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校党政机关“创优质服务项目”方案书 单位（盖章）： 党政办公室 2013 年 4 月 22 日 项目名称 创建新型电子政务平台 提升办公自动化水平 项目负责人 方跃平 参加人员 赵保全 辛良 姜媛 孟莉 杜文博 项目开展时间 2013年4月22日—2013年12月30日 项目策划方案（不少于1500字） 一、项目开展的目的意义 党政办公室作为学校的综合协调部门，紧紧围绕学校中心开展工作，积极充当“先行军、践行者、模范队”，开展信息化条件下的工作实践创新，大力建设办公自动化系统和新型电子政务平台，为打造具有矿大特色的智慧校园环境，建设“特色鲜明、国际一流的高水平矿业大学”贡献力量。本项目是学校数字化校园建设的重要组成部分，对进一步整合资源、优化流程、节约成本、提升效率，提高学校信息化管理水平以及推进学校科学发展具有重要的意义。 二、预期目标和效果 目标：新型电子政务平台的应用，将实现校内校外文件流转处理的及时高效、档案管理的方便快捷、会议通知和校内会议室管理的一体化，大大提高党政办公室的工作效率和管理服务水平。 效果： 1.有效解决部分单位文件处理周期过长的问题，设定来文处理时限，超期未办自动发送提醒功能。免除文件流转过程中人员送阅环节，所有上报、下发文件全部实现网上办理，可明显提高公文办理速率。 2.校外收文流转和校内文件审核报批等环节全部通过电子政务平台进行，基本实现无纸化办公，能够有效节约办公成本。 3.逐步实现公文处理、归档一体化和即时化，建设完善学校（部门）公文电子文库，方便科学管理和查阅。 三、主要内容或主要活动 1.大力提升公文流转效率。 公文快速流转是确保学校政令上传下达、畅通高效的基本条件。学校文件可以分为校外来文和校内发文（含上报文）两部分，在处理流程上也有所不同（详见图1，2）。 （1）校外来文处理。在以往的校外文处理中，由于现行的办公系统不完善，责任人员不明确，督办能力薄弱，部分单位文件处理不及时，容易出现文件的误传、漏传，承办人员面临较大压力。新的政务平台启用后，将设定桌面提醒、短信提示等功能，每个单位确定1名责任人负责文件处理。当学校有新文件需要流转时，由秘书科人员直接调度给相关责任单位，责任单位负责人的终端电脑将出现实时提醒。如果仍未及时处理，秘书科工作人员将以短信通知的方式提醒和督促责任人办理。 图1. 外来文处理流程 （2）校内文件处理。以往学校下发校内文件，由拟稿单位相关人员拟定初稿经单位领导签字后，送办公室秘书科审核校对，经办公室分管主任批转后，由校领导审批下发。根据《中国矿业大学行政公文办理规则》，该流程需工作人员进行纸质原件传送，尤其是在处理紧急文件时，由于涉及两校区、多家二级单位，费时费力。新平台启用后，拟稿单位相关人员只需将部门负责人会签的文件，直接调给秘书科，由秘书科工作人员审核后调度给办公室主任复核和校领导签发后，即可印发。免除了原件送阅环节，极大地提高办文效率。 图2. 下发文处理流程 根据省教育厅的最新要求，今后上报文将通过江苏省教育政务平台流转，不再发送和接收纸质公文，并发布了统一接收标准。学校政务平台将逐步实现与省教育厅平台的有效对接，进一步提升办公自动化水平。 2.积极推进无纸化办公。 无纸化办公已是行政工作的必然趋势。今年年初，学校就下发文件，规定学校公文除确有印发需求，一般不再发放纸质文件。除涉密文件和内部文件外，电子文件一律通过学校通知通告栏、“校务公开”平台和单位（部门）网站进行公开。新的电子政务平台启用后，相关文件可以通过政务平台传递至各相关单位，不仅提高了时效性，而且能够有效杜绝纸质文件传递中的遗失问题，基本实现无纸化办公。 3.文件处理和归档管理一体化。 目前学校的档案管理相对完善，但部门公文档案的管理仍十分薄弱。以党政办公室为例，每年下发的文件就有600余份，加之往年的文件，数目相当庞大。为有效管理和方便查阅历史文件，秘书科通过印制文件合订本，制作电子目录等，在一定程度上提高了文献查询效率，但效果仍不尽人意。此外，每年校内文件和外来文件的归档，需要秘书科工作人员从当年系统处理的文件中逐一筛选，根据领导的批示以部门为单位归集（包括纸质和电子文档），然后转发至各单位，工作相当繁重。如2012年的校外分流文件就有700余份、校内文件255份。学校其他部门在文件处理中也存在类似问题。在新的电子政务平台中，设有部门虚拟档案馆，方便查阅处理过的公文信息（包括领导批示、收发文时间、文件内容等）。每个公文在处理结束后，由秘书科工作人员确定是否归档，并直接转至责任单位，系统将自动生成以责任单位为主体的公文档案馆（库）。 四、实施步骤、进度安排 1.实施步骤 2012年，党政办公室已与江苏金