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公文收发系统 使用手册 最后完成日期：2008-10-16 文档编号：GWSF-02 1 引言 1 2 导航条 1 3 收发公文 2 3.1 收公文 2 3.2 发公文 2 3.2.1 导航条 2 3.2.2 公文接收者 3 3.2.3 设置 3 3.2.4 标题 4 3.2.5 内容 4 3.2.6 附件 4 3.3 未查看公文 5 3.4 收件箱 5 3.4.1 是否已经阅读 5 3.4.2 查看公文内容 5 3.4.3 回复 6 3.4.4 转发 6 3.5 发件箱 7 3.6 垃圾箱 7 4 公文归档 7 4.1 接收公文归档 7 4.2 发送公文归档 7 5 群组管理 7 5.1 新建群组 7 5.2 群组管理 8 6 用户管理 9 6.1 手机注册 9 引言 公文收发系统为各级管理部门提供了一套电子通讯的整体解决方案，用于各个单位之间发送、接收函件、文件等。为了在第一时间通知用户接收重要公文，本系统特别设置了短信提醒功能。需要注意的是，用户收到短信提醒与否，和发送者是否开通短信提醒功能无关。如果用户在手机注册中选择的是“全部接收”，那么不论发送者如何选择，该用户都可以收到短信提醒；如果用户在手机注册中选择的是“接收”，那么只有当发送者发送公文时选择了短信提醒功能，且在短信接收者中选择了该用户，该用户才会收到短信提醒。而注册了手机但是没有开通短信功能，或者是没有注册过手机的接收者，都不会收到短信提醒。 本系统将镶嵌到学籍学历、就业频道、研招网、阳光高考、学生资助等系统，为各个系统、各个部门的交互工作带来极大的便利。 公文收发系统首页如图 1所示。 图 1公文收发系统首页 导航条 导航条即指图 1中红色方框中的部分。各个图标按照从左到右的顺序，其功能依次为： 后退：返回上一个页面。 刷新：刷新当前页面。 归档/还原：将选中的公文归档/已归档公文还原。在垃圾箱中，此按钮表示“还原”，即把公文从垃圾箱移动到原来的位置。 删除：将选中的公文移动到垃圾箱。 彻底删除：不经过垃圾箱，直接把公文删除，且删除后的公文不可恢复。 收发公文 收公文 点击图 1左上角的【收公文】按钮，可以接收新的公文，页面转到收件箱。也就是图 1所示的页面。 发公文 点击图 1左上角的【发公文】按钮，转到发公文页面。 图 2发公文页面 下面按照图 2中从上至下的顺序介绍发公文的使用。 导航条 ：点击后，后退到上一个页面。 ：点击后，刷新当前页面，即把各项归为初始状态。 公文接收者 点击图 2中的【清除】按钮，把选好的公文接收者全部清除。 点击图 2中的【添加】按钮，弹出页面如图 3。 图 3添加接收者 在添加接收者页面可以选择群组接收者和个人接收者。 群组接收者：页面中自动列出当前用户可以发送的群组，包括系统默认群组和当前用户自建群组。选择群组后，点击【添加】按钮，即可看到图 3左上方的群组接收者方框内显示刚才选中的群组。 个人接收者：可以按照“用户全称”和“用户名”查询。 例 1：(10001XL01)北京大学_张三。 “用户全称”指的是单位名称和使用者姓名，即例 1中的“北京大学_张三”。查询时按照左右模糊原则，比如可以输入“京大”即可查到此用户。 “用户名”是指登录系统时输入的用户名。即例 1 中的“10001XL01”。查询时按照左匹配原则，比如可以输入“100”即可查到此用户。 选择用户，点击【添加】按钮，即可看到图 3右上方的个人接收者方框内显示刚才选中的个人用户。 删除：选择图 3上方的两个方框内欲删除的用户（选择多个时，可以利用shift和ctrl键。），点击【删除】按钮，则将选中的用户移出。 确定：选好接收者后，点击【确定】。即完成接收者的添加。如果想继续添加接收者，则在图 3中选择用户，点击【添加】按钮，即可追加。 注意事项： 公文不可以发送给自己。若在接收者中添加了自己，公文发送时，系统会自动排除。 设置 短信提醒 在下拉列表框中选择不需提醒或需要提醒。 若选择不需提醒，则发送公文后接收者不会收到提醒短信。 若选择需要提醒，会发现图 2出现一个选择短信接收者的栏目。短信接收者默认为所有注册了手机并且接收短信提醒的用户。用户也可以选择该组中注册手机的某个人或部分人来接收短信提醒。 图 4短信接收者 点击【选择】，在弹出的页面中选择需要短信提醒的用户。请注意，只有注册了手机并且接收短信提醒的用户才能作为短信接收者。 点击【全部】，发送公文后，公文接收者中所有注册了手机并且接收短信提醒的用户将收到短信提醒。 回复 根据实际需要在下拉列表框中选择“不需回复”或者“需要回复”即可。 优先级 优先级分为“！高”、“*中”、“低”，根据实际需要选择即可。也就是说高优先级的公文前面加“!”，中优先级的公文前面加“*”，低优先级的公文前面没有特殊标