各种门类档案管理课件.ppt

胡芳芳 蕲春档案QQ群 2011年4月; 各种门类档案整理;*; 一、文书档案的整理  《归档文件整理规则》（DA∕T22-2000);归档文件材料的收集 ;*;归档文件材料的整理;（一）装袋;*请示与批复可为一件如何理解？;不装袋： 单张 粘接式;（3）单份文件排列顺序 ①正本在前，定稿在后 ②正文在前，附件在后 ③原件在前，复制件在后 ④转发文在前，被转发文在后 ⑤复文在前，来文在后;“三合一” 的类别;注意：;（三）排列;*保管期限为10年的文件排列应注意的问题;;*盖归档章和号页码需要注意的几个问题;;2008年;（五）编目 ;档案数字化录入;归档文件目录打印格式;归档文件目录索引全宗号 ： 年度：;归档文件目录封面;归 档 文 件 目 录;(2)备考表项目 ;备考表内容填写;根据归档章填;6、上架;二、科技档案：;一种设备为一卷或数卷，一种设备编一个目录号，案卷号从1开始。科技档案一盒可为一卷或者一盒内装数卷，装盒内案卷可装订也可不装订，文字材料可装订，图纸部分可不装订。装订的案卷要编页号、填写卷内目录、填写案卷封面；每盒为一卷时盒内也要有卷内目录，案卷封面。盒底要有备考表。每盒正面也要贴上封面，盒脊贴上标识，格式后有。不装订的案卷每件材料正面右上角加盖档号章，填上档号，序号，如档号26-Kj1-1（26代表全宗号，Kj1-1代表科技基建档案第一个项目第一卷；序号1表示第一件）科技档案每盒为一卷时盒内要有卷内目录，案卷封面，盒底要有备考表。 ;科技档案分类案卷目录项目：;科技档案档号章 ;卷 内 目 录 ;科技档案案卷封面：;科技档案盒脊的案卷题名从右往左，从上往下，起始空两个字符，写不下的话，往下往左再抬头写;组卷原则 ：;组卷原则 ：;案卷编号：;底图的整理：;基本建设（含重大建设项目）形成的文件材料主要包括 ;三、会计档案的整理 《会计档案管理办法》;2、组卷;3、排列;4、编号;5、编目;6、装盒;封面项目的填写方法;*会计档案案卷目录填写等应注意的几个问题;蕲春县民政局;装盒：盒内的凭证、账簿、报表每一册为一卷编号并且都要贴上标签。下为凭证盒背脊 ;企业和其他组织会计档案保管期限表;财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表;*;账簿盒盒脊背格式如下 ;1、分类 ;照片档案整理的步骤;要求：;*照片档案的整理;3、排列。首先是将一组照片排列在一起，组与组的排列按该组产生的时间先后顺序而定。然后是组内排张的顺序，组内每张照片按照重要程度结合时间排列。 4、编号。按照片的排列顺序，在照片册内编制流水号。（有大小流水号两种编法）;;1.照片分册的小流水号编号法; 2.照片不分册的大流水号编号法 ;题名:;照片档案入册;大幅照片说明填写;单张说明示例（一）;单张说明的问题提示;2、照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。 3、摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。 4、文字说明的填写 （1）文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。;（2）具体来说，“文字说明”分为两种：①全面说明（此时题名等项目可不填写），如：“1979年11月5日，周子健部长(后排左1)、湖北省经委王奎副主任(后排左2)分别给二汽党委书记兼厂长黄正夏(前排左1)、副厂长兼总工程师孟少农(前排左2)披红戴花、授锦旗。;②补充说明，即仅对题名未及内容作出补充（此时题名等其他项目必须较全）。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。如：照片中其他领导有：红安县档案局局长刘中华、黄梅县档案局局长石火箭等。;大幅照片说明填写;大幅照片在照片册中的说明示例;组合照片说明的填写; 组合照片说明示例（一般应写在本组第1张照片的上方，题名等可作为“总说明”的一个条目）;组合照片中第一张照片说明示例;组合照片说明应注意的问题;2、整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号，如：相关照片 30一4一⑥，表示相关的照片在30年保存的第4册第6组。;照片档案卷内目录示例1（一般一张照片著录一条）;照片档案卷内目录示例2（可以一组照片著录一条）;4、编目;照片册封面示例;照片册封面示例;照片册封面示例（不分册）;册内备考表示例;照片册册脊示例;录音及录象带整理及保管应注意的两个问题;录音录像带标签;录像带标签;（2）声