规划、建设等主管部门内部机构负责城建档案收集、管理工作，另有独立设置的区档案馆（室）15个。其实，加快城建档案馆（室）建设的步伐还应做到：加大资金投放力度，保障城建档案管理的基础设施建设，并且配备专业技术人员，使得城建档案管理工作更趋专业化、科学化。解决城建档案的质量问题是一项长期而且艰巨的任务，不仅需要各部门的通力合作，更需要全体城建档案从业人员的共同努力。 1