行政管理体系职责与任职条件.docVIP

行政管理体系职责和任职条件 制造\行政管理\文秘 的职责和任职条件 1、文件及通讯管理：按照部门经理的安排，负责部门经理的文件、信函、邮件、传真和批件的收、发、转、呈、复印、传阅和归档等，负责收集和整理部门经理的通讯录，负责电话接听、转接、记录、反馈等，保证内、外部信息的准确传递； 2、档案、文件资料管理：根据公司资料管理制度，严格管理本部门涉及的各项文件、档案、凭证等资料，办理相关的交接、存档、保管等手续，随时为本部门员工提供资料查询服务，确保资料的安全性、完整性和条理性； 3、访客接待：根据公司接待制度、上级要求和公司领导指示，负责部门经理安排约见的客人的日常接待、迎送、会客及会谈安排（包括制定接待计划、联络客人、安排食宿、调度车辆等工作），以优质服务树立公司良好印象； 4、会议安排：负责部门经理召集的会务安排（包括会议通知、会场准备等工作），为部门经理撰写文稿，做好会议记录（必要时编写会议纪要）以及会议服务（如会议资料的发放、收集、整理和归档工作），保证会议顺利召开； 5、公文起草：依照部门经理的指示起草对内、对外行文、通知、函件及其他相关文件，并经过相应审核流程后负责发布、传递等工作，保证部门行政信息的及时传达； 6、部门行政后勤工作：根据本部门的管理需要和公司内部管理制度，为本部门员工办理考勤统计、资料收发、办公用品领用、费用报销、考核资料汇总以及文件的送审、报批等工作，进行各项内部行政事务处理和服务，为本部门的管理工作提供服务和便利。 任职条件： 1、教育背景：文秘、行政管理相关专业，中专以上学历。 2、工作经验：一年以上的文秘或行政管理工作经验。 3、知识/技能：?熟悉文秘、行政管理等相关知识，了解文秘工作流程和规范，了解公司其他职能部门的工作，具备基本的英语日常听说能力，熟悉公文写作格式，具备基本商务信函写作能力，熟练运用OFFICE等办公软件，打字速度60字/分钟以上，具备较强的书面和口头表达能力。 4、素质要求：1）客户服务导向：遇到问题时能作出快速反应，坦诚地承认问题的存在并诚恳地帮助客户解决问题，且愿意付出大量额外的精力满足客户的需求；2）团队合作：愿意与他人合作，主动与其他成员进行沟通交流，共同分享信息、知识、资源；3）灵活性：能够充分理解并灵活运用标准，必要时通过快速而适当地改变规则或正常程序来解决问题。  制造\行政管理\行政专员 的职责和任职条件 1、公文起草及政令信息的传播：根据公司发展与管理等需要，起草行政管理制度及各类公文信函等，并提交上级审核；通过电子邮件、公告栏等各种信息传播方式，传达公司日常政令，落实公司文件的拟、收、发、存等工作，组织公司内部信息发布内容的编排及传播、内部刊物的出版，保证公司各类信息及时、正确的传播； 2、会议及活动管理：依据公司会议制度，协助上级进行公司管理层会议、公司庆典等重要会议、重要活动的组织、筹备，负责一般人员的联系及协调工作，进行会议记录与整理，通报会议决议，并对会议决议的执行情况进行简单核查；确保各项会议、活动的顺利开展及会议决议的有效落实； 3、办公物品管理：依据公司的办公用品管理规定，根据公司人员对办公用品的申领记录及上级指令，负责对办公家具、设备、用品进行选购、统一调配、发放、保管和维护管理，并定期进行预算汇总，确保满足员工使用要求及有效控制费用； 4、文件、文档管理：依据公司文件管理规定，通过辅助行政文件管理系统平台的建立与维护，负责公司级文件的编制、审批、发放；外部门文件的接收与存档；部门级文件的登记、分类、整理、编写、存档、保管等工作，确保及时、准确、完整地管理公司内部文件及文档； 5、重要证照及资料管理：根据公司行政管理制度及保密制度，负责执行公司各类重要资质证件、执照、非技术资料、计算机磁盘、光盘等的常规使用与保管，及公司印章的刻制、常规使用、保管及注销；在例外使用情况下报上级审批，确保各重要证照、资料满足使用需要及获得妥善保管； 6、后勤管理：协助上级拟订和完善公司后勤管理规范，安排及落实上级要求的各项任务，代表公司与物业部门交涉，管理公司水、电、气、热等能源后勤保障工作；负责监督安全保卫、消防、卫生的宣传与检查等日常管理；办理公司购车、车辆年检的相关手续，安排活动用车，并统计人员用车的费用；负责员工的门卡、餐卡、杂志、票务、订餐等工作，确保提供及时的服务和后勤保障，提高员工满意度； 7、员工出差支持：依据公司出差管理规定及报销规定，协助落实员工出差的行程安排、交通工具安排及票务办理、酒店预定等工作，协助护照和签证办理资料的准备、联系、手续办理；审核员工出差预算、出差旅程记录、报销费用票据；确保为员工出差提供及时的行程及费用报销支持。 任职条件 1、教育背景：行政管理等相关