浅议新时期下如何做好档案管理工作.docVIP

浅议新时期下如何做好档案管理工作【摘 要】做好档案管理工作，是新时期档案事业发展的新要求，也是档案管理工作实现现代化、标准化、科学化发展的必然趋势，使档案工作在经济社会中发挥它的重要的作用。档案管理工作必须更新理念，在完善各项规章制度，提高信息化管理水平和提高人员素质等方面狠下功夫。 【关键词】档案管理；创新；教育培训；现代化 随着市场经济的不断发展，档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。因此，作为档案管理人员，必须提高档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力，从以档案机构为中心转变为以用户为中心，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化，为从以档案机构为中心转变为以用户为中心社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。 一、改变服务理念是做好档案管理工作的关键 在传统档案工作中，档案人员忠实地保管着档案，被动地为用户提供档案，而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题留给了用户自己。在利用信息、知识创造价值的这个过程中，档案人员只做出了极少的贡献，因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”。[1]为此，以特里·库克（Terry Cook）为首的档案学者们呼吁，档案人员应该“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，实现从传统档案服务到知识服务的过渡，从而“重新坐回上帝的身边”。[2] 1、从以档案机构为中心转变为以用户为中心 过去，档案部门以自身为中心开展档案服务，工作过程中往往首先考虑自身管理档案的方便与轻松，而较少考虑用户的真实需求和切实感受。要实现知识服务，档案部门就不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象来收集、整理、保管档案和提供档案服务；而必须以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则，重新审视档案管理的全过程。 2、从为用户提供档案转变为为用户提供知识 传统档案服务的目的是为用户提供档案，提供解决问题所需的信息。它关注的焦点和最终评价是“我是否提供了您需要的档案信息”。知识服务的目的是为用户提供知识，提供解决问题的具体方案。它关注的焦点和最终评价是“是否通过我的服务解决了您的问题”。要实现从提供档案向提供知识的过渡，要求档案部门加强对档案的编辑与研究，从中挖掘与提炼知识。传统档案服务为用户提供初级的信息产品，而知识服务为用户提供高级的知识产品。前者实现了档案的价值，后者则增加了档案的价值。 3、从被动服务转变为主动服务 过去，档案部门习惯于被动服务，较少开展主动服务；而主动服务是知识服务的基本特征。 4、从机械化服务转变为智能化服务 传统档案服务是一种机械式的服务，用户要什么就提供什么，用户什么时候要就什么时候提供，不能满足用户深层的、隐含的、没有直接表达的需求。而知识服务强调借助人工智能技术为用户提供智能化的服务。 二、提升档案管理水平是做好档案管理工作的前提 随着经济社会不断地发展，各类文档数量不断增多，也给档案管理工作提出了新的要求。因此，为了应对和解决档案工作出现的新问题，笔者认为要从以下几个方面入手。 1、配备责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作. 2、掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。 3、档案管理工作要运用信息网络技术。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。 三、加强档案管理人员的教育培训是做好档案管理工作的条件 随着计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展，对于档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原有传统的业务知识与工作方法，已不能适应新时期、新形势的需要。因此，加强档案管理人员继续教育显得尤为重要，要尽快培养一批既能掌