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浅谈档案数字化的应用 摘要：20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”“数字城市”建设日新月异，信息技术在行政机关办公活动中，出现了新型载体文件和电子文件，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。“电子文件的产生，决不仅意味着一种新型载体档案的诞生，而且也标志着人类记录信息、传达信息、存留信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来，是近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，它直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念”。 如何做好城市建设档案管理工作，如何确保档案资料的系统性、完整性，如何确保档案管理规范化、标准化。已成为档案管理面临的亟待解决的问题，诸如日积月累的档案数量越来越多，只有实现城市建设档案管理数字化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。数字化档案必将成为今后档案的主要存在形式。 关键词: 数字化；城市建设档案 中图分类号： g271 文献标识码： a 文章编号： 1．数字档案建设的基础工作 “利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。”①档案信息数字化管理的目的，就是达到档案管理手段、职能实现与服务方式的数字化。 档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统栽体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。 完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、ocr文字识别、图像处理、数据校对、数据质检、数据挂接、整理还原、案卷入厍等环节。 图1-1 城建档案数字化流程图 档案的数字化可以节省档案存贮空间，缓解库房压力，也可以减少因对档案原件频繁使用而造成的磨损，妥善解决珍贵档案文献的利用问题，有利于保护档案原件，尤其是珍贵档案的保存。目前，数字化在档案事业中发挥着重要的作用，已成为档案工作发展的必然趋势。 2．档案数字化平台 档案馆这个昔日信息化发展比较落后的部门，在今天也有了很大的改观，大部分大中型档案馆已经建立了自己的局域网，并且建设了档案数据库，开发了自己的档案管理系统。所有这些举措都大大加快的档案馆数字化的进程。在未来几年中，建立数字化档案馆已经成为各档案馆的中心任务。 建设数字化利用平台，首先要认识数字化利用平台。关于数字化档案馆以及数字化利用平台的定义有很多，基本上大同小异。数字化利用平台是将档案数字化后按一定的方式存储在巨大容量存储器上，通过数据库管理系统以及相应的管理软件，通过计算机互联网为利用者提供利用，并对利用工作中各项事务进行管理的计算机系统。 数字化利用平台的定义，我们由此可以看到它主要由两个部分组成：数字化利用系统和数字化制作系统。 2.1 数字化制作系统 数字化制作系统的主要功能是将档案信息数字化，为数字化利用系统提供内容服务。 数字化制作系统的工作方式可归纳为：首先将传统的以纸张、照片、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片、声音和影像文件，然后按照一定的存储方式存储在磁盘阵列、光盘库等各种大容量的存储介质上，最后建立这些电子文件的路径索引信息，将路径索引信息和档案目录信息共同保存在数据库中。 2.1.1 数字化对象的确定 这是我们首先需要解决的问题，它决定了我们工作的有效性。将任何没有利用价值的档案数字化，都是一种浪费。所以我们必须决定哪些档案应该数字化，哪些不需要数字化。对于需要数字化的档案应按照利用价值、利用频率的高低顺序进行数字化。此外对于馆藏的特色档案也应优先数字化。例如我馆馆藏档案中存有明初的《南海县志卷》、明末清初的《佛山市古街道图》、民国时期的《佛山通济桥》和《佛山市开通第一条马路庆典》照片等解放前的珍贵档案资料，这些资料对于研究解放前的城市规划和市政建设等有着不可低估的价值。因此，它们虽然急需数字化，但应事先做好调查工作，以免造成不必要的浪费。 2.1.2 设备的需求 数字化制作系统完成档案的数字化及数字化后电子文件的存储，所以主要需要两类设备，一类是数字化采集设备，一类是存储设备。 数字化采集设备一般包括：档案资料和照片的采集设备，如扫描仪；声音和影像的采集设备，如采集卡；其它的数字化转化设备，如缩微片扫描仪。存储设备一般包括磁盘阵列、光盘库。在设备选购方面主要以数字化对象的种类和数量、数字化速度、数字化质量为依据。如可根据数字化对象的种类来确定需要的设备，根据数字化对象的数量估算出档案数字化后需要的存储容量来确定存储设备的容量，根据每年要扫描的档案的画幅数来确定扫