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浅议卫生防疫档案两级管理摘 要： 我国各级卫生防疫站承担着群体预防任务，在开展疾病控制、卫生监督监测、科研、教学及健康教育等业务活动中，形成了大量的业务技术档案。从全国来看，各地各级防疫站对这部分本应构成防疫站档案主体的卫生防疫业务档案采取的管理模式不尽相同，有的防疫站是采用科存档案站存目录，有的则分散在科室，或固定人员管理，或干脆分散在个人手中。笔者认为，对卫生防疫业务档案采取分级管理的方法，这样既符合档案工作基本原则，又能满足卫生防疫站业务开展的需要。 关键词： 卫生防疫； 档案； 管理 中图分类号： R197.1 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）08-0089-01 一、卫生防疫档案两级管理的原则 防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面： 1.将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。 2.将业务档案分为站、科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。 3.站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。 4.科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。 二、站科两级档案范围的确定 （一）站级业务档案的划分及范围。在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面： 1.业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。 2.年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。 3.年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。 4.重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。 5.专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。 6.各项业务工作的统计月报、年报。 7.省市级以上刊物上发表的业务论文。 （二）科级业务档案的划分及范围。我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面： 1.卫生监督材料 （1）预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。 （2）常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事、监测小结、控制结果、监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。 2.一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料：包括个案调查表，现场调查记录（笔录）、人员寻访记录、检验结果及处理报告等。 3.行政处罚材料：包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。 4.各类所辖产品鉴定及出具证明材料，广告登记管理材料。 5.从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。 6.咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。 7.各种毒理检验、化验材料。 三、实行两级管理的意义 （一）两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾。我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。 （二）站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高。首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而