办公设施维护和检查制度.doc

大理**酒店 管理规定：M-FO-007 内 容：部门办公设施维护及检查制度； 部 门： 前厅部 目 的：加强办公设备的维护与管理，确保服务工作的正常开展，延长办公设备的使用寿命 为保证前厅部办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本规定。 本规定所指办公设备主要包括电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、POS机、读卡器、碎纸机、饮水机、移动U盘等固定资产，以及电脑桌(办公桌)、台面、台灯、办公椅、电话机、计算器、文件柜、书柜等物品。 一、电脑维护管理 (一)计算机的操作规范 酒店所属电脑，不得随意调换其部件，不得随意删除程序软件及更改文档路径； 严防电脑病毒感染。定期对杀毒软件升级，并杀毒。外来光盘、移动U盘未经测试不得擅自上机操作。不要随意装入新软件，不安装和使用盗版软件。严禁在计算机中安装、使用游戏软件； 使用人要负责对机器进行维护和清洁，做好防尘、防潮工作，打扫卫生时抹布应拧干，防止机箱、显示器进水受损； 电脑上不能放置物品，严禁将易燃易爆、易污染和有磁性的物品及腐蚀性的物品放置电脑旁，使用的回形针、大头针等金属物品应妥善放置，防止掉入机箱内，避免造成事故； 离开计算机时，应关闭显示器电源；长时间不用计算机时，应关闭计算机。 (二)计算机一般故障解决方法 发现异常情况时，应正确采取应急措施，并及时报告。遇有电脑或网络设备出现故障，应及时申报维修； 严禁擅自拆机、检修。外来技术人员进行维护工作时，须有酒店信息部人员联同或认可； (三)计算机的保养 保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触碰屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源； 不能带电拨插串口鼠标、键盘、打印机，以免造成计算机端口损坏； 定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。 二、打印机的维护管理 (一)打印机的操作规范 要坚持节俭原则，视纸张情况重复利用； 打印时必须按打印机的使用性能及要求进行操作； 节约能源，不使用打印机的情况下关闭电源； 打印机卡纸时应先关闭电源，然后按正常程序将纸取出，不得强行扯出； 注意保持打印机的卫生，加强打印机的维护保养，延长硒鼓使用寿命； 出现严重或未知故障时，请立刻停止使用，通知维修人员排除故障，严禁私自维修； 碳粉不足及时通知相关部门添加碳粉。 三、扫描仪的维护管理 (二)扫描仪的操作规范 使用扫描仪时必须按照扫描仪的使用性能及要求进行操作； 扫描仪仅限用于正常的业务工作，严格管理，严禁挪作它用； 如遇故障需维修，应报告有关负责人，由其安排专人维修； 四、复印机的维护管理 (一)复印机的操作规范 外部环境：摆放复印机时，将机器放于干燥处，要远离水源，要保持通风，以降低室内的湿度，可预防卡纸，印件不清楚等问题； 要坚持节俭原则，严格掌握复印范围和数量； 酒店各部门需复印文件、资料、报表等，要填写复印登记簿，对复印内容、复印数量、复印人员进行登记。严禁复印与工作、学习无关材料； 复印时必须按复印机的使用性能及要求进行操作； 复印前，注意除掉纸张上的钉、针等异物，以免刮伤镜面； 正确选择纸张规格，注意复印原件的涂改液及污渍弄污复印机； 节约能源，停止使用复印机时，应按节能键(节电模式)，下班前自觉关闭电源； 为防止复印机卡纸，禁止使用非复印纸、已皱折或超出复印尺寸的纸； 复印机卡纸时应先关闭电源，然后打开进纸盒或手送纸盒取出卡纸； 注意保持复印机的卫生，在每一次复印之后要及时处理复印产生的废纸、脏纸。加强复印机的维护保养，延长使用寿命； 出现严重或未知故障时，请立刻停止使用，通知维修人员排除故障，严禁私自维修； 五、传真机的维护管理 (一)传真机的操作规范 使用传真机时必须按照传真机的使用性能及要求进行操作； 传真机仅限用于正常的业务工作，严格管理，严禁挪作它用。在使用过程中重视安全保密，防止失泄密和信息丢失； 收发传真件时必须分别登记、编号，并注明发送和接收的日期、时间、部门(房号)、页数，以及收、发件人的姓名等； 传真机具有复印功能，但不宜过多地复印稿件以免减少感热记录头寿命； 不能使用非标准传真纸以免造成器件磨损和影响图文质量； 发送的稿件不能有硬物(如订书针、大头针、回形针等)以免引起故障； 稿件上墨迹或胶水未干时不能发送以免污染扫描玻璃影响质量； 如遇故障需维修，应报告有关负责人，由其安排专人维修； 六、其他设备的维护管理 (一)电话机 上班时间禁止拨打、接听私人电话，禁止拨打信息台； 员工在接听电话时应使用标准礼貌用语； 电话机应放在平稳的台面上，防止跌落引起故障或损坏； 要注意防潮，避免水或其它液体进入电话机会造成电话机过热、漏电和故障。 使用电话时要轻拿轻放，严禁跌摔、猛烈撞击、震动或抛掷电话机。 不要拆卸或改装电话机。电话机发生故障时，不要