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严肃工程采购策划，提高集中采购效率一、前言很多单位都有自身工程采购计划的做法，我公司在工程采购计划上的“亮点”，其实主要是在工程采购计划执行的前瞻性、系统性和严肃性上狠下功夫，使“计划”变成“策划”，真正在降本增效和阳光采购上发挥作用。二、案例背景工程采购方面，我公司以往做法是项目在合同履行过程中，根据工程需要，及时提出采购需求计划，由公司采购职能部门及时响应，迅速进行集中采购。此做法，主要有如下不足：1、工程采购计划缺乏严肃性、系统性、全局性的组织和策划。项目采购需求计划的提出，都是什么时候需要，什么时候提，采购的工程范围和内容也是根据当时的情况进行划分。一方面，采购职能部门需要迅速响应,迅速采购,采购压力大,采购的质量容易受影响。另一方面，工程范围的划分容易出现不合理或与其它工程交叉重复的情况,例如：一个项目有多个工程均有消防安装的工作量,项目可考虑对多个工程的消防安装进行统一招标,而不是遇到一个招一个，甚至可进一步考虑多项目之间类似工程打包共同招标。因此，以往这样的做法对整体施工组织和成本控制都是不利的。2、施工资源无法进行系统调配，容易造成成本浪费。由于缺乏系统的预期分析，项目在提出需求时，工程采购已经十万火急，容易造成资源调配不合理，特别是人员、机械等方面的调配。例如：某项目某工程需要使用50T汽车吊，公司自身也拥有此机械，但由于采购需求提出时，工程已经非常紧急，加上机械运输距离较远，项目只能在当地进行机械租赁，从而造成自有机械闲置，成本浪费。3、由于项目部、分子公司的分工不明、责任不清，容易出现过程中对工程范围、施工边界、责任主体间的争议，加深内部矛盾的同时，也增加内部资源消耗，对项目管理非常不利。4、由于项目部和各分子公司在前期缺乏系统的组织和深入的沟通，在各具体业务工作上容易出现管理缺失或冗余的情况，从而造成管理不到位或成本浪费。例如：项目部可能在工程部门配置了机械化管理专职人员，负责后续现场机械的管理，而机械化分公司也在项目配置了相应的专职人员，从而造成同一岗位管理人员的重复，造成成本的浪费。三、主要做法通过分析以上问题，我公司改变以往做法，要求各项目在开工前，组织人员系统性地对合同范围、工程特点、周边资源等情况进行充分调查和分析，在此基础上编制项目《工程采购计划》，主要包含如下内容：表1 工程采购计划样表序号采购编号工程名称主要工程范围主要工程量暂估合同金额计价方式供应方式招标方式经济责任主体预计招标时间拟邀请的投标单位总价清单费率机械供应方式材料供应方式公开招标邀请招标竞争性谈判项目专业公司　一、项目部　…　二、热机公司　　　…　　　　　　　　　　　　　　　　三、电自公司　…在项目部编制完成《工程采购计划表》初稿的基础上，由公司分管领导牵头，项目管理处组织项目部、各分公司、子公司、公司相关职能部门领导共同参与进行讨论，重点完成如下几方面工作：1、对承包合同的工程范围、工程量进行分析，整理出工程量清单。2、对公司内部自有资源进行分析，包括项目部人员配备、分子公司人员和机械资源调配等情况进行讨论，在此基础上明确各分子公司完成的工程范围和工程量，明确相应经济责任主体。3、对拟分包工程范围和工程量进行梳理，讨论明确分包的标段划分、各个“包”的工程范围和工程量。4、结合各个“包”的工程量，对采购方式、计价方式、材、机供应方式等具体问题进行分析讨论。5、结合工程进度计划，对各分包工程招标时间进行预计，讨论拟邀请分包商短名单，计算各分包工程预计金额。在完成如上主要工作后，形成项目《工程采购计划》，经公司分管领导批准后发布实施，并严格执行。四、实施效果公司自2015年开始推行《工程采购计划》的做法以来，收到了显著的成效。主要体现在如下几方面：1、《工程采购计划》是在工程开工前完成的，具有前瞻性和预测性，改变了以往急报急采的做法，采购的准备工作更到位，大大减轻后续采购的压力。2、《工程采购计划》需要项目部、各分子公司、各职能部门共同参与研究讨论的，多部门联动、集思广益使采购策划更合理（例如：标段划分更合理），此外，相互监督也大大提高了采购的依法、合规性，实现阳光采购。3、各项目部、分子公司严格按照《工程采购计划》的内容，开展资源调配、管理策划等前期准备工作。整个项目的施工组织、管理策划更系统，更全面，更合理。改变了以往项目部、分子公司各自为阵的情况，从而避免过去存在的管理缺失或管理冗余的情况发生。4、《工程采购计划》实施，使整个项目的工作思路更系统、分工更明确、责任更清晰，执行的严肃性更到位，除项目部确有特殊情况，通过提交申请经公司审批后，方可对《工程采购计划》进行更改，否则不能调整。因此，通过全部门、全周期、全系统的讨论和实施，一方面，平衡了工程和经营的关系，使二者更兼容；另一方面，也大大提高了工作效率，从而实现真正的