商务信函的特点与规范外贸英语分析.pptVIP

第五讲 商务信函的特点与翻译思路 商务信函的特点与规范 商务信函（Business Letters）的特点与规范 格式的程式性 内容的简明性 语言的准确性 语气得体性 内容的专业性 格式的程式性 英语商务信函的主要由信头、日期、信内地址及名称、称谓语、正文、结束语和签名等几个主体部分构成。 信头(Letter Head)：写信方公司的名称、地址、电话、传真等常用联系方式。商业信函大多使用印有信头的公函信笺， 日期，即写信的日期：英语中日期的标示有英式和美式。英国式标注即按月、日、年的顺序；美国式标注即按日、月、年的顺序。由于存在两种不同的标注方式，所以，为了避免误解，在标注日期时月份最好用字母拼出来或用简写，如Oct, 8, 2006 或8, Oct, 2006，而不要简单写为10/8/2006或8/10/2006。 信内地址（Inside Address)：写在信纸的右上角，编号和日期下方。按公司名称或收信人姓名、职务；房屋或大楼名称、号码；所在街道或路的名称；省（市）名称及邮编；国家名称等从小到大的顺序排列。在一般的英文书信中这部分可以省略，但是在正式商务信函中，此项不可免。 称呼敬语(Salutation)：如果知道对方姓名，就用Dear Mr. X 或者Mrs. X 或者Miss X 或者Ms. X；如果不知道对方姓名，可用Dear Sir或者Dear Madam, 也可用To whom if may concern；如对方职务较高，最好用其职务名称，如Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen（注意是复数形式）。 正文(Body of the letter)：正文即信的主体部分，一般包括写信的原因、目的、己方的要求、对对方的期盼等内容。 结束礼辞(Complimentary Close)：英文中结束礼词一般用“Yours sincerely”，“Yours faithfully”，“Yours”，“Sincerely” 等。值得注意的是，结束礼词应该和称呼敬语相匹配，如果称呼用Dear Sir，Dear Sirs，Dear Madam， 结束敬语就应该用Yours faithfully；如果称呼用Dear Mr. John，Dear Mr. Smith等, 结束敬语就应该用Yours sincerely。 签名(Signature)：签名后书信才能够让对方信服,才具有法律效力。 附加部分： 有时可以根据实际需要对信函的次要内容和遗漏的内容进行增补，包括：附件(Enclosure，简写Enc．)；再启（即附加遗漏内容）(Postscript，简写P.S．)；抄送(Carbon Copy Notation，简写CC.)等等。 内容的简明性 商务信函不需要使用华丽优美的词句，而是要求用简单朴实的语言，清楚而准确的表达信息内容。鉴于商务的习惯和要求，商务信函力求简洁明了，一方面直入主题，如普通社交信函往往是通礼寒暄在先，正题叙述在后，而商业信函则往往免却通礼寒暄的客套，直接切题，就事论事；另一方面，要长话短说，行文简短，切忌长篇垒牍，避免罗嗦和重复。商务信函与普通社交信函的区别就在于其简明性上，具体表现为开门见山，直入主题；主体鲜明，要点突出；内容简洁, 语言精炼。 例1 Having had your name and address from the Commercial Counselors office of the Embassy of the Peoples Republic of China in..., we now avail ourselves of this opportunity to write to you and see if we can establish business relations by a start of some Practical transactions. ??? 译文： 从中华人民共和国驻……（国）大使馆商务参赞处获悉贵公司名称和地址，现冒昧与贵方联系，欲以一些实际业务为开端，促进双方建立业务联系。 这是一封建立业务关系函的主体部分。建立业务关系函的目的在于试探对方的意图，希望和对方建立业务往来关系。所以这封电函在开头部分就提出了获得对方信息的途径，然后开门见山地提出了自己的想和对方建立业务关系意图，内容简洁而明了。 语言的准确性 商务信函对重要的信息强调完整而具体，尤其是涉及到双方的利益和责任的内容，更要求精准，因此对句子的语法结构、逻辑联系、遣词表达，甚至标点符号等的准确性都要求很高。 例2 ：① 由“维多利亚”轮运走的最后一批货将于 1