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电算会计中错误凭证的修改 摘要：记账凭证是账务处理系统的唯一数据源点，记账凭证的错误必然影响系统核算的结果。多数会计软件提供了修改记账凭证的强大功能．在会计电算化教学中，应分主次、有选择地介绍这些功能．使学生正确掌握“无痕迹”修改和“有痕迹”修改的方法，慎用“反记账，反结账”功能。 关键词：记账凭证；会计电算化；无痕迹修改；有痕迹修改 与手工会计记账方式一样，电算化会计系统中的错误也表现为凭证错误、账目错误、报表错误三种类型，但是，有雨电算化会计系统中记账、结账和编制报表均以凭证所录入信息为信息源由计算机自动完成，所以，会计凭证的错误就成为电算化会计系统错误的根源，错误凭证的更改成为电算化会计错账更正的主要内容。 在电算化会计中输入记账凭证时，尽管账务系统提供了多种控制错误的措施，但错误凭证的出现是在所难免的。因为与手工会计处理的环境不同，许多财务软件都提供了“反审查、反记账、反结账”的功能，这些功能的使用为修改错误凭证带来了非常多的方便。 财务软件的使用给企业的会计核算带来巨大的变革，对加强企业管理、提高企业的信息化程度起到了非常积极的作用。但是，在输入记账凭证时，错误的凭证是在所难免。记账凭证出现错误肯定会影响系统的核算结果，进而影响到所提供的会计信息的准确性，甚至会影响着决策者的决策方式，给企业带来不可预计的损失。为了避免或者更正这些错误，系统有提供对错误凭证修改的这种功能，尽管会计制度、财务准则、审计准则对错误凭证的修改有非常严格的要求，目前根据许多财务软件(如：用友通、金蝶)提供的错误凭证修改的功能进行凭证修改的时候却引发出一系列的问题。下面，笔者以用友总账系统U850为例，对错误凭证的修改方法进行分析。 目前使用的凭证修改方法 由账务系统提供的“取消审核”、“反记账”、“反结账”等功能，在任何情况下都能对错误凭证作“无痕迹”修改。 对于输入后未审核的凭证 对于输入后未审核的凭证由填制员直接修改并保存。 对于已通过审核但未记账的凭证 对于已通过审核但未记账的凭证，不能赢接在记账凭证上修改，应由审核员进行“取消审核”操作；然后由凭证填制员修改并保存；最后再由审核员对已修改的凭证作“审核”。 对于已记账但未结账的凭证 对于已记账但未结账的凭证。对此欲实现无痕迹修改，可利用“反记账”、“取消审核”功能直接修改。由会计主管激活“恢复记账前状态”功能，再按上面说的第二种方法，调用错误凭证修改，再进行“审核凭证”和“记账”功能的操作。 对于已结账的凭证 对于已结账的凭证。可利用“反结账”、“反记账”、“反审的方式。 利用电算化账务系统，实现错误凭证的“无痕迹”修改 (一)未经过复核或复核未通过的凭证 第一种是由“凭证处理”的操作员输入后还未经过操作员本人复核或复核未通过的凭证，对于未经过“记账凭证复核”功能操作的错误记账凭证，可由“凭证处理”操作员直接进行修改并且保存。 (二)已通过复核但未经过复核记账的凭证 第二种是已通过“凭证处理”操作员复核但未经过“财务长”操作员复核记账的凭证，如经“财务长”操作员复核但未经“财务长”操作员复核记账的凭证，如经“财务长”操作员审核后发现错误记账凭证，可由“财务长”操作员在“财务长”模块里面。单击“凭证处理”／“记账凭证编辑”功能菜单，调出该张错误的凭证进行修改，修改完成后保存并且复核然后记账。 (三)已经记账的凭证 第三种是“财务长”操作员已经记账的凭证，对于此情况，想要实现“无痕迹”的修改，可利用系统提供的“反记账”功能，即取消“记账”后直接修改。具体而言，首先登录“反记账财务长”模块，单击“反记账处理”／“授权修改记账凭证”／“查询后授权”查到需要修改的错误凭证。按“F9”键。进入“授权凭证修改”功能。选择需要授权修改凭证的操作员及修改的内容等信息，单击“确定”后退出；单击“反记账处理”／“生成反记账凭证”，生成反记账凭证后退出；然后由已被授权修改凭证的操作员登录“反记账凭证处理”模块。单击“反记账凭证处理”／“反记账凭证编辑”菜单，显示所要修改的错误凭证，双击该凭证即可修改被授权修改的内容，修改完成按“F9”保存后退出。单击“反记账凭证处理”／“记账凭证复核”／“开始复核”。复核通过后单击“确定”退出；最后再由“反记账财务长”进行“复核反记账凭证”和“反记账数据记账”功能操作完成修改。如果要修改的错误凭证是以前月份发生的，还要在“反记账财务长”进行“月末处理”所要求的操作。 错误凭证“无痕迹”修改的弊端 通过前面所说的几种错误凭证的修改方式，虽然按照财务软件提供的功能，特别是“反记账”功能，实现了对错误记账凭证的“无痕迹”修改，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹?随着“反记账”功能和其他公司财务软件中“反审核、反记账、反结账”功能的广泛使用，其弊端也日益显现．归纳起来，主要有以下三个