32、文件控制程序.docVIP

文件控制管理程序 1 目 的 对安全生产标准化文件及其管理环节进行控制，对各部门适用文件的有效版本予以统一，以防不正确使用文件。 2 范 围 适用于本公司对安全生产标准化管理制度、程序文件、规范、外来文件（国家或地方性法律法规、行业标准或规范）等的控制管理。 3 职 责 3.1 安全生产领导小组负责标准化管理制度的编写，安全主任审核，总经理批准后发布。 3.2 生技部负责编制工艺文件、安全操作规程和检验规范等技术文件。 3.3 各部门负责本部门相关管理文件的编制。 3.4 办公室负责对文件控制的归口管理。 4 工作程序 4.1 本公司控制的文件范围 1）标准化管理制度； 2）质量安全支持性文件，包括技术文件、管理文件和安全操作规程； 3）外来文件，如法律法规、国家标准、行业标准等； 4）记录； 4.2 文件编号 标准化管理制度 KT —BZH－000 4.3 文件的编制、审核、批准 文件在发布前应得到批准，以确保文件的适宜性和充分性。 文 件 编 制 审 核 批 准 管理部门 标准化制度（包括所附表单） 安全生产领导小组小组 安全主任 总经理 办公室 记录表格 安全生产领导小组小组 安全主任 总经理 办公室 技术文件(生产工艺文件、安全操作规范、检验规范) 生技部 生技部负责人 管理者代表 生技部 质检部 国家、行业标准等外来文件 ／ ／ ／ 办公室 4.4 文件的版本、标识 4.4.1 文件的版本以第□版来表示，用A、B、C等作为版本序号。 4.4.2 修改次数：10个阿拉伯数字来表示，即0，1，2……8，9；一旦修改次数超过了9，就应改版。如版次从1.0升级为1.1，依此类推。 4.4.3 文件标识以文件编号和版次作为标识。 4.5 文件的发放 4.5.1 文件根据其使用者的不同分为“受控”和“非受控”两种： 1）受控文本：发给本公司所有部门或个人使用的文件，发给相关方及提供给认证机构的文件。发给相关方的按照质量体系文件《外协厂受控文件发放管理办法》进行控制。 2）非受控文本：发给本公司外部如顾客及上级主管部门的文件。非受控文本不受修订、更换、回收的控制。 4.5.2 文件编制部门将原稿交办公室统一复印发放，由文件管理员在《文件发放、回收登记表》上确定发放范围，经办公室批准后发放，受控的文件必须在该文件封面（除原稿允许在背面）加盖“受控”印章，并注明分发号/编号。 文件分发号/编号： 总经理 安全主任 办公室 财务部 生技部 质检部 供销部 装配车间 金工车间 电焊车间 仓库 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 4.5.3 发放部门在《文件发放、回收登记表》上作好发放记录，收到文件的部门签收。 4.5.4 因破损而重新领用的新文件，分发号/编号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号/编号，并注明已丢失的文件的分发号/编号失效；发放部门作好相应发放签收记录。 4.5.5 办公室收到文件原稿后，及时在《受控文件清单》记录该文件的最新版次等内容。 4.6 文件的更改 4.6.1 文件更改的需求基于以下方面： 1) 各部门自行运作发现文件规定和实际运作不符时； 2) 内部审核及管理评审后发现文件不符时； 3) 外部机构评审后发现文件和实际不符时。 4.6.2 文件需要更改时，由更改提出部门填写《文件更改申请单》说明更改原因，按4.3规定的原审批程序进行审批后实施。 4.6.3 文件更改发布后，由办公室按原发放范围对受控文件实施换页或局部划改，换发的新页应注明修改次数，同时在《受控文件清单》、《文件发放、回收登记表》上注明。被更改的旧页即被废，并办理作废、收回、保留、销毁手续。 4.6.4 非受控文本无须跟踪更改。 4.6.5 记录表单的更改由各部门提出更改建议，由编制部门进行统一更改，并交原审批部门审批后，直接交管理部门给予其它部门的调换。由管理部门对记录清单进行改变。 4.6.6 编制部门将更改后文件原稿交办公室，办公室及时作好记录。 4.7 文件的归档 4.7.1 办公室负责对安全生产标准化建立和运行形成的记录实施归档管理；存入软盘或光盘的文件也登记归档，为防止文件丢失，所有存入软盘或光盘的文件均要有备份，并加以标识，统一记录于《 文件/记录归档登记表》； 4.7.2 文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方。 4.7.3 任何人不得在受控文件上乱涂改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别。 4.8 文件的作废与销毁 a) 所有失效或作废文件由办公室及时从所有发放或使用场所收回，加盖“作废”章，确保防止作废文件的非预期使用； b) 因法律或其它原因需保留已作废的文件，需再加盖“作废留存”章，