行政事务管理制度(1)选读.docVIP

行政事务管理制度 文件编号：KSY-XZ-ZD-002 修订状态 A0 发布并执行 版次 说明 编制 审核 批准 为了加强公司行政事务管理，使公司各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。 2、适用范围 本制度适用于公司印章、证照、文件档案、车辆、办公用品、固定资产、来访接待等。 3、职责 3.1人事行政部负责本制度的制定、执行、解释及修订； 3.2其他部门部门负责遵照执行。 5.管理内容 5.1 印章管理 5.1.1 印章包含：公章、财务专用章、法人章、合同专用章。 5.1.2公司印章的刻制须报总经理批准，由公司行政人事部到公安机关指定的相关机构办理刻制手续，印章的形体和规格按照国家有关规定执行。 5.1.3新印章启用前要到印章主管部门做好戳记，并留样保存，以便备查。 5.1.4 印章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、管理人员和使用范围。 5.1.5公司公章、财务专用章、法人章分别由公司法人指定专人保管，行使管理责任，印章保管人需向公司签署《印章管理责任书》。5.1.6人事行政部建立印章记录表，注明印章名称、枚数、启用日期、保管人、图样等信息。 5.1.7 公司印章原则上不可带出办公区域，如有特殊情况，经办人办理借章手续，填写《证照/印章借用申请表》由借用部门负责人签字同意后借出，申请表交由印章保管人存档保管，经办人在印章使用完毕后及时归还。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。5.1.8印章保管人因事离岗时，须由部门负责人指定人员暂时代管，以免贻误工作。 5.1.9印章移交须办理移交手续，在《印章移交表》中注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样信息。移交表交予人事行政部存档。 5.1.10 印章出现下列情况须停用：①公司名称变动；②印章使用损坏；③印章遗失或被窃。 5.1.11 印章停用时须经总经理批准，如遗失和毁坏应及时公告作废，同时遗失或损坏责任人负全责。停用的印章及时送行政人事部封存或销毁，建立印章存档、销毁的登记档案。 5.1.12使用印章必须履行登记、审批手续，不符合规定和不经审批或领导不同意的文件，印章管理人有权拒绝。 5.1.13公司的重大事项、签订经济合同或涉及公司经济利益的文件等，需填写《印章使用签批单》经公司总经理审批签字后，方可盖章，并由经办人复印，人事行政部存档。公司日常事务，如上报表格、发放资料、一般通知等需要使用印章的，需经部门经理同意，印章保管人审查后，方可盖章。5.2 证照管理制度 5.2.1 证照包含基本证照：公司营业执照正副本、组织机构代码证正副本、国税登记证正副本、地税登记证正副本、银行开户许可证、信用机构代码证；专业证照：药品经营许可证、医疗器械经营许可证。 5.2.2 证照办理： 营业执照、组织机构代码证由人事行政部统筹办理。税务登记证、银行开户许可证由财务部统筹办理。专业类证照由人事行政部办理。 5.2.3 证照除年审和换证外，凡涉及变更或注销的必须有总经理批准后方可办理。 5.2.4 证照的办理必须在规定期限内完成，如因超过规定期限未办理以致证照过期的，由经办人员负主要责任，经办人员的直接领导负连带责任。 5.2.5人事行政部统一管理证照复印件及原件。如部门需要使用证照复印件的，由部门领导同意，人事行政部登记后提供，并注明用途及有效期。 5.2.6若需借用证照原件，经办人须办理借用手续并填写《证照/印章借用申请表》由部门经理批准后，到人事行政部借出，并在《证照使用登记表》上做好登记。 5.2.7 证照若出现遗失情况，应马上告知人事行政部，报总经理批准登报声明证照作废，并重新补办新证照。 5.2.9 遗失证照的，由遗失人承担全部责任。 5.3文件档案管理制度 5.3.1 人事行政部是公文处理工作的管理部门，负责公司公文的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、撰写、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的公文处理进行检查指导和监督管理。 5.3.2 文件处理原则为准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。 5.3.3 发文规定 文件分类：制度、通知、呈批、函、会议纪要。制度：发布重要的规章制度，采取重大的强制性措施时使用“制度”。通知：对重要事项或重大行动做出安排，要求下级办理和共同执行的事项使用“通知”。呈批：向上级请求批示与批准使用“呈批”。函：商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 5.3.4 以上各类文件格式均按照公司固定模板及编号方式进行写作，模板见附件。通知按年度进行编号更新，每一年度编号自001号开始，年度结束后编号重新从001号起编。制度按照发文分类