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制定部门规划的一般方法 苗志宝 2011年3月1号 制定部门规划的一般方法 一、制定部门宗旨 二、明确部门职责 三、部门目标的设定 四、部门策略的制定 五、组织机构及岗位职责 六、风险控制 七、财务预算 八、编制进度表 一、设立部门宗旨 部门宗旨就是明确我们的部门为什么存在？ 明确部门宗旨一般从以下方面考虑： 1）部门存在对于公司的核心价值； 2）部门的核心能力； 3）内容包括客户、产品和服务、地域范围。 如：质量部门的宗旨： “在公司的发展战略和目标指导下，通过对影响产品质量的全过程的监控以及业务流程的不断优化，保证与质量有关的各环节有效运行，从而保证公司的产品质量的稳定和持续改善，不断满足客户的需要，提高客户满意度，在同行中保持高品质的水准，成为公司持续发展的有力保证。” 二、明确部门职责 部门职责就是部门通过哪些方面的活动实现自身存在的价值，可以从以下方面考虑： 1）本部门的客户是谁?客户的需求是什么？ 2）概括部门为实现价值所履行的主要活动； 3）应明确界定与密切相关部门(尤其是曾有职责冲突的部门)的职责界限。 在界定部门职责时，要注意： 1）按职责的关键程度自上而下排序； 2）不要把两条以上的职责放在一项描述内； 3）建议职责不要太多，关键职责不超过3条，太多了没有重点。 例如： 质量部门的职责可以描述为： 1）ISO9000质量体系的持续改善； 2）产品质量控制，注重于重大质量问题的处理和给予产品链各环节质控方面的指导和支持； 3）客户质量反馈的协调处理，客户满意度的测定和改善； 4）供应链质量控制，确保采购的材料和产品的质量； 5）质量信息系统管理，通过统计分析推动各环节质量改善； 6）文件控制，为各部门业务运作提供规范的文件支持。 三、部门目标的设立* 部门目标可以参考平衡记分卡的方法，从客户、财务、流程、学习与成长四个方面两设立 建议： 学习平衡记分卡理论并加以运用 四、部门策略的制定 ----SWOT分析 部门策略用来保证目标的实现 SWOT分析就是帮助我们认清部门的能力优势(S)和不足(劣势W),寻找我们部门发展的机会(O),影响我们部门发展的问题(威胁T)。 建议： 学习SWOT理论并加以运用 五、主要风险 在实施规划的过程中，可能会有一些不确定的因素发生，如果这些不确定因素发生，将会影响我们的目标达成，我们就要在规划时作好预测和准备，我们称之为风险管理 具体方法： 1）识别主要风险： 2）识别风险来源： 3）降低风险的举措： 六、设计部门组织机构 部门组织结构设计和岗位设计的目的在于落实部门的职责 流程的设计和管理非常重要 ，流程设计和管理的要点： 1）对照部门职责，列出各项主要业务活动； 2）明确每项业务接口关系和接口部门有哪些； 3）确定每项业务和每个接口部门之间输入输出； 4）审视各项业务的控制方式是否健全； 5）建立必要流程、表单或机制对业务进行控制。 七、做好部门财务预算 八、编制进度计划表 建议： 学习项目管理，熟悉甘特图的应用 部门目标的设立方法 一、1个原则 SMART原则 SMART是由五个英文字母的缩写构成 S：Specific明确的； M：Measurable可衡量的; A：Achievable可达到的; R：Relevant关联的； T：TimeBound 有时限性的 二、2个答案 2个答案：结果和行动 　　结果：实现这样的目标，最终期望的 结果会是什么？ 　　行动：完成这样的结果，需要采取哪 些行动才能行？ 三、 3个步骤 3个步骤：量化、细化、流程化 　　能量化的尽量量化，不能量化尽量细化，不能细化尽量流程化 。 四、4个标尺 4个标尺：数量、质量、 时间、成本 　　 设计目标、评价目标必须有标准，有衡量尺度。衡量标准主要有四种类型：数量、质量、成本和时间 数量类标准：产量、次数、频率、销售额、利 润率、客户保持率等； 质量类标准：准确性、满意度、通过率、达标 率、创新性、投诉率等； 成本类标准：成本节约率、投资回报率、折旧