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ERP环境下中小企业会计档案安全管理探究 (山东商业职业技术学院,山东 济南 250103) ［摘 要］我国中小企业发展迅速,在国民经济中起着重要作用,许多中小企业已经实现了会计信息化,会计档案的产生与保管发生了根本性变化,但是档案管理却仍然滞后。中小企业需要结合自身特点,改变思想观念,完善档案管理制度以及硬件设施建设,提高档案管理水平,让会计档案更好地为企业的经济发展服务。 ［关键词］ERP；中小企业；会计档案；管理 ［中图分类号］F230［文献标识码］A［文章编号］1005-6432（2011）39-0071-02 随着会计信息化在我国的不断普及、推广,现在很多企业包括中小型企业都已不同程度地运用了企业资源规划(Enterprise Resource Planning,ERP)系统,利用信息技术对资源合理调配，改善业务流程,不断提高企业竞争力。随着现代技术的广泛应用,会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化,但由于对会计档案的重要性缺乏正确的认识,以及人才的匮乏等原因,一些已实施了ERP系统的中小型企业仍然沿用原来的手工会计方式的会计档案管理制度,这必然造成原有的管理制度不能适应会计信息化管理的需要,同时也制约了中小企业会计信息化作用与效率的发挥。 1 ERP环境下会计档案的特点 ERP系统的实施,使企业会计工作的方式、流程等发生了一系列的变化,由此产生的会计档案也有了一些新的特点。 1.1 会计档案的范围更广 根据财政部、国家档案局财会字(1998)32号文件,1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定,采用电子计算机进行会计核算的单位,不仅要有电子会计数据,而且应当保存打印出的纸质会计档案。在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体,既包括传统意义上的会计档案,还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其存储在计算机硬盘中、其他磁性介质或光盘存储的全套文档资料,扩大了会计电算化档案存储的范围和领域。 1.2 会计档案的处理效率更高 电子会计档案的载体是磁盘和光盘等磁性介质,具有占用空间小、调用速度快、查阅方便等优点；另外对会计档案进行预测、核算和分析等数据深加工处理时,可直接利用电子档案、利用计算机的功能完成信息加工程序,缩短了档案编研利用的加工时间,提高了利用效率,还可以保证数据的真实性、准确性,节省人力、物力、时间。 1.3 会计档案的技术要求更高 会计档案的保管不仅有作为会计资料信息载体的纸张,而且包含磁性介质或光盘,磁性介质对环境依赖性较强,既要防水、防火、防潮、防磁，还要防止被人恶意篡改。电子档案被修改后不易留下痕迹,难以使数据恢复原状,这样就使会计数据失真。因此要加强数据安全管理,否则可能会造成很大的损失。 2 中小企业会计档案管理的现状 中小企业在国民经济中占有十分重要的地位。目前,全国工商注册登记的中小企业占全部注册企业总数的99%。中小企业工业总产值、销售收入、实现利税分别占总量的60%、57%和40%。特别是当前,中小企业在确保国民经济适度增长、缓解就业压力、实现科教兴国、优化经济结构等方面,均发挥着越来越重要的作用。 在全球信息化时代,利用现代信息技术管理企业,提升竞争力是中小企业的必然选择。但是在信息化推进的过程中,很多企业却不注重会计档案管理的现代化,使得会计档案对于经济发展的推动作用不能得以发挥。 2.1 单位领导对会计档案的认识不足 从我国当前实际看,中小企业以私营、个体居多,企业的投资者同时就是经营者,企业领导集权现象严重，所以领导对于一个问题的看法往往成为事情成败的决定因素。而很多中小企业管理者由于文化水平、见解的限制,仅仅将电算化看成记账、算账、报账的工具,而忘记了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能,从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。认为电算化会计档案工作单一、管理简单,无须为此投入人力、物力,造成会计档案管理不规范，更难于保证电子会计档案的安全。 2.2 会计档案管理制度滞后 目前,我国会计档案管理方面的法律法规仅有《会计法》、《档案法》中的少数内容及不具备法律效应的《会计档案管理办法》，管理对象也仅限于传统手工会计产生会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案资料,而对单位实施会计信息化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的磁介质的会计档案没有相应的管理办法,各企业往往根据自己的情况来制定相应的档案管理办法,但也造成了目前很多中小企业无法可依、无章可循、管理混乱或者无管理状态。 2.3 硬件设施条件落后 其一,《会计档案管理办法》第十二条规定:采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会