南开区社区居委会文书档案整理操作步骤及有关选编.docVIP

南开区社区居委会文书档案整理操作步骤 一、文书档案分类方案 01 社区党建 02 社区自治 03 社区城管 04 社区妇联 05 社区计生 06 社区民政 07 社区文卫 08 社区综治 09 社区劳动保障 二、档案整理 （一）手工整理 1、备盒： ⑴ 每个类别预置1个，装满后添置新盒。 ⑵ 盒脊背填写相关内容（年度、保管期限、机构、室编盒号、起止件号），其中室编盒号、起止件号先用铅笔填写，到年底统一盖章。（见图二） 全 宗 号：所属街道的全宗号 年 度：文件归档相应年度 保管期限：长期 室编盒号：填写类别盒号，要求同一年度同一类别为一流水号 机 构：负责文件整理归档的部门代码，参照《社区文书档案分类方案》 起止件号：每盒的起止件号，要求同一年度同一类别为一流水号 2、鉴定：依据《南开区社区居委会文件材料归档范围和保管期限表》将所有承办的文件分为归档文件、不归档文件，不归档文件可自行处理。 3、装订：归档文件以“件”为单位，每份文件用塑料曲别针或订书钉装订。 4、编页：在每份文件右上角编写页号，每份文件为一流水号。如果文件自带页码，可以不用重新编写。文件阅办单和因保护原件而产生的复印件不计页。 5、盖章：归档文件在正文右上角空白处加盖件号章并填写相应内容。件号章内容包括全宗号、机构、保管期限、页数、室编盒号、件号、年代等项目。 件号章格式： 全宗号 142 年代 2007 机构 01 期限 C 页数 10 件号 18 馆编盒号 室编盒号 10 6、装盒：文件按件号章中数据装盒。 7、填写盒内目录 没有计算机的社区，可采用手写盒内目录，每页目录抄写两份，一份放入档案盒内，一份放入归档文件目录盒内。格式和要求参照（图三），完成后参照后文：“（三）整合工作”和“（五）总体整合”即可完成工作。有条件的社区必须按照步骤（二）依次进行整理。 （二）计算机辅助整理 当文件装满一盒后，即可进行相应的计算机操作。 今易软件 用户名 TJDAJ 口 令 TJ 1、输入社区工作分工代码 将区档案局统一编制的《南开区社区工作分工代码索引表》输入到档案整理软件中。 南开区社区工作分工代码索引表 归档机构（分工） 代码 社区党建 01 社区自治 02 社区城管 03 社区妇联 04 社区计生 05 社区民政 06 社区文卫 07 社区综治 08 社区劳动保障 09 图（一） 操作步骤： 依次点击今易系统→否→用户名输入：TJDAJ 密码：TJ 点击运行→继续点击归档维护将图（一）各项逐一输入到软件中，最后单击保存→退出即可。 2、录入： ⑴操作步骤：文书档案 → 文件级管理 → 装盒 → 录入（具体字段参考下面录入说明） → 保存（录入下一条按追加） ⑵文件级装盒管理数据库字段录入说明 ①文件档号：[按字段后面 . . . 进入] 格式：组织机构－全宗号－年度－保管期限－归档机构－盒号－件号 全 宗 号：5位数，所属街道的全宗号 年 度：4位数，归档年度 保管期限：长期 归档机构：社区工作各项分工代码 盒 号：6位数 件 号：4位数，在最低级类目中流水 ②题名：字数限定48个以内，数字、符号均用半角（英文状态下录入），补充或缩写标题应用[ ] 括起来 ③文件编号：联合发文有本单位参与的只填本单位文号，无本单位的只填第一责任者文号。年度以4位数字表示，并用[ ]括起来。 ④责任者：遇有联合发文，输入主要责任者 ⑤保管期限：文件保存期限，“长期” ⑥时间：8位数，文件形成日期，例⑦载体数量：文件纸质载体的页数，除阅办单外，其余均应计算 3、转库：每盒输入完毕后转库 4、打目录：每盒转库后打印《归档文件目录》两份：一份放在盒内、另一份放到归档文件目录盒内。 操作步骤：文书档案→文件级管理→装盒→编目打印→簿式打印→盒内归档文件目录→构造档案盒号，包括全宗号、年度、保管期限、归档机构、盒号（6位数，不齐补“0”）→确定→“形式1” →打印→打印 （三）整合工作 1、将打印好或填好的《归档文件目录》放入盒内 2、核对目录与文件是否相符 3、填写备考表，放在盒最后 （四）档案电子数据的备份与恢复 形成备份数据盘： 操作步骤：退出“今易系统”，进入“备份恢复” 固定档案数据备份→选择表备份到硬盘→是（Y）→盒内文件数据库→确定→是（Y）→单表条件备份→字段名选“文件档号”、操作符选“包含”、检索值键入“- XXXX[年代]”→执行→浏览→选择备份数据路径→输入文件名→保存→开始备份→确定 恢复数据 操作步骤：退出“今易系统”，进入“备份恢复” 固定档案数据备份→从硬盘选择