公文管理制度(草案)分析.doc

一、总 则 为满足工作需要，规范公文写作、借阅管理，特制订本制度，详细内容如下： 二、适用范围：本制度适用于昆明花都农业科技公司（以下简称公文管理制度） 三、定义： 公文是指公司在实行管理过程中所形成的具有法律效力和规范体式的公务文书。 常用公文一般包括以下几种： 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员； 通告：适用于向一定范围内公布应当遵守或周知的事项； 通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部； 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况； 报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况或问题、提出意见或建议、答复上级领导的询问或要求时所使用的陈述性公文，着重于汇报工作，不一定要求上级答复； 请示：适用于向上级单位请求批示、批准； 函：适用于不相隶属单位之间的商洽工作，征求意见、询问和答复意见等； 批复：适用于答复下级单位请示事项； 拟办：下级或有关部门对某一个问题提出办理意见，提交领导审阅，由领导做决定 批办：上级或领导机构对某一个问题提出明确办理意见，转交下级或有关部门执行 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 四、公文格式规范及行文规则 4.1公文格式 4.1.1公文一般由标题、发文号、签发人、主送部门、正文、附件、印章、发文时间、抄送部门、附注等部分组成。文件起草时需遵循公文格式和行文规则。 4.1.2公文标题：准确简要地概括公文的主要内容及公文种类，原则上不用标点符号，但标题中的法规名称需加书名号。 4.1.3文件发文号及发文编号： 公司发文号（由综合部进行管理）：花都字〔2015〕X号；花都函字〔2013〕第X号； 公司发文编号：XXXX（公司字母简写）\XXXX（部门字母简写，如综合部）\ZHB（文件）\2015-001（发文年号-发文编号）。 4.1.4如需加盖印章，盖印位置应在成文时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。 4.1.5如有附件，应在正文之后，发文部门印章之前并注明附件名称和顺序。 4.1.6发文部门应写全称或规范化简称。 4.1.7文件落款时间以领导签发日期为准，任免文件以审批通过日期为准。 4.1.8发文范围应在公文中予以明确。 4.2格式规范（模版见附件1） 4.2.1 发文字号（3号仿宋） 4.2.2“签发人”（ 3号仿宋 4.2.3 标题（2号宋） 4.2.4 主送机关（3号仿宋） 4.2.5 正文（3号仿宋） 第一层 一、（3号方正黑体或仿宋-GB2312）。 第二层 （一）（3号楷体-GB2312或仿宋-GB2312）。 第三层 1、（3号仿宋 第四层 （1）（3号仿宋 4.2.6 附件和附件内容（3号仿宋） 附件在正文下空1行左空2字标识“附件”后标全角冒号和名称 （如：“附件：1.XXXXXXXX”） .2.7 发文机关署名和成文日期（3号仿宋 4.2.8 “主题词”（3号黑体），主题词内容词目（3号宋） 4.2.9 报送、（号仿宋） 4.2.10 公文用纸采用A4型纸，尺寸：210mm×297 mm 4.2.11 公文页边与版心尺寸： 公文用纸头（上白边）：37mm（含页眉） 公文用纸订口（左白边）：28mm 版心尺寸：156mm×225 mm 4.2.12 正文一般每面排22行，每行28个字。行距为1.5倍行距,字距为标准。 .2.13 页码使用4号半角白体阿拉伯数字标识，单页码居右空1字，双页码居左空1字。 .2.14 未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。 4.3.1行文规则： 4.3.1.1符合公司规章制度和有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。 4.3.1.2情况真实，内容全面，观点明确，表达规范，条理清楚，层次分明，文字精炼，书写工整，标点正确，篇幅简短。 4.3.1.3准确填写人名、地名、数字及引文，时间具体到年、月、日。公文引用先引标题，后引发文字号引用外文注明中文含义。 除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语及有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。 4.3.1.5行文应当确有必要，注重效用。 4.3.1.7“请示”应当一文一事；“报告”不得夹带请求事项。 4.3.2打印格式 4.3.2.1公文用纸使用标准A4型纸。 4.3.1.2字体规范整齐、匀称美观。 4.3.1.3文字排版规范整齐、匀称美观；文字一律采用黑色，从左向右横排。 五、收发文管理工作程序 5.1收文管理工作程序 5.1.1收文处理程序： 收文→登记→拟办→批办→分办→承办→催办→注办→传阅→归档