X物流公司车辆成本报销管理规定.doc

X物流公司车辆成本报销管理规定 一、目的 为了加强控制全公司车辆成本费用，提升公司车辆成本报销的规范化、透明度，从而达到控制全公司的车辆成本的目的，特制定此规定。 二、范围 全公司各部门。 三、适用文件 此文件为二级文件，无适用文件。 四、内容 成本控制处对外租车、外包车、自有短途车辆在营运过程中产生的费用报销及审批时效做出相关规范，各部门按此规定严格执行。 （一）外租车报销相关规范 1、严格执行外租车标准 运营管理中心城际运力管理部定期对各区域及部门外租车标准进行更新，各营业部门需严格按照外租车标准与外租车司机进行结算，各区域经理需严格审核每笔费用的真实性及合理性（包括车辆价格、多票整合成本、租车情况是否属实、合理等）。如果由于市场价格的变动，部门经理需流程申请说明调整的原因，经事业部、车队负责人核实—→各事业部财务审批—→各事业总经理审批—→财务管理中心预算控制部及运营管理中心城际运力管理部审批，各事业部财务进行备案才给予调整，否则一律不给予调整 。 2、外租车产生程序 外租车程序:部门有用车需求先在CIS中调车申请—→车队审批同意外租车—→ 部门外租车—→ 在NIS系统中根据外租车相关信息录入用车成本—→ 打印配车清单—→ 部门经理、部门会计或者兼职收银员签字审核—→会计审核（系统同步生成OA流程）—→ 在NIS应付管理界面审核并付款—→凭 配车清单、付款证明和资金交账表交账报销。 3、外租车审批流程及时效要求 （1）部门会计或者兼职收银员在审核外租车成本前必须保证各项外租车成本录入正确（包括车牌号、司机、电话、吨位、车辆用途、车辆类型及金额）及流程提交的及时性。 （2）各项流程审批人需对流程把关,各个岗位应从不同的角度对费用的产生进行说明，各流程审批人员严格按照外租车的标准执行，如外租车流程审批金额与实际报销金额有差异时（外租车超过标准的不在此范围）报销的范围仅限于公司规定办人交纳交通罚款当日必须提供相应票据 2 第 2 页/ 共 5 页 第 1 页/ 共 5 页