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将档案管理纳入企业质量管理体系探索企业搞质量管理体系认证已经不是什么新鲜的事情了，尤其是我国入世以后国内很多企业纷纷向中国认证中心申请认证，目的是提高本企业产品质量的信誉度，使产品能够顺利进入国际市场。 江西铜业集团公司作为省属特大型国有企业，在2002年正式向中国认证中心申报了国际标准化认证，公司所属档案馆都被列入体系成员单位之一，参与并接受体系外审和内审。通过这些年质量管理体系工作的开展，笔者深刻体会到，档案工作不仅与质量管理体系工作有密切联系，而且将其纳入企业质量管理体系后对促进档案管理工作有着极为重要的意义。 档案工作与企业质量管理体系的关系 质量管理体系是企业内部建立的、为保证产品质量或质量目标所必需的、系统的质量活动。它根据企业特点选用若干体系要素加以组合，加强设计研制、生产、检验、销售、使用全过程的质量管理活动，并予以制度化、标准化，成为企业内部质量工作的要求和活动程序。 在体系工作刚启动的时候，很多人不理解档案工作与企业质量管理体系有什么关系，对此存有很大的疑虑，因为在大多数人的观念中，质量管理体系认证只与企业的生产经营及产品有关，而档案管理属于服务和管理性的工作，将其纳入体系有种风马牛不相及的感觉，其实不然，企业档案管理工作和质量体系两者的关系既相互制约，又相互依存。一方面，质量体系文件中《文件控制程序》是规定企业文件材料流程的有效文件。它规定了文件的产生、使用、更改、保管、处置等必须的过程，这也是文书处理、归档保存、利用和鉴定销毁的整个过程，恰恰是档案管理工作中必不可少的工作环节和内容。又如质量体系程序文件中的《记录控制程序》，强调和规定了人们在从事各项活动时必须形成的记录，以便追踪事故的原因和责任。从档案管理的角度看，归档记录的完整性是准确提供档案利用的保证，是档案保管价值的充分体现，很多档案部门都有归档材料不齐全不完整的现象，原因是多方面的，但材料形成部门和归档部门是主要原因，可是这种前移工作一直是档案部门的难题，质量管理体系把归档完整性作为一种过程程序规定下来，大大强化了档案管理工作，帮助和解决了档案部门归档材料完整性差的问题。另一方面，企业如果实现了档案的规范化管理，统一文件生成，审批程序，统一文件的格式，做好文件材料的分类和标识，这样就等于从质量管理体系的角度加强了文件和资料的控制，保证了文件材料的统一性和准确性。 把档案管理纳入企业质量管理体系的动因 企业档案管理升级达标工作停止以后，档案工作似乎失去了助推力，有些企业档案工作出现了停滞不前、发展起伏现象，甚至有的企业档案管理严重滑坡。分析主要原因，就在于升级达标停止后，缺少一个“活动平台”或者说是一个“载体”来进一步给力企业档案管理工作。 我国加入WTO后，开始从各个方面引入国外先进管理理念，来指导企业的各项管理工作。ISO 9000系列标准，作为一套先进的质量管理国际标准，已经在我国许多地区的企业、机关中被广泛采用。将档案工作纳入企业质量管理体系，目的在于探索建立_种系统的、常态化的管理方式；建立一个根据档案保管利用当前和未来的需要，持续改进的管理体系；搭建一个档案员工能充分参与质量管理体系有效运行的平台，提高企业档案管理标准化、规范化执行力度，促进企业档案管理健康、持续发展。 档案管理纳入质量管理体系的几点注意 1　找准切入点，编制程序化文件 建立一整套完善的质量管理体系文件，如企业的质量手册、程序文件、业务指导书等，是体系工作的首要任务。它将企业生产、工艺和工作过程用文字描述出来，作为员工的工作方向和行为准则。编制程序文件就是编制人们从事生产、工作活动的准则和规范，使目标的实现过程按照规定的方法进行，只允许出现一种设定的效果，便于保证最终目的的实现。为了确立引入质量管理体系关于产品的理念，研究档案管理产品(各类档案资料、档案利用开发、顾客服务)的定位、内涵、形式、特性和内在联系以及在企业档案管理中的地位和作用，首先要寻找档案工作的切入点，认真编写作业指导书。梳理企业档案工作收集归档、服务质量、档案管理各个环节存在的问题，对各环节的工作情况进行整理分析，并评价现有的档案管理制度，依照质量体系程序文件中有关文件和资料控制程序部分相关条款编写“年度质量目标”、“档案管理流程图”、“作业指导书”，把过去很多工作过程没有用文字规定下来的纳入程序化管理。 2　规范运作，“写到的必须做到” 制定了档案管理程序文件后，关键是要规范运作，“写到的必须做到”。档案管理工作尽管有各种制度，但实施起来却是那么的艰难，屡次下文，反复强调，最后还是成为一纸空文。就归档制度、文书立卷制度、查借阅制度而言，这些年来通过各种形式的宣传教育，已是众所周知了，可实际操作起来总是走样，应该归档的不归，借出的档案你不催他就不还。如工