行政部门岗位职责教材.docVIP

行政部门岗位职责 本文件是针对本公司行政部门岗位制定，高效率完成行政部门各项工作。 部门职责 管理权限：受总经理的委托，行使对公司行政后勤、总务、公司财产保卫维护工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力，并承担执行公司各项规程、工作指令的义务管理责任，对所分管的工作全面负责。 行政工作 职责一：执行办公用品的采购、发放、管理 1、新员工入职时，由部门经理根据办公用品实际需要，提出申请，签字领取。其余时间，员工急需领取办公用品，必须签字，并写清楚领用时间、项目、数量等。 2、员工离职时，认真清点其办公用品，并到行政部填写移交清单并签字。 3、每月对办公用品进行一次盘点，办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品总经理同意后另行购买。 职责二：执行印制名片的联系、校稿与管理 1、公司名片格式统一化，由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。 2、需做名片的员工，先填写名片印制申请单，经部门经理签字后负责办理。 3、名片印制前需校稿，确认名片职务、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。自确认名片内容起，一周内，行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。 职责三：执行固定资产及低值易耗品的管理 1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体员工。使用者离开本公司时，公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。 2、根据盘点状况，制作《公司固定资产使用情况登记表》，发给公司相关负责人。 职责四：执行书籍、文件、资料的规范管理 1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐，及时更新登记表。 2、公司员工借书、领取文件资料时，必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。 3、员工借书的限期不超过一个月，行政文员应提醒催还。员工离开公司时，应归还所领文件、资料给行政文员。书籍、资料被归还时，行政文员应备注说明归还日期。 4、做好公司各类文件文档的分类、保存、调阅管理、定期检查、保密、销毁等相关工作。 职责五：执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。 1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。 2、规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终汇报完成结果。 3、有任何工作困惑，可通过邮件或面谈的方式提出，保证透明沟通，工作畅通。 职责六：内部组织管理。 负责将部门工作计划分解到个人，并监督计划完成情况； 评价考核下属员工工作完成状况； 控制部门预算使用情况。 职责七：负责公司对外形象宣传、公共关系和公司企业文化建设 代表公司与相关部门、上下级单位往来，保持与政府部门及相关企业的良好合作关系； 负责公司的对外工作，协调公司与政府部门及企业的关系； 负责组织公司企业文化建设，提炼和宣传企业理念，举办各种活动，促进员工凝聚力。 职责八：会议管理协助。 按照会议要求通知所有与会人员会议时间、地点。 按照会议要求准备会议需用的所有文件、文档，如有需要会前发放的文件应在会前规定时间内发放到所有与会人员手中。 布置会场。根据会议需要，提前准备相关会议需要使用的设备，如投影仪、手提电脑、移动存储器、功放、话筒、音响之类，在会前调试设备，保证会议中的正常使用。 根据会议规模和性质，拟定会议所需采购的饮品、小吃、文具等物品清单，上报行政主管。 会议中，做好详细会议记录，并在会后整理会议记录完成会议总结报告，在规定时间内上缴行政主管。 会后会场的清扫整理工作。 职责九：客户资料、合同的整理工作 为销售部提供客户登记标（客户名称、联系方式、咨询情况等），并对登记表进行日常回收统计，进行周汇报分析。 合作合同的拟定及统计存档备案 制作市场商家名录，对商家名录动态进行修正，存档。 前台接待 岗位名称：前台接待员 职责一：来访者接待、员工考勤统计管理 1、负责公司来访客户的礼貌接待与服务，按照公司接待标准流程完成询问、引座、倒茶、通知相关被访人等工作。 2、每日负责全公司所有人员的考勤监督，杜绝考勤包庇现象，每月制作考勤签到表。协助行政主管完成员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。 3、拒绝闹事人员或推销人员入内，事件如不能自行解决，应立即通知直属上级。 职责二：饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等 1、根据饮用水的饮用情况，及时负责公司饮用水的订送。确认送水桶数、空桶回收数量。 2、公司负责人或其它部门根据实际需要，提出订餐、订会议厅、订票、订房申请时，行政前台予以代办，结款方式根据实际情况而定。 3、订餐、订会议厅、订票、订房工作需一定的提前量（订票一般提前2～3天知会行政前台，订餐、订房一般提前1～2天，订会议厅一般提前10～20天）。 职责三：公司日常办公设备及电器管理。 每日