工作简化.doc

簡化人事業務工作圈成果報告 負責機關（學校）：國立陽明大學及國立臺北護理學院 壹、推動人事業務工作圈名稱：簡化人事業務工作圈 貳、圈長：國立陽明大學人事室陳主任旭芬 國立臺北護理學院人事室譚主任潔芝 參、成員：國立宜蘭大學黃主任振聲、劉秘書玉玲、國立新竹教育大學童主任嘉慧、國立國父紀念館鄭主任瓊華、國立台中技術學院王主任家韵、國立臺灣民主紀念館蘇主任俊豪、國立中國醫藥研究所張主任淑芬、國立政治大學陳行政助理姵羚、國立陽明大學黃組員雅琪 肆、工作內容及執行要項： 一、確定工作圈小組人員編組、分工、研究內容及進度。 （一）確定工作圈小組人員編組及分工： 項次 檢討業務內容 負責成員 備註 1 教師聘任 國立陽明大學人事室陳主任旭芬、國立宜蘭大學人事室主任黃振聲、秘書劉玉玲 2 教師以外之人員進用 國立政治大學行政助理陳姵羚 3 新進人員報到 國立新竹教育大學主任童嘉慧 4 線上差勤 國立陽明大學人事室陳主任旭芬 5 退撫、離職儲金 國立臺北護理學院人事室主任譚潔芝 （二）研究內容： 工作簡化是運用科學方法有系統地分析現行工作處理情形，尋找瓶頸及缺點，透過剔除、合併、重組、簡化等作法，以增進工作績效，滿足顧客需求。上窮碧落下黃泉的功夫，蒐集了極豐富的歷史性資料，並以的工作簡化經驗為例，勉勵大家只要多花點心思，就能節省人力與時間，提高工作效率，因為「事事有改進的餘地，人人有創新的能力」。、標準作業流程、作業表單是否符合的最大利益。其二為資訊系統的規劃設計者是否能夠設計出符合使用者需求的各項基礎資料及管理信息的儲存、取用方法，然後讓使用者很直覺簡易的。…） 項目 優缺點評價、可行性、效果檢討 備註 標準作業流程 1.標準作業流程建立後，建構e化處理。 2.以e化的技術，提昇行政效率，值得肯定。 3.往常大家大部分是一貫性行政作業方式,但是卻欠缺標準作業流程的書面模式,所以在工作上大家無法目標統一化,而形成了目標落差。改進後的流程提高效率、消除浪費，提高顧客滿意度和競爭力，降低整個流程成本。. 五、績效評估。（目標達成率、有形效益、無形效益） （一）目標達成率： 本工作圈先蒐集目前各大學校院人事業務實際作業情形，並逐一討論各項人事業務簡化之效益及面臨之困境後，設定人事業務簡化項目，分組完成標準作業流程及參考範例，目標達成率百分之百。 （二）有形效益： 依據檢討現行人事作業結果整合繪製人事業務標準作業流程共計13項，詳細流程請見附件6（第47頁~第64頁），另依據大學校院屬性及配合行政院勞公委員會公告自97年1月1日起將公部門臨時人員納入適用勞基法，建立相關參考範例計10項，詳見附件7（第65頁~第92頁），可減少各學校摸索的時間，避免作業錯誤及減輕業務承辦人員作業壓力。 （三）無形效益： 1.提升人事人員專業素養，透過對現行業務重新思考，使同仁對於現行人事作業更加熟稔。 2.同仁在業務處理上更有彈性、更具效率。 3.透過人事業務簡化與作業流程鬆綁，節省公帑，並減少業務，進而達精簡人力之目標。 六、檢討與改進。（活動檢討、殘留問題、處置方法…） 本工作圈召開第1次會議時，聽取各校現行人事業務之作法，感受各校差異性極大，學校人事法規與人事作業繁雜，致人事人員處理業務時倍感艱辛，因此有必要在異中求同，儘量建立適合各校人事業務標準作業流程及參考範例，提供各校參考。 人事業務標準作業流程及參考範例的建立，雖然不能符合各校之需求，但總是希望能夠提供各校參考，各校可依實際狀況作必要之修正。 七、經驗分享： 本工作圈雖已盡全力建立人事業務標準作業流程及相關參考範例，但有感於工作簡化是沒完沒了的工作，隨著法規的鬆綁及觀念的改變，簡化工作仍有改進的空間，所以提出下列經驗分享同仁： （一）鼓勵同仁本尊重人性，建立愉快工作環境，並自動自發透過腦力激盪方式發揮潛能，發掘現行制度缺失，研提改善方案及工作簡化，達到改善組織體質，提升服務品質及行政效能。 （二）改善了作業流程，刪減重複或多餘的活動，加強服務品質，避免溝通不良，打破單位間的藩籬，讓不同部門共同進行的作業流程更加順暢。從結構面改善工作內容及流程1.仔細解讀工作內涵，找到新的工作模式。2.簡化步驟，使用新的有效工具，改善工作效率。組織中有所謂的「做不完定律」：事情永遠做不完，如果事情做得完，你就是組織中不重要的人。要改變這種狀況，只有時間管理的知識是不夠的，每個人必須願意且實踐它。時間是絕對公平的，沒有人會擁有比你更多或更少的時間。集中精力在重點工作上，設定正確的優先順序，配合部屬能力與承受量把工作授權，留更多時間給重要的事。確定工作圈小組人員編組、分工、研究內容及進度 召開工作圈會議檢討現狀及問題分析 目標與計畫擬定 改善方案說明