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公文自動化規劃小組 九十二學年度會議記錄 時 間：九十三年五月廿六日(星期三)下午2:00 地 點：文館L522會議室 主 席：黃召集人明達 記錄：古惠瑩 出 席：詳簽到單 執行秘書：王曼莎 壹、主席報告 公文自動化小組主要任務是讓本校辦公室自動化系統更上一層樓，讓公文系統從頭到尾能以電子化來進行，因而於91年委託叡揚公司設計，原預計92學年第1學期上線使用，但由於叡揚公司在人力與技術上的配合有些問題，因而預計延至93學年上線，資訊中心目前也積極配合測試，等一下請徐翔龍組長為各位委員做進度說明。另外，我也要特別感謝宛同主秘及人事室對自然人憑證集體申辦作業之推動，讓本校順利完成申辦作業與註冊手續。 貳、公文系統進度報告─報告人 專案發展組徐組長翔龍 一、本校已完成建置使用自然人憑證作業安控平台機制，校內憑證註冊手續亦已辦理完成。 二、叡揚公文系統之開發進度，目前進入測試及程式修改階段，由於在之前測試的過程中，發現叡揚的設計與當初OA任務小組規劃之需求規格有些落差，因此要求修正，叡揚公司預計於93年6月11日前修正完，資訊中心將繼續測試，並在任務小組測試後向公文自動化規劃小組展示報告。 三、由於叡揚公司開發技術無法達成合約要求，因此表單作業如請購單，必須利用現行OA環境來開發。 四、教育訓練預訂計劃為暑假期間進行，實際進度需視測試情況再定。 ◎王曼莎副主任建議： 一、新公文系統上線前置作業的教育訓練，包括有任務小組成員、各單位承辦人及主管，由於適逢暑休與人事異動時段，建議於八月份以後再安排，上課約需要６～８個半天的時間。 二、當初由秘書們規劃的主管線上簽核需求功能，是否與主管的期望與實際需求相契合，這部份請徐組長於適當時間安排展示，請各位主管提供意見。 參、討論事項 提　案：各單位掃描設備配置原則，提請討論。(資訊中心提) 說 明： 一、新公文系統採線上方式簽核公文，因此公文相關附件需掃描成電子檔。 二、新公文系統啟用後，各項業務採階段性上線，考量經費因素，建議逐年配置。 三、未來文書組因需負責掃描所有校外來文，建議配置功能較高之掃描器。 決 議：以逐年配置方式進行，原則上第一年配置至一級單位，但若二級單位有特殊需求者，可視經費情況一併配置。 肆、臨時動議 提案一：公文電子檔案過大造成網路傳輸負荷的問題，解決方式提請討論。(秘書室提) 說 明： 一、在現行的OA系統，秘書室因業務性質需要，歷史檔案日益增加，單位資料庫儲存空間已漸不敷使用。又有部分文件電子檔或掃瞄檔過大，造成網路傳送上的困擾。雖可考慮擴充資料庫或以壓縮處理或改善掃描方式，終非長久之策。 二、希望新公文系統上能設置一校級資料庫，存放公告性質之公文；承辦單位在該類型公文判行後，先在該資料庫中存妥一份完整資料，再通知相關單位、教職員透過OA系統或以WEB方式直接至該資料庫閱覽，以符合資訊化整體效益。 三、管理單位建議由文書組負責。 決　議： 一、請資訊中心研究以電子布告欄方式處理的可行性。 二、請資訊中心通知各單位，現行OA系統節省資料庫空間之作法。 提案二：未來蘭陽校園公文收發方式，提請討論。(蘭陽校園籌備處提) 說　明： 一、因淡水校園至蘭陽校園距離較遠，將來公文收發如隨交通車往返，效率上恐不如淡水校園至台北校園，將來需利用網路傳輸、電子簽章。 二、如全校教職員能有像自然人IC卡一樣的電子憑證，公文會簽時可以數位簽章加以網路傳輸，真正落實無紙化與高效率。 三、以現行公文會簽模式，會辦單位需等待承辦單位通知判行結果，如能在「送收文管理與追蹤系統」中加入查詢功能，行政效率將大為提升。 決　議：所列功能已於新公文系統中規劃。系統上線初期仍然會有紙本文，紙本文的傳送請總務處負責規劃。 伍、散會 第九十六期 淡江大學校刊 淡江大學校刊 第九十六期 ?2? ?1?