助理和文员培训教材.ppt

卓越的助理及辦公室文員培訓;學習公約;向上級謙恭是本份;向平輩謙虛是和善;向屬下謙遜是高貴;向所有的人謙沖是安全。 聯想：民國陶覺說：自謙則人愈服，自誇則人必疑。謙遜其實並不是低下，而是一種謹慎，避免高估自已。法國文學家梭諾爾說：最成熟的麥子，貼近地面；最好的魚，潛遊水底。;什麼是文員?什麼是助理?;請問在坐的：把自己怎樣定位的;研習主題;卓越助理形象塑造;她們給你的感覺有什麼不同？ ;塑造職業形象;秘書小姐就是公司的形象代言人;一是領口:注意不要在領口露出內衣的美麗花邊 二是背影：在淺色職業裝下不能穿深色內衣，二是在非常合體的西裝裙內不可穿過緊的三角內褲 三是絲襪：絲襪是內衣的一部分（大家有沒有看過一個電視劇婆婆小姑裏的一位主角阿姣在一次做秘書時，給客戶介紹產品時，因為她的絲襪而使公司未做成生意，而後被解除了) ;儀容;儀容;穿著:女性;穿西服裙必須穿連褲襪，顏色以淺灰色或淺黑色為宜; 穿西褲時襪子的長度使你不至於在坐下時，或是一條腿搭在另一條腿上時露出腿部的皮膚為合適. 皮鞋的顏色以黑、白、棕、酒紅、駝黃、墨綠色或其他淺色調粉色為宜,應與裙子或褲子一致. 鞋跟以4~6公分為宜,不應穿露腳趾的皮鞋或涼鞋。;穿著:男性;穿著:男性;職場禁忌;職場禁忌;職業女士著裝;站姿;站姿;座姿;座姿做座姿遊戲;走姿;走姿;手勢;行禮;鞠躬;臉部表情;辦公禮儀;奉茶、咖啡禮儀;用餐禮儀;中餐禮儀;中餐禮儀;中餐禮儀;西餐禮儀;西餐禮儀（餐具的使用）;西餐禮儀（進食方法）;與客共乘電梯禮儀; 在上車前，主人應為客人打開轎車右側後門並以手指示車篷上框，提醒客人注意，等客人坐好後方可關門，主人最後從左側後門上車抵達目的地時主人應先下車，並繞過去給客人打開車門，用手擋住車門上框，協助其下車。 ;訪客禮儀;訪客禮儀;介紹禮儀;介紹的順序（尊者優先）;介紹禮儀;介紹他人禮儀;被介紹者應面向對方，停止手頭活動介紹完畢後與對方握手問候，如：您好！很高興認識您！。 避免對某個人特別是女性的過分讚揚。 坐著時，除職位高者、長輩和女士外，應起立但在會議、宴會進行中不必起立，被介紹人只要微笑點頭示意即可。;把一個人介紹給眾人;握手禮儀;交換名片禮儀;交談禮儀;引導客人的要領;1. 客人上電梯後，自已卻沒能上． 2. 在電梯裏倚靠在電梯內壁上． 3. 把客人甩在一邊不理． 4. 電梯裏已經很多人，還叫客人上電梯． ;不良儀態禁忌;視線停留在嘴附近，在談話時將視線停留在對方的整個面部或嘴附近比較好． 當提問或強調要點時：輕微注視一下對方的眼睛，再馬上把視線移幵． 對方提出無理要求時：在接觸的瞬間用較強硬的目光注視對方的眼睛． 具體說明時：用柔和的目光注視對方．; ;電話溝通及接聽技巧;打電話前的準備工作;電話打招呼（語言握手）;電話打招呼（語言握手）;電話禮儀;電話禮儀;接聽電話用語;接聽電話禮儀(專心聆聽並提供幫助);電話聆聽技巧;打電話用語;如果對方說只有幾分鐘的時間﹔ 你必須言簡意賅，直接切題，並控制在5分鐘內結束。 若有問題時，需等對方完成整句話後再說：“ 對不起﹐你的意思是……”或“對不起，請問剛才你是說……”在對方一句話未說完時，就打斷別人﹐這是很不禮貌的，若三次打斷別人的說話，此次通話是失敗的。 適時感謝，誇讚對方，或與對方認同。 如??你不完全贊同對方的意見，不用強烈反駁，可以說：“你的觀點很有道理，不過從另一方面來說……”;線路中斷;打電話結束語;電話基本禮貌行為;代接電話基本禮儀;電話留言技巧;電話轉接技巧;幫上司接聽和過濾電話;接聽電話時間管理;如何處理抱怨電話;使工作順利的電話術;最佳通話時間的選擇;最佳通話時間的選擇;時間管理(首先做每個人的一日計畫表20分鐘後做分享);縮短別人干擾的時間;打發他人走的策略;當我們被打斷時該如何處理;自我組織管理;省時之道;5S管理;辦公用品的管理;文書檔案及資料管理技能;收集;檔案收集;檔案收集;檔案收集;檔案整理;檔案整理;檔案整理;檔案的管理原則;主管行程、會議安排及工作跟蹤管理 ;主管行程;主管行程管控表;主管行程管控表;主管行程管控表;主管行程管控表;會議記錄;會前計畫與籌備;會間組織服務;會議記錄;會後的善後處理;態度管理;秘書\文員在職場中的位置;秘書職業要求;專業秘書應具備的素質;專業秘書應具備的素質職責;香水的使用方法;男士穿西裝的禮儀