关于加强公章用印审批工作通知.doc

关于规范用印审批的通知 各分公司、总公司各部门： 根据《太平财产保险有限公司印章管理规定(2009修订版) 》（太平财发[2009]10号）中第五章有关要求，并结合我公司实际情况，对用印审批工作规范如下： 一、公司内部用印 由经办人提出申请，详细写明用印事由，经部门负责人和该部门总经理室分管领导审批同意后报办公室（综合部/人事行政部）负责人进行复核，办公室复核后由经办人送公司总经理审批，涉及太平财发[2009]10号第31条规定的“公司险种条款、权利义务的有关单证，各类合同、协议、承诺书，对外公告、通告涉及公司权利义务的法律文书, 以及其它经法律审核、见证的有关材料”等用印内容或需相关部门会签，还须提前由经办人报本公司合规法务人员进行审核或由相关部门会签，以上流程审批结束后公司公章管理员即可盖章用印。审批流程图见附1。 二、上、下级机构用印 由下级机构申请部门经办人提出申请，详细写明用印事由，经部门负责人和该部门总经理室分管领导审批后报公司总经理审批，涉及太平财发[2009]10号第31条用印内容或需相关部门会签，还须提前由经办人报本公司合规法务人员进行审核或由相关部门会签，总经理审批同意后由经办人上级机构对口职能部门。上级机构对口部门要设一名经办人负责下级机构用印经办事宜，审批流程同上述第一条。审批流程图见附2。 三、其它要求 1.由于审批层级有变化，因此原太平财发（2009）10号文《印章使用申请单》格式有所调整，详见附件4。《印章使用申请单》每年须装订成册，并于次年6月底移交给档案管理部门存档备查。如通过流程审批的，流程单可作为审批单打印归档。 2.用印人提出用印申请时，须详细写明用印事由及用印材料份数、需盖章次数，如是合同或协议，需写明对方单位全称。 3.印章保管人要对超过1页以上的用印材料须全部加盖骑缝章，并做好完整登记。经过合规法务人员或公司总经理室领导审核的各类用印材料严禁作任何改动。 4.对于擅自更改已审批过用印材料的，将严厉追究有关人员责任；对于给公司造成较坏负面影响或带来损失的，将严格按照太平财发（2009）10号文第三十七条进行处理。 5. 在公司未启用统一的用印审批流程前，下级机构向上级机构报送非须原件的用印材料可扫描后通过内邮、传真等方式上报，必须原件盖章的材料可通过邮寄上报，启用统一的用印审批流程后，用印内容须事先通过流程进行审批。 四、授权制度 1.在公司内部用印“总经理”审批节点，原则要求必须由总经理本人审批，如总经理本人不能经常亲自处理，可根据总经理室成员分工情况将最终审批权限授权给其他领导。 2.涉及太平财发（2009）10号第二十九条“开具员工身份、家庭证明以及办理涉及薪酬、组织、人事、医疗、教育、婚姻等事项用印”以及第三十条“开具介绍信以及办理一般性日常事务证明等用印”内容，无论是使用公章还是人事部门印章均须总经理室领导最终审批，如总经理室领导不能经常亲自处理，可授权给人事部门和办公室负责人进行最终审批。 3.所有授权工作均须有书面《印章审批授权书》（见附件3），明确授权范围、有效期限并双方签字。被授权人须在授权范围和期限内进行用印审批并承担审批责任，授权期限已满仍需授权的，须重新办理授权手续。 4.上报上级机构的用印申请必须经本公司总经理最终审批，不能授权。 此通知要求适用于公章用印管理，人事专用章等其它印章也须遵照执行。未尽事宜仍以太平财发（2009）10号文相关规定为准，请单位严格遵照执行。 附件：1、公司内部用印流程 2、上、下级机构用印流程 3、用印审批授权书 4、新《印章使用申请单》格式 附件1 公司内部用印流程 申请部门经办人→申请部门负责人→（相关部门会签/合规法律人员审核）→申请部门分管领导→办公室负责人→总经理→印章保管人盖章 附件2 上、下级机构用印流程 下级机构申请部门经办人→申请部门负责人→（相关部门会签/合规法律人员审核）→申请部门分管领导→总经理→上级机构对口部门经办人→对口部门负责人→（相关部门会签/合规法律人员审核）→对口部门分管领导→办公室负责人→总经理→印章保管人盖章。 附件3 用印审批授权书 公司名称： 印章种类： 授权有效期限： 年 月 日—年 月 日 用印审批授权范围： 1. 2. 3. 授权人（签字）： 被授权人（签字）： 授权日期： 年 月 日 太平财产保险有限公司印章使用申请单 公司名称： 申请印章名称： 本机构内部审批 用印申请部门 申请日期： 年 月 日 详细事由 用印部门经办人 用印部门负责人 （相关部门会签/ 合规法务人员审核