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浅议如何做好油公司基建工程档案管理[摘 要] 加强基建工程档案资料管理是油田档案管理系统的一项重要的工作，把工程档案的质量视同工程质量的一部分，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。 [关键词] 档案 流程 信息化 随着油田开发建设，基建工程项目建设的作用越来越大，如何加强基建工程档案资料管理是油田档案管理系统的一项重要的工作。为此，在做好工程建设的同时，必须做好工程档案的形成、积累、收集、整理与归档等工作。 一、工程建设档案管理面临的问题 石油开发中心成立时间晚，又经历了跨跃式发展，产量逐年攀升，队伍不断壮大，随着管理逐渐从粗放型向精细化转变，领导对档案管理工作重视也逐渐加大，于2008年根据实际需要投入大量资金成立了档案室，可以说档案管理工作是从零起步、从头开始，成立之初面临很多困难和问题： 1.重工程建设，轻档案管理，档案管理意识淡薄 石油开发中心成立以来一直保持着高速发展，为使工程项目尽快发挥效益，往往更注重工程的有形建设，忽视档案资料的作用，档案管理意识相对淡薄，没有把工程档案管理纳入日常工程建设管理中，特别是在施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况下，只重视建设项目的进度、质量和资金的控制，而忽视了工程档案资料的收集、整编等工作。 2.档案归档不及时，质量存在缺陷 中心建设参建单位多，且工期长、人员变动大，因此各单位对建设过程中形成的资料也未及时收集和妥善保管，档案管理与工程建设不能同步进行，历史欠账很多，很多工程根本没有档案。这些现象导致工程档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据及凭证作用，给日后的维护和利用带来困难等问题。 3.档案管理制度不健全 由于档案室属于起立时间较晚的部门，各项档案管理规章制度几乎为零，归档标准、归档范围不明确，缺乏完善的流程及实用的约束机制，造成执行不到位，档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。 4.重纸质文件归档，轻电子归档 一直以来，有个误区档案就是收集工程建设过程的纸制资料进行归档，没有必要要求电子文档归档，档案管理的现代化水平不高，纸质档案与电子文件档案未同步管理。 5.利用档案意识差，档案利用率低 往往归档的档案只是放在那里，遇到问题也没有单位或部门想到利用档案。工程档案信息未实现共享，未能发挥应有作用。 二、工程建设档案管理措施 1.加强制度建设，规范档案管理 没有规矩，不成方圆。石油开发中心档案室成立伊始，就把制度建设放在重中之重。根据国家及行业的有关法律、法规同，结合中心工程建设情况实际，从头开始，完善制度，建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核，以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程都进行明确规定，实现档案管理规范统一、有章可循。 2.实施同步跟踪管理，做好过程控制 项目管理部门往往不懂档案管理，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，才知道项目档案还有整理要求，需要专业的项目档案验收，这时往往积累了很多工作需要处理，要做很多无用功。因此，为实现工程档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性，需做好工程档案提前介入、过程控制、同步跟踪、事后把关，使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。 3.纸制与电子档案同步管理，改变存储和利用方式 开发一套既能迅速地完成目录输入、修改、打印，又能准确、快速地进行数据审核、转储、查询、统计等操作的档案管理软件。要加强电子档案的管理,实现纸质档案与电子档案的同步管理，开发重要档案全息数据库，实现重要档案的全息机检，真正实现档案资源共享,为工程建设管理服务。石油开发中心目前所有工程档案已实现PDF与纸制文件同步归档，没有对应电子文件的工程档案一律不予接收。而电子档案在档案利用过程也逐渐发挥了应有作用，节约人力，方便快捷。今后档案管理也会更加重视电子档案的作用，加强数字化、网络化技术手段，实现档案资源的存储数字化，彻底改变存储和利用方式，让档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。 4.开发利用档案信息，充分发挥档案作用 做好档案资料的收集、归档工作最终目的是为了更好地开发利用档案信息，而通过利用档案体现档案的作用反过来也会促进档案管理工作。工程参建单位技术、施工人员对工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。对于档案管理人员来说，如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。每当工程技术人员从利用档案中获