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書信 (一) 作用 書信相信是使用範圍最廣、使用頻率最高的一種應用文。凡是私人與私人、 私人與團體、團體與團體之間需要以書面的形式互通信息，就可以通過書信來 溝通。 (二) 應用範圍 書信的應用範圍相當廣泛，舉凡日常生活裏面與親朋友好抒情、議論、商 討、交涉、祝賀、慰問，或是由於特定的事務 ，需要與外間的團體機關有所溝 通接觸，如查詢、投訴、訂購貨物，以至團體之間需要解決業務往還上的種種 問題等，都有可能用上書信這種應用文體。 書信大致可分為私函和公函兩大類。凡是以個人為中心，就個人日常生活 裏所發生的事情，與身邊有關係的人相互往來所使用的書信，屬於私函。個人 與團體或者機關團體之間，因為要解決行政公務上的種種問題而使用的往來信 件，則屬於公函。所謂機關團體，一般所指的是政府機構、工商機構、以及公 營事業機構。 (三) 寫作注意事項 一般而言，私人發出的信函，通常都包含稱謂、啟首語、正文、收結應酬 語、信末祝頌語、署名和日期七個部分。比較傳統的做法，會在稱謂之後加上 知照啟事敬語，即知會受信人，並表示要開始敘述的客套用語；並在署名之後， 加上啟告語；這些成分在近代的書信裏已經逐漸省略，這裏只介紹一兩個目前 還可能使用到的用語，其餘不再贅述。 傳統書信極重視寫信人與收信人之間的親疏尊卑關係，因此上款的稱謂和 書信開頭的知照啟事語，都會因為雙方的關係不同而有所調整；不過，近代的 語體書信已經不再那麼講究。就中小學生而言 ，如果寫的是私函，對平輩可以 直接稱呼名字，姓氏一般不加，與對方的關係則可寫可不寫；如書信可以直接 以「偉明」開頭，也可以寫成「偉明同學」或者「王偉明同學」；三種稱呼反 映了雙方不同的交情，可以視乎情況選用。對平輩親屬可以直接以關係稱呼， 或者名字加關係，如「二姐」、「表弟」或者 「倩萍表妹」。對長輩則一般以 23 關係稱呼，或姓加關係、姓加職稱等方式稱呼，有時候可以在前面加修飾語「親 愛的」、「敬愛的」，後面可以不用知照語；如「三叔、三嬸」、「魏伯伯」、 「章小姐」、「親愛的爸爸」、「敬愛的鄭老師」等。 不過，如果收信人跟發信人沒有親友關係，而只是代表某些公司或者機構 接受發信人的查詢、投訴、應徵等，則有時候可以考慮在稱謂後面保留知照語， 在比較嚴肅、鄭重的情況底下，尤其如此；如「XX 公司人事部經理 XXX 先生 大鑒」、「XX 中學XXX 校長道鑒」。這類由私人發給機構的事務書信，也可 以視乎其鄭重程度，採用標準的公函格式，以啟事語開頭，以「此致」收束正 文，而把上款挪到信末。 稱謂後面的啟事語，像「敬啟者」、「敬覆者」、「敬陳者」等，寫給親 友的私函已很少使用；但寫給不太熟悉的長輩或者機構、團體，則可以考慮保 留，特別是「敬啟者」，在目前還是比較常用的。 書信開頭的應酬語，大部分都是互相問候或者表示思念的話語，最一般的 如「很久不見了，近況怎麼樣」。如果要表現得親切一點，可以從雙方的生活 狀況或者大家比較熟悉的範圍出發，對一些比較切身的問題表示關切。舊時的 書信相當重視這些應酬客套話的運用，但是現代社會人際交往的方式跟以前大 不相同，有些應酬話如果不是由衷之言，堆砌得太多，反而使雙方的關係顯得 疏遠，因此不應該胡亂套用。如果是寫給外間的公司或者機構，目的在於查詢 投訴之類，則應酬語可以省略。 由於書信用途廣闊，因此書信正文的內容可以說是無所不包，無可不言， 因而也沒有一定的結構或成規。但是一般而言 ，寫給親友的私函以互通信息、 增進感情為主要目的，可以寫得比較親切隨意 ；而內容不論多麼豐富複雜，一 般只會分段書寫，卻不用點列的方式。分點敘述平板、正式，只在發給外間機 構或者團體的書信中才可能會採用。至於事務書信，則以處理實際事務為主要 目的，因此內容應該具體而明確，客觀而得體，少抒情而多說理。 正文結束以後，通常會加上一兩句結尾的應酬話，這些應酬話同樣應該以 切合生活及切合雙方的關係為主，一般以囑咐對方珍重、表示等候對方回覆或 者問候其家人為最常見。寫給機構的事務書信，則結尾應酬語也同樣可以省略。 信末祝頌語用來向對方表示祝禱或者請安，這方面的用語在現代書信裏已 經漸趨簡單，多數是祝願對方生活愉快、身體健康一類。如果採用標準公函格 式寫信給團體機構，即上款在