第三章电子文件的识别和备案.ppt

第三章 电子文件的鉴定与归档 ;一、电子文件鉴定工作的影响因素 （一）电子文件数量的增长 （二）电子文件信息的易逝性 （三）电子文件的软硬件依赖性 （四）电子文件信息的相关性 （五）电子文件信息存储的高密度性;二、电子文件鉴定工作的内容及特点 （一）电子文件鉴定工作的内容 1、电子文件的鉴别工作 2、电子文件的内容鉴定和技术状态鉴定 3、电子文件的处置 4、对电子文件鉴定过程的记录;（二）电子文件鉴定工作的特点 1、多维性 2、连续性 3、分散性 4、风险性; 在电子文件鉴定工作中，内容鉴定和技术鉴定相辅相成，缺一不可，其中内容鉴定是决定鉴定工作质量的关键。只有借助于科学有效的方法，才能准确判断数量庞大、联系复杂的电子文件留存与否，并预测其保存年限。;一、电子文件内容鉴定工作的要素 （一）为谁鉴定 （二）由谁鉴定 （三）文件价值;二、电子文件内容鉴定的基本方法 经过文件、档案工作者积极的探索，内容鉴定法和职能鉴定法渐渐成为电子文件鉴定采用的两种基本方法 。;三、电子文件内容鉴定的步骤 （一）制定电子文件保管期限表 （二）将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护 （三）鉴定归档前的文件 （四）鉴定期满文件;一、电子文件的技术鉴定 技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。;（一）真实性鉴定 鉴定电子文件的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，可以将真实性理解为“原始性”。 ;（二）完整性鉴定 完整性鉴定可以分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。前者是指利用有效的技术手段，对照元数据模型，检查一份文件各个要素是否完备。后者是指分析联系一份文件各个要素的手段是否有效。;（三）可读性鉴定 可读性鉴定是电子文件技术鉴定的重要内容，目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。为此，不仅需要确认文件在形成时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的技术性能。 ;（四）无病毒鉴定 可运用病毒检测软件检测归档文件和归档介质是否携带病毒。;（五）介质状况检测 1、介质物理性能的检测 2、介质规格的检查;二、电子文件的处置 电子文件鉴定的最终结果表现为对文件存与毁的选择和对留存文件按照保管期限予以保存。电子文件处置工作主要分为两大类：销毁和保存。 ;（一）销毁 电子文件的销毁应采用与文件密级相适应的方法。 ;（二）保存 1、保存在文件管理系统中 2、脱机保存 3、缩微 4、迁移;三、对鉴定过程的监控 为了便于检查、监督、控制电子文件鉴定工作的开展，应对鉴定的过程进行记录。 ; 归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。 ;一、电子文件的归档范围 （一）电子文件归档范围 （二）双套归档制下纸质文件的归档范围;二、电子文件的归档方式 （一）逻辑归档 （二）物理归档;三、电子文件的归档时间 电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。 ;四、电子文件的归档要求 （一）电子文件归档工作的要求 1、“前端控制”的思想在归档阶段应得到充分体现 2、电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步;（二）归档电子文件的质量要求 1、齐全完整 2、真实有效 3、格式规范 4、一式两套 5、经过整理;五、归档手续 对于采用逻辑归档方式的电子文件，首先由形成部门赋予文件以归档标识，然后系统自动将归档信息提示给档案部门，档案部门给归档文件加上相应的档案管理信息，如分类号、档号等，归档文件及相关信息进入数据库，文件便进入档案管理状态。 ;六、档案馆的电子文件收集工作 电子文件在机构内部的归档已渐渐普遍，向档案馆的移交则刚刚开始。主要原因有两个：第一，电子文件形成的时间还不长，向档案馆移交的问题尚未迫切；第二，有些档案馆的保管条件尚不能满足保管立档单位各种类型的电子文件。