F信息管理概论第4章信息组织.docVIP

第四章 信息组织 第一节 信息组织的基本问题 ●信息组织 信息组织也称信息有序化或信息整序，是根据信息资源检索的需要，利用一定的科学方法和规则，通过对信息外在特征和内容特征的分析、选择、标引、处理，使其有序化，从而保证用户对信息的有效获取和利用，实现信息的有效流通和组合。 ●信息组织的目的 信息组织的目的是保证用户对信息的有效获取和利用。 ●信息管理的目的 信息管理的目的是解决日益增长的信息需求和相对滞后的信息服务的矛盾，信息组织是解决这一矛盾的关键环节。 ●信息的外在特征 信息的外在特征就是指信息的物质载体所反映的特征，构成信息载体的外在的、形式的特征。 ●信息的内容特征 信息的内容特征就是信息所包含和承载的具体内容，也即通过信息载体传递和交流的具体信息内容。 ●信息组织的对象范围 信息组织的对象可从不同的层面来划分和理解，对每一不同层面的对象使用的组织方法也不相同。 一是信息内容层次的组织。信息内容层面包括叙述层、含义层、效用层三个层面，它们分别对应着语法信息、语义信息和语用信息。二是信息加工层次的组织。信息依其产生的先后与组织加工的深度可分为零次信息、一次信息、二次信息、三次信息。三是信息载体的组织。信息的存在必然要依赖于一定的载体，潜在信息以大脑为载体，现实信息以口语、体语、文献、实物为载体表现出来。这时信息组织大致可分为：动态信息组织（包括对口语、体语、实物等信息的组织）、文献信息组织、数据组织、网络信息组织。四是信息学科内容的组织。按信息内容区分，信息组织可分为政务信息、军事信息、经济信息、科技信息、管理信息等不同领域的信息组织，多成为行业性的信息资源建设或行业性网络信息资源建设的重要部分，进而形成各自信息系统、行业网络或网络站点的数据库等。 ●信息组织的功能 信息组织具有非常重要的作用，其功能主要表现为：第一，基本功能——全面揭示和再现信息的特征，科学反映和描述信息的特色。第二，增值优化功能——信息单元、数据依据逻辑方法再现和重组的过程是一个序化增值的过程。第三，目标功能——有效减除或减少信息之间的干扰，准确控制信息的运动方向，使之与特定用户需求相结合，从而方便有效地为用户提供服务。第四，社会功能——规范、控制信息流向的社会目标。 现代社会的发展使信息用户的信息需求的目的趋向于多元化，早期人们把信息需求动机概括为学习、研究和娱乐，多元化信息需求动机主要有求知、启发、共鸣、参考、决策、获利、猎奇、觅新、享乐、休闲等多个方面。 ●信息组织的原则 信息组织的对象、方法、机构和过程都不是简单划一的，这种复杂性和变易性要求无论是对社会信息流的宏观信息组织，或者是对社会信息流分支的微观信息组织，都必须在一定的科学原则的指导下进行。一是客观性原则；二是系统性原则；三是目的性原则；四是现代化原则；五是方便性原则；六是重要性递减原则。 ●为实现信息组织的系统性，我们必须把握四个关系：一是宏观信息组织和微观信息组织的关系；二是信息组织部门与其他部门的关系；三是信息组织工作的各个环节之间的关系；四是不同信息处理方法之间的关系。 ●信息组织的现代化 信息组织的现代化主要表现在两个方面，一是信息组织的思想观念现代化，二是信息组织的技术手段现代化。 第二节 信息组织的过程及其内容 ●信息组织的过程及其相互关系 信息组织的过程：一是信息采集；二是信息描述；三是信息揭示；四是信息存储；五是信息分析；六是信息服务。 信息采集是信息组织的前提；信息描述是对信息的初级组织；信息揭示是核心，是对信息的中级组织；信息分析是深化，是对信息的高级组织；信息存储是对信息及其他信息组织的成果的空间组织；而信息服务则是宗旨，是信息组织这个微观信息管理过程重要环节的目标。 ●信息的采集 信息的采集，简而言之，就是信息的选择和提取的过程，是根据不断变化的用户需求从信息中搜索、选择和提取的连续过程。 信息采集要遵循一定的原则：一是准确性原则；二是针对性原则；三是及时性原则；四是系统性原则；五是预见性原则；六是计划性原则。 信息资源的采集方法主要有：一是采购法；二是交换法；三是调查法；四是网络法。 ●信息描述 信息描述是根据一定的描述规则和技术标准，对信息的外在特征和部分内容特征进行分析、选择、记录的过程。 ●题名 通常题名有两种：一种是隐性题名——并不直接表达表达信息的主题内容；另一种是显性题名——直接表达信息的主题内容。 ●信息描述的一般程序 第一，查重；第二，描述；第三，复核并输入系统。 ●信息揭示 信息揭示是信息组织的中级形式，即对信息的内容特征进行深层提示并转换成主题标识，形成一个科学的逻辑的概念标识系统。 ●信息主题 主题即信息主题，是指某一个具体信息实体所介绍、论述、研究、说明、表现的对象或问题。 ●信息揭示的一般程序 第一，主题分析；第二，主题标