行政费用销要求及模版更新.doc

行政费用报销要求及模板 ——2016年7月—— 一、邮件题目要求： 为方便搜索及查找费用审批邮件，请大家一定要在题目上标注出此次申报的费用总金额！ XXX（区域/城市）XXX分公司/营业部－XX费用报销/付款/借款申请－XXX元 举例如下： 天津和平营业部－**月份物业费付款申请－****元 石家庄鹿泉分公司－**月份日常行政费用报销申请－****元 山东济宁分公司－2016年暖气费用借款申请－****元 二、日常行政费用报销： （一）模板： 您好，***营业部申请报销**月份日常行政费用共计***元，费用明细如下: 1、办公用品费用***元（当月在职**人）； 2、保洁费用元***元； 7、鼠标/键盘采购费用***元： 鼠标/键盘***元：**个，平均**元/个； 8、员工生日福利费用***元（**人，80元/人）： 9、其他行政费用共计***元： （1）企业文化墙费用共计***元（均为品宣部下发样式模板）： KT板（长*宽）：**元/个，*个，**元； 洗员工照片（用于照片墙）：**元/张，*张，**元； （2）维修费用共计***元： 维修卷帘门***元； 维修电脑（做系统/更换硬件）***元 （二）注意事项： 1、发票抬头及税号请见下文。无法开以微金总部名称为抬头的合规发票的，需要在相应费用后注明无法开票原因及准备了何类型票据作为抵票，邮件正文无此说明将不予报销。 2、新成立营业部办公用品费用应攒至开业或达到开业费用额度时一起申报（额度请见下文第八项新成立营业部开业费用要求）。 3、办公用品费用标准：10元/每人/月（每个营业部每月只可申报一次，不累计，建议于月底申报），需要在邮件正文中注明采购当月的在职员工人数，邮寄来时必须提供商家盖章的办公用品清单，也可在发票上直接打印出明细。如在超市买的，开发票时超市收回小票，可以提前拍照，邮件上传照片，邮寄时打印；如在文具小店购物没有发票的，请让商家提供收据并且写一个清单，然后附上抵票与报销单据一同邮寄。 4、打印纸费用标准：95元/箱，5包/箱，即均价不可超过19元/包，此费用不计在10元/人的办公用品费用之内。 5、保洁费用标准：300元/月（每个营业部每月只可申报一次，建议于月底申报）。 6、快递费报销，邮件正文要写清楚明细，寄来时在报销单后边要有发票及写有金额的快递单，两者必须能对得上且缺一不可。快递费用自2016年1月起实行月报制度，每月只可申请报销一次，申请时上传《快递费用明细表》。每月快递费用累计较多营业部可自行与快递公司签署协议，保留好快递底单，并于《快递费用明细表》中作好记录，累计至月底统一结帐并开发票，此费用可申请报销，亦可申请对公付款。－XXX（姓名）**月份出差***（地点）差旅费报销申请－XXXX元 正文内容格式： 您好，XXX（区域及城市）XXX分公司/营业部****（职级）***（姓名）因****（事由）于2016.**.**至2016.**.**到***（地点）出差，现申请报销差旅费共计****元，费用明细如下，请领导审批。 （如：您好，天津宝坻营业部经理郭文杰、业务主管杨光然、肖全3人因参加华北大区工作会议于20164.8至20164.10到石家庄出差，现申请报销差旅费至*等座 ***元/张 **人 共***元； 16.**.** ***至。 （2）长途汽车（大巴车）费用共计***元： 16.**.** ***至至共计***元： 16.**.** ***至至 ***元/天 共***元。 4、餐饮费用共计***元： （二）注意事项： 1、出差费用应先经由谁审核： 如出差申请单及费用报销单上有出差人直属上级领导签字的，可直接提交报销邮件；如无法签字只能走邮件审批的，需要将出差行程及费用明细都发给出差人的直属上级领导一同审批，如有需要分摊其他营业部的情况，也需要在邮件中注明，待其上级领导同意后再将邮件转发给行政对接人进行审批，否则无领导同意邮件不予报销。 如：营业部在职人员出差，则只要营业部经理在报销单上手签字即可；营业部经理出差，由于直属上级领导为城市经理或区域经理，不在身边无法在报销单上签字，则必须先发邮件让领导审核费用。 2、费用归属：题目与报销单右上角营业部名称应一致 城市经理以上领导出差，到哪个营业部出差，差旅费就应归属到相应营业部，则报销单右上角亦应填写此营业部，邮件题目上最前边亦应为此营业部，三者必须一致；若是到自己管辖的上级区域或其他区域出差，则费用为区域内营业部分摊，报销单右上角可写“****区域分摊”，请上传费用分摊表（出差领导本人签字），并在邮件正文写明分摊费用详细（或正文放置分摊表截图），一同交于其直属上级审批。 3、《达飞－费用报销制度》差旅费用标准审核对照程序： （1）先看第5页最上边的职级解释的表，从右边找