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MyLife Organized不完全应用手册（上） 推荐软件,?时间管理?November 11th, 2007 《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。 Mylife Organzed（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本，而且还能同Outlook和MindManager进行同步，实在是很好、很强大的软件。 所以，弥缝特意邀请亚拉豪撰写了《MyLife Organized不完全应用手册》——详细地介绍了这款优秀的时间管理工具在GTD中的应用。相信对大家一定很有帮助。 “当你明白如何处理和安排事项后，你所要做的就仅仅是创建和管理列表而已。” —— David Allen, 《Getting Things Done》 在这本手册里，亚拉豪会向你介绍MyLife Organized?（简称MLO）这款优秀的时间管理工具在GTD应用中工作流程。因为软件没有正式的中文版本，本文介绍的功能只基于MyLife Organized Professional Edition 1.91英文版。 在开始之前，亚拉豪希望你已经建立过自己的GTD系统，或者至少已经了解了GTD的基本原理和工作流程。不然的话，还请暂且打住。先去读一遍David Allen的《Getting Things Done》再回来看此文，你才能更好地体会MLO能给GTD应用带来的便利。 由于GTD的部分关键词翻译定义混乱。本文中涉及的GTD相关定义统一采用弥缝在褪墨（）上的定义，下面是一个简要的对照表： GTD英文 褪墨的定义 Stuff 原料 Inbox 收件箱 Someday/Maybe 将来某时/也许 Project 项目 Next Action 下一步行动 Waiting For 等待 Context/Place 情境 更详细的GTD关键词解释请参考此文。那我们开始正文： 是的，我们耐心地建立、细心地维护、苦心地改良我们的GTD系统，无非就是为了能给这个问题一个最好的答案。 那么MLO又能怎样帮助我们给出这个满意的答案呢？ 星期三早上八点三十九分，坐在电脑前，亚拉豪打开MLO，检查GTD系统里的下一步任务清单（在MLO中叫做To-Do列表）。 这便是亚拉豪所有可以在今天执行的行动。行动中前缀[Prj: ×××] 表示这是某个项目中的具体步骤，而所有行动的右边显示的是此行动的截止日期。 这个列表中有一些行动，如买狗粮等是和当前的情境（电脑前）毫不相干的，于是亚拉豪通过上方的 Place 对能在电脑前能执行的任务进行过滤。 这样可执行的行动一下就缩小了，于是亚拉豪马上决定电邮通知KK平面设计项目的团队，在9点进行头脑风暴会议。 我想你已经发现了：在MLO中，你不需要另外再单独设定@home、@computer等情境列表。 任一时刻，只要你在MLO上有保持一个良好的GTD系统。每当你打开To-Do列表，你就能看到自己该做且现在能做的事情就已经自动地、井然有序的排列好了。你也能很方便地查看在某个特定情境下能执行的行动，也不需再多考虑就能迅速地投入状态。一天下来，不知不觉中你便完成了原本貌似永远也无法完成的任务。当你走在回家的路上时，你感到的不是疲惫，而是一种用言语无法表达的平静——那便是“心如止水”的境界。 心动了？那我们就来看看MLO怎样能让你的GTD系统变得更简单有效吧。 打开MLO的主界面，你会看到： 左边窗口部分有三个不同的视图可选：分别是GTD的核心——列表（Outline）；我们已见过的下一步行动列表（To-Do）；和情境管理器（Places）。没错，你的GTD系统中最宝贵的列表们统统会出现在这里。当中的每一条纪录，就是所谓的任务（Task）。但是在实际应用中，任务并不仅限于记录具体任务。所以，亚拉豪更倾向于把它称为条目，而条目就是你所有列表的基本元素。 当你在左边窗口选定了列表中的某个条目时，右边窗口便会显示这个条目的相关属性，总共六个方面，这在下文中将会一一涉及。除了条目名称和列表中的所在位置之外，所有关于此条目的具体信息都要在这里设置。 需要注意的是：MLO本身并没有行事历的功能。虽然你可以给中的项目设定闹铃提醒以实现日程管理功能，但亚拉豪强烈推荐你使用专门的日程管理软件（如 Outlook、Google Calendar）来记录你所有的“固定事宜”（会议、课程、聚餐等等）。不然，即便你没把自己的列表弄得很复杂，那也会很难查找到那些特定日期的固定事宜。 在《MyLife Organized不完全应用手册（上）》中，亚拉豪简单地介绍了一下MLO的使用实例和其界面，这篇我们将详细、一步一步地深入MLO在GTD的工作流程。 David Allen说过：收