电子文件管理20120917.pptVIP

德州市档案培训课程;电子政务 电子文件;;电子政务概述;电子政务的类别;电子政务政务的发展阶段;;;电子文件的概念的产生;电子文件的定义;电子文件的定义;电子文件的种类;电子文件管理现状;;电子文件的特点（优势）;电子文件的特点（劣势）;电子文件的特点（构成）;电子文件的内容信息;电子文件信息的描述—元数据;元数据的描述和存储方式;元数据与著录信息的关系;元数据的主要功能; ;电子文件管理相关规范;国内外电子文件管理相关标准;电子文件的几种常见管理模式;文件管理主体的变化;文件管理要求的新变化;适应新变化--电子文件管理的几个原则;;电子文件的管理环节;电子文件的收集;文本型的电子文件;图像（形）型的电子文件;音（视）频型的电子文件;通用格式的电子文件;电子文件的鉴定;电子文件的内容鉴定;电子文件的技术鉴定;电子文件的归档;电子文件的归档范围;各级国家机关单位应适时将形成时间已满5年的，属永久保管的电子档案移交至同级国家综合档案馆，进行集中保管。如保管条件达不到要求的单位，或有其它特殊情况，经档案行政管理部门同意，可提前移交。;对电子文件归档的完整性要求;归档方式 ;电子文件的归档时间;归档具体要求 ; 不同文件格式文件的类别代码;载体选择;整理程序;;;;例：数码照片的整理： 数码照片在电子文件管理中占有非常重要的位置，主要是因为其使用方便、成本低、照片信息易共享等特点。 1、分类 数码照片采用年度分类法，将数码照片按其形成年度分类。跨年度且不可分的照片，应按事件结束年度归档。 ; 2、排列 数码照片应按时间结合事由或事由结合时间顺序排列。不同事由的照片按时间顺序排列，同一事由的数码照片应按时间或重要程度排列在一起。 3、编号 （1）照片号（档号）: 全宗号-门类（类目）-年度号-保管期限号-张号 全宗号：市档案馆给定。未给定全宗号的，该项可暂空。 门类: 数码照片用“SP”表示。 年度号: 照片拍摄年度，用四位阿拉伯数字表示。 保管期限号：用“1”或“2”表示。 张号:在同一年度（保管期限）内从“1”开始顺序编号， 用五位阿拉伯数字，位数不足的在前补“0”。 ;（2）盘号： 指在同一全宗内光盘的顺序编号。用五位阿拉伯数字，位数不足的在前补“0” 。 4、存储 载体：只读光盘 方式：“一次性写入” 光盘刻录数量：一式三套 分别用A、B、C标识 A——封存 B——利用 C——异地存放;每张光盘根目录设置： ;（1）说明文件 文件名：README.TXT 文件内容：照片形成时间 件数 光盘套别 制作人 审核人 制作时间 ; 说明文件示例： 照片形成时间：2004.01-2004.12 件 数：200件 套 别：A 制作人：王 静 审核人：李 霞 制作时间;（2） 著录文件 文件名：DESCRIPT.XML 文件内容：数码照片盘内目录的电子版本 该文件应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统自动生成 文件格式：XML文件 ;;（3）数码照片子目录 目录名：DATA 作用：存放经过整理后的数码照片 ;逻辑归档的操作方法;物理归档操作方法;移交时档案部门应做好的工作：;;电子文件的保管;电子文件载体的保管要求;手工纸 1000年或更长 新闻纸 50年 缩微胶片 300年 缩微平片 100年 磁 盘 ～15年 磁光盘 ～30年 4mm磁带 ～10年 光 盘 ～10年 ;电子文件的信息保护;电子文件的长久保存;电子文件的长久保存策略;电子文件的格式规范要求;电子文件载体的保存环境;电子文件的日常保管措施