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系统介绍 一、功能介绍： 《进出口业务管理系统》由业务系统、财务系统、统计系统、风险管理、经理管理、报运管理、货源管理、系统维护八大模块构成。涵盖了进出口业务中的各个岗位的工作。在我们开发的系统中，上海迈可的这套系统管理相对规范，现在以上海迈可公司为例来讲解一下： 业务系统：主要由外销人员使用，外销人员日常工作均可在这个系统中完成。 财务系统：主要为财务人员使用，这个系统是业务部的财务系统，非公司整个的财务系统，也就是付款、收汇等工作。 统计系统：本系统分权限使用，业务员只可统计自己的业务，部经理可统计本部门的的业务或本部门某个人的业务，公司经理才有权统计全公司的业务。统计可以按人、产品和客户进行。 报运系统：主要为报运科的配载、制单、审单的人员使用。货物配载、各种单据的制作都在这个系统完成。 风险系统：本系统根据美国麦肯锡咨询公司的风险方案得出的具体指标，（此方案是中化委托美国麦肯锡公司做的项目），分为主观、客观两大类。公司根据各种具体资料和主观判断确定指标数值，经过科学运算得出科学的资信数据。在此基础上判定一个客户授信级别、额度等。在签订合同、发货时系统自动给与判定。若公司没有专门的风险部（风险部：主管业务的主要综合部门）来负责，可以暂时不用授信评估这套手续，直接填入授信结果，在业务过程中使用。将来公司扩大时，再可全面使用。 经理管理：供经理使用，对各种报价、合同、费用等进行查阅、审批。在经理管理系统中，各种合同、报价、费用等经理只可以审批，不能修改。 货源管理：迈可公司外销、货源分开管理，公司又专门的货源员这个岗位。当然好多公司没有货源员，实行的是一条龙工作，外销、货源、制单、配船工作一人负责。 系统维护：主要对商品、客户、公司信息的维护。可由公司专人统一维护，也可由各业务人员独自维护各自的业务部分。像迈可是一个人维护，五矿、化工由业务员自己维护自己的。维护可以随时进行。 二、使用说明 （一）、业务系统 打开业务系统，首先出现的是一个业务提示页，每个子系统均有一个业务提示页。业务员有业务员的，会计、经理、货源员、配载、制单也有他们自己工作的提示页。业务提示页主要是今天或近几天应做的工作提示，防止因业务繁忙而忘记某项工作。例如，业务提示页提示催开信用证，下备货单、收汇等。经理管理提示页提示已提交应审批的合同、报价、费用申请等。对于逾期收汇的合同，以红字提示逾期的天数。 传真邮件：业务员日常的传真、Email、都在此完成，包括报价传真、Email等，这就相当于一个档案，可方便地按日期、客户名或参考号进行查询。新建邮件、传真或Email，选择客户名后，客户的联系人、联系方式等数据系统会自动调入，邮件、传真或Email写完之后，点击“提交”按钮，提交经理审批并由经理统一发送，也可设计成业务员自己发送。发送可以以网页的形式发送邮件，也可以打印发送传真；客户收到的是有贵公司抬头标志的传真或邮件。 自营出口商品预算：商品预算单分为三中格式：简单格式、复杂格式和新品报价。此格式主要根据迈可公司实际情况定制的，他们已习惯原有格式，我们完全按照他们原有格式来做的，以便使用者没有陌生感，容易接受。预算单格式可以根据公司实际情况进行修改。新建一个预算单，只要在商品明细表中选择商品名称、规格，附加信息包括收购价格、外销价格、包装等数据系统会自动调入，当然这些数据可依据实际情况进行修改。本系统还可以实现同种商品不同客户、工厂的选择，像五矿目前正在使用的系统，根据客户或工厂的不同，系统则会自动调用相应的价格、包装等。可解决一种商品多客户不同价，多工厂不同价。国内附加项、国外附加项是为那一项应扣工厂（或客户）款或给工厂（或客户）费用所准备的。只要产品及数量确定之后，预算单数据会自动计算生成，包括换汇成本、利润率等，非常简便快捷。这套系统主要工作量都在这儿。如果老客户还要走老合同，只要在预算单中选择追加式，即在已有的基础上，在加上原来老合同商品。覆盖式，既全部选用原合同商品，这样就简单多了。当然追加和覆盖都可进行修改。其中代理预算单有代理费一项，推出应付代理方的款项，防止多付。(注意保存商品明细表，否则容易出错) 报价单：从预算单可直接进入报价单，所有产品数据自动从预算单转过来。填入有效期、日期等条件，可自动生成报价传真或Email。这对于品种或规格较多的报价就非常简单了。报价单格式可根据贵公司要求定制，报价内容也可修改。 如果与客户需要多次商品价格等条件磋商。只需改动预算单商品明细表即可。在报价单中、价格条款因为风险控制的原因，把付款条件格式化了，以便判断这种条件是否需要风险控制。 出口合同、形式发票：报价单经客户确定之后，可直接进入出口合同，数据会根据报价单自动生成，业务员只需检查条款是否合适、正确。形式发票与出口合同类似。合同可方便按各种条件查询