档案管理中存在问题和改进方法.ppt

企业档案工作;二、企业档案在管理中存在的共性问题及改进方法;（一）存在的共性问题;（一）存在的共性问题;（二）改进的方法; 第一条 为规范本单位文件材料归档工作， 丰富、完善本单位档案信息资源，依据有关规 定，制定本办法。 第二条 本办法所称本单位文件材料，是指 本单位在生产、经营和管理活动中形成的各种形式 和载体的记录。 第三条 本单位各部门应当把文件材料的形 成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责 范围，列入有关人员的岗位责任制。 ; 第四条 各部门担负文件材料积累、整理和 归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文 件材料的完整、准确、规范和及时归档。 第五条 档案部门应及时深入各部门了解、 督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应 归档文件材料的积累、整理和归档工作。 第六条 文件材料归档的基本要求 （一）归档文件的制作和书写材料应当有益于 长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰墨水、 红墨水、复写纸、热敏纸； （二）归档文件材料应当完整、准确、签批 手续完备； ; （三）归档文件材料应当经部门或项目负责人 审定； （四）归档文件材料的整理应当系统、规范； （五）音像材料（包括照片、录音、录像等） 和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻 译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归 档。 第七条 文件材料的归档范围 本单位各类文件材料的归档范围及保管期限见 附件。 ; ; （五）会计文件材料在会计年度终了后归档， 由本单位财务会计部门保管一至三年，向档案部 门（办公室）移交； （六）下列文件材料应随时归档： 1、没有及时归档的零散文件材料； 2、应归档的非纸质载体材料（指音像、 实物等特殊载体）； 3、其它临时活动中形成的文件材料。 第九条 归档文件材料的整理参照《归档文件 整理规程》（文件级）进行; ; 第十条 应归档的文件材料一般归档一份， 重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定 归档分数。 第十一条 文件材料归档时，由承办部门 填写归档材料移交清单，交接双方（指承办 部门和档案部门）根据文件材料移交清单清 点，核对无误后，在《档案交接登记表》上 签字，移交清单由交接双方各保留一份。 附件：文件材料归档范围及档案保管期限表 ;附件：文件材料归档范围及档案保管期限表 管理类: ; ? 第一条 为科学地管理本单位档案，促进档 案信息资源的利用与交流，制定本办法。 第二条 档案分类 （一） 档案一级类目的设置 设置：管理档案、产品档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、照片档案、实物档案、音像档案九大类。 ;（二） 档案二级及二级以下类目的设置 1．管理档案二级类目按年度（文件材料形 成年度）设置；三级类目按保管期限设置。 2．会计档案二级类目按其种类设置（财务 报告、会计帐簿、会计凭证、其它）设置；会 计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级 类目）按年度设置。 3．产品档案二级类目按产品系列（或种 类）设置；三级类目按产品型号设置（如果本 单位产品比较单一，产品档案二级类目可以按 产品型号设置）。 ;4．科研档案二级类目按课题性质设置，三级 类目按课题设置（项目少不需要设置三级类目 的，其二级类目可直接按课题设置）。 5．基建档案二级类目按性质（或用途）设置， 三级类目按建筑项目设置。 6．设备档案 （设备档案的基本分类方法是型号分类法。根 据生产组织形式和设备类型的不同，设备档案 具体的分类主要有两种方法： ;第一种 性质——型号分类法 ;第二种 工序——型号分类法 ; 7、照片档案 按照《淄博市照片档案管理办法》执行 8、实物档案 实物档案二级类目按实物种类设置。 9、音像档案 音像档案二级类目按音像种类设置 ; 第三条 档号编制 档号由类目号、件号组成。 （一）类目号的编制 1．一级类目采用大写汉语拼音字母编写， 即 GL：管理、 KJ：会计、 CP：产品、 KY：科研、 JJ: 基建、 SB: 设备、 SW：实物、 YX：音像。 2．二级及二级以下类目： 管理类二级类目为年度号；三级类目为保管期限号（永久为“1”、长期为“2”、短期为“3”）， 会计类、音像类、实物类二级类目采用阿拉伯数字编写；三级类目为年度号。 ;（二）件号的编制 1．各类档案件号的编写按照最低一级分类类目编写案件顺序号。 2