供应需求计划 - 湖南省煤业集团有限公司.doc

湖南黑金时代股份有限公司 物资供应系统组织机构 分四级管理模式：股份公司物资供应分公司、矿区物资公司、原煤公司、矿井（生产连队）。 二、物资供应信息管理系统业务流程图 根据考察学习各矿区使用的物控管理软件，结合各自的优点，我们按照湘煤集团供应系统的四级管理模式对业务流程进行了梳理，以便实现物资供应信息管理系统运行的集成化，规范化和自动化，建立起供应链中完善的数据流体系和信息共享机制。   三、功能需求 1、系统基础管理 基础编码设置：用于维护（修改）系统的基本信息，便于集团统一整个物资供应系统的基础信息，内容包括物资编码、单位编码、仓库编码、客商编码、部门及人员编码、计量单位代码等设置。 建立物资编码、供应商编码等基础资料增加、删除、修改的申报、审批流程，由集团公司审核确认后自动更新服务器的基础资料，并将变更后的基础资料同步下发更新至各原煤子公司的数据服务器。 权限设置：严格依岗设权。特别对于每一物资需增设大宗、较大宗及零星材料属性并与准入供应商对应，与业务人员对应。实现业务权限、功能权限、数据权限的三级管理。 核算设置：设置账务核算期信息，每月对应一个核算周期，并确定会计核算方式。支持多种价格核算方式：全月平均法、移动平均法、先进先出法、后进先出法、个别计价法，并可以实现不同单位、不同仓库、不同物资的个性化要求；在生成会计凭证时可以实现根据业务单据的信息来自动归集会计科目。 数据维护：用于备份和还原数据库（自动备份），为重要、需要备份的资料提供双重保险。可进行多种格式数据的导入、导出。支持ORACLE、MS SQL、DB2等大型数据库；支持RAID与双机热备。 流程设计：能自定义功能模块和流程。主要满足集团企业及下属分（子）公司对各种业务单据模版、报表模版、查询模版、打印模版的统一规范或个性化设置；可根据单位、部门、人员、物资等相关信息自定义工作流程及审批流程，并实现业务流程推进过程中待办事宜的自动推送提醒。 2、计划管理 计划管理功能是系统重要的核心功能组件，是进、销、存各项功能的源头与起点。计划管理功能可以完成物资计划的制定、核准、汇编、利库、审核等工作，还包括制定交货通知单以及计划形成后，采购权限自动按集团公司实行的统一招标、分级采购制定。计划管理与物资采购验收工作息息相关，无计划物资将无法实现入库验收管理。 物资计划的编制：操作须简单直观，在制定月计划时，对选中的物资即时提供现有库存、最低库存、最高库存、月消耗量等信息供参考。必须在月结之后进行操作，即完成一个账务核算期之后进行编制申报。 物资计划合并利库：物资计划分为月度计划、临时计划、专项计划等，各类计划的制定都有相应的审批流程及管理规定，在相关人员进入平衡利库、审核等操作模块时，能自动弹出待处理业务提示框，只需点击待处理事项，直接进入。所有计划分级上报层层汇总，最终归入总计划之中，各类计划要对相同的单个物资计划相加汇总并自动利库，总计划通过审核后形成月度执行计划的有效依据。 3、采购管理 按物资采购权限的划分，根据计划执行表单自动生成交货通知单。该功能负责供应商的分类管理、采购价格管理、合同质量验收管理以及发票勾兑管理。除了供应商的分类管理以外，其他功能均与到货清单有关联性质，再到货清单中进行数据取值，并进行相应的数据处理。退货属于采购管理范畴，因此被列为该功能内，物资因收料入库并在使用过程中发现质量等其他问题需进行退货时，必须使用该功能达到目的。 价格管理：价格表管理、审核管理 1）依据合同的调价方式生成与交货单对应的价格计算表，如主要材料钢材、电缆、铅等的价格计算； 2）对未实行招标的物资进行价格审核管理，实现单个物资批次进价的详细记录查询；实现单个、多个或所有物资的历史价格查询。 3）实现采购订单下达时可以查询全集团最近一年历史价格，也可使用询报比流程。 合同管理：合同范本、自定义合同、合同执行 1）合同范本：执行湘煤文件规定的合同范本； 2）自定义合同：可在合同范本的基础上自定义合同； 3）合同执行：主要包括合同的录入、审核、生效、变更、终止、废止及查询统计等内容。 另有：合同编号与采购项目编号相对应功能，便于查询。 供应商管理：：潜在供应商管理、入围供应商管理、中标供应商管理；生成邀请函、中标结果等相关资料。供应商信息中能显示中标的物资品种，在下交货通知单时只能选择中标的供应商。 1）潜在供应商管理：潜在供应商是指有能力向采购人提供符合其特定技术规格要求的货物、工程和服务的法人、其他组织和自然人。潜在供应商经过资质初审后，填制《 湖南黑金时代股份有限公司供应商基本情况登记表》，录入在册。实现超链接功能，供应商名称与Internet链接，可立即进入供应商主页，了解供应范围及资质。 2）入围供应商管理：潜在供应商经资格审核后，