浅论地方志资料年报质量保障机制.doc

浅论地方志资料年报质量保障机制[摘　要]地方志资料年报制度，是地方志资料征集常规化、制度化的积极探索，但在实践中仍出现了不少质量问题。本文试从质量保障机制的角度入手，首先分析地方志资料年报质量保障机制的概念、特征、主体和运行步骤，然后分析现行保障机制下存在质量问题产生的原因为：保障功能的部分缺失和单位审核权的部分让渡，最后提出三点应对策略：充分发挥内外保障主体的功用、建立有效的质量评估机制、形成有效的激励约束机制。 [关键词]地方志；资料年报；质量保障机制 地方志资料年报制度自2006年由广州市地方志办公室首创，现已在全国多个省、市铺开，成为地方志资料征集制度化、常规化的重要探索，但由于地方志工作的边缘性和资料收集的复杂性等原因，笔者发现，审查验收后的地方志资料年报仍存在着一定的质量问题（由于地方志资料年报对下一轮志书编修而言还仅算资料，所以仅按资料标准分析，不论及体例、格式等行文规则）：单位资料罗列多，行业情况收揽少；机构设置记述多，主体业务记载少；套话空话多、数据事例少；静态结果有，动态过程无；表层现象有，深层原因无；功劳业绩记载有，问题失误记载无；记述要素缺项，内容前后矛盾等等。地方志资料年报制度作为积累和储备下一轮志书资料的基本制度，质量是其生命和价值，建立质量保障机制是内生性要求。笔者以广州市地方志资料年报为例，结合工作实践，对现行地方志资料年报质量保障机制下存在的问题及产生的原因进行分析，试图提出完善地方志资料年报质量保障机制的几点策略。 一、地方志资料年报的质量保障机制 （一）地方志资料年报保障机制的概念 “质量保障”一词，源自生产领域，是指“为使人们确信某一种产品或服务能够满足规定的质量要求所必须的全部有计划、有组织的活动”。质量保障机制是指“为了保障产品质量所制定出的相关制度和保证这些制度如何落实的运行办法”。(1)以此类推，地方志资料年报的质量保障机制可以理解为“为了保障地方志资料年报的质量所制定出的相关制度和保证这些制度如何落实的运行办法”。这里的“相关制度”，是指地方志资料年报制度及以其为核心制定的提升资料年报质量的其他制度，如审查验收制度、进度通报制度等等；“运行办法”，指为落实地方志资料年报制度实行的一些办法和措施，如业务指导、年报培训、发放补贴等等。 （二）地方志资料年报质量保障机制的特征 一是前瞻性。和其他质量保障机制一样，地方志资料年报的质量保障机制具有前瞻性，是在地方志资料年报制度起草、拟定、论证阶段就要考虑并设计的，无法保障质量的地方志资料年报，其实施意义大打折扣。 二是动态性。地方志资料年报的质量保障机制贯穿于年报运行的全过程，对全部活动流程，如资料收集、年报编写、审查验收等环节，进行即时监控和保障，一旦发现偏离既定的目标，则通过设定好的内部纠错系统进行调整，确保资料年报在验收时达到预先设定的质量标准。同时地方志资料年报的质量保障机制本身也是动态的，随年报工作的不断开展而日趋成熟。 三是系统性。地方志资料年报的质量保障机制是由地方志资料年报制度、资料收集制度、审查验收制度、业务指导、年报培训等相关制度和措施组成的整体。其中，地方志资料年报制度是核心，其他制度和办法是外缘，彼此间相互影响，相互联系，相互依存。 四是复杂性。精神文化产品的生产比物质产品要复杂。文化产品的生产是一项纯脑力活动，具有创造性、自由性和随意性，不像物质产品生产一样运用高机械化和程序化实施，只要层层把关、各项技术指标合格，出来的一定是优质品级的产品。物质产品的生产通常依托于一定的原料和厂房等有形实物，中间也会形成半成品，对过程的质量保障可转移至对这种有形实物和半成品的监督和管理。而文化产品形态一般不会发生转变，如志书的编写中会形成资料长篇、初稿、清样稿等，但依然是文化产品，制定各阶段相应的考核标准难度更大。所以对其的质量保障要复杂得多。 二、地方志资料年报质量保障机制分析 地方志资料年报制度由广州市地方志办公室首创的，其他省市不同程度地参考和借鉴了广州市地方志资料年报制度，故本文以广州市地方志资料年报制度为例进行分析。 （一）现行保障机制分析 2005年11月29日，在广州市地方志办公室的建议下，广州市地方志编纂委员会审议通过了《广州市地方志资料年报制度》，2006年1月5日，广州市政府办公厅向各地方志资料年报承报单位（以下简称“承报单位”）印发了这一制度，地方志资料年报制度正式实施。(2)从资料年报制度的拟定到实施，可以看出，它涉及到三个主体：人民政府、地方志工作机构、承报单位。其中，人民政府、地方志工作机构是资料年报质量的外部保障主体，承报单位是资料年报质量的内部保障主体。 目前，我们实行党委领导、政府主持、地方志工作机构组织实施的地方志编修模式。各级人民