关于做好2016届业生档案归档工作的通知.doc

关于做好2016届毕业生档案归档工作的通知 各学院： 2016年毕业生档案归档工作已经开始，为确保应归档本（专）科生档案的完整性、准确性和及时性，现将相关工作有关事项通知如下： 一、归档时间 2016年5月至毕业生离校前为我校2016届毕业生档案归档时间，各学院具体归档时间见附件6。 归档范围 1．毕业生学籍表（永久保存） 2．高等学校毕业生登记表 （永久保存） 3．本科生优秀论文和毕业设计（长期保存） 4．毕业生集体合影（永久保存） 5．以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（省级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。兼职档案员应在档案的指导下进行分类、整理、排列，并按要求输入档案管理系统，对于有电子的务必将其相应的电子上传至档案管理系统2016年月日附件3 学籍档案目录 学院（盖章）： 专业： 年级： 班级： 序号 姓名 页码 序号 姓名 页码 移交人签字： 交接日期： 年 月 日 档案室接收人签字： 档案室公章： 附件4 西安文理学院XX学院XX专业XX届X班 毕业生合影说明 拍摄时间： 拍摄地点： 人物排序： 第四排左起：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX 第三排左起：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX 第二排左起：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX 第一排左起：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX 注：划线者为教师 附件5 盒 内 备 考 表 盒 内 情 况 说 明 请说明班内学生的学籍变动情况或其他特殊情况 整 理 人： 检 查 人： 时 间： 年 月 日 附件6 2016年度各学院归档时间安排表 序号 二级学院 学籍扫描时间 档案移交时间 1 人文学院 6.9～6.10 6.20～6.21 2 信息工程学院 6.9～6.10 6.20～6.21 3 化学工程学院 6.13～6.14 6.22～6.23 4 师范学院 6.13～6.14 6.22～6.23 5 艺术学院 6.15～6.17 6.24～6.27 6 外国语学院 6.15～6.17 6.24～6.27 7 机械与材料工程学院 6.15～6.17 6.24～6.27 8 生物与环境工程学院 6.20～6.22 6.28～6.30 9 经济管理学院 6.20～6.22 6.28～6.30 10 政治学院 6.20～6.22 6.28～6.30 附件7 西安文理学院二级学院归档流程图 — 1 — 兼职档案员根据归档范围将归档材料收集齐全 档案移交至档案室，打印移交清单（一式两份），双方在移交清单上签字，各存一份 档案室人员提出调整意见，兼职档案人员进行调整 未通过 通过 专职档案员审核归档材料 在档案管理系统中录入归档材料目录 在档案室扫描毕业生学籍 毕业生学籍表在教务处审查验收，加盖教务处印章 兼职档案员到档案室领取档案盒，按照归档要求完成纸质档案的整理、打页号、制作卷内目录等工作 与档案室联系归档业务指导