第五节 行政公文之函、会议纪要.pptVIP

第五节 沟通性公文—— 函 一、必需知识 (一)函的适用范围及特点 1. 函适用于： 不相隶属机关之间商洽工作， 询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。 具体来说，函的适用范围包括四个方面： 1）平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系。 2）向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。 3）业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项。 4）机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。 2. 函的主要特点：  1）适用范围广泛，使用灵活方便。 既可用于相互商洽工作，询问答复问题， 又可用于向主管部门请求批准事项 及主管部门审批或答复事项。 2）行文方向具有多向性。 既可平行，又可以上行、下行， 但多作平行文，这是函的独特之处。 3）短小精悍。 函一般较短小，内容单一，语言简洁明了。 有的函只有三言两语。  函有公文“轻骑兵”的称誉。 4）用语具有谦敬性  函常用的词语有： 拟、承蒙、蒙、鼎立相助、承蒙惠允、贵、贵单位、敝  (二)函的主要类型 函的分类标准有三种： 1．按照内容和用途，函可分为三类： （1）商洽函。 指主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。 如商调干部函、洽谈业务函等。 （2）询问、答复函。 指主要用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。 如：邮电部劳工局就工龄问题，函询国家劳动总局的函 （3）请批、批准函。 主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。 有关机关、单位涉及部门业务工作，需向不相隶属的业务主管部门请求批准， 但又因相互之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行文，就应用函。 同理，有关主管部门向不相隶属的机关单位批准某些业务事项， 例如：干部录用、调动、经费拨付等， 也应用复函。但在实际工作中，这类函常常误用为请示、报告、批复。  2．按照文面规格，函可分为公函和便函。 (1）公函，按一般公文格式需写上标题、主送机关、正文、落款， 也要编上发文字号，既可由机关办文部门按发文统一编号，也可按函件单独编号。 (2）便函格式灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。 便函不列入正式文件范围。  3．按照行文方向，函可分为去函和复函。 去函也叫来函，即是主动发出的函。 复函则是针对来函所提出的问题或事情，被动答复的函。 （三）函的结构和写法 1．标题  函的标题主要有两种写法： （1）发文机关 ＋ 事由 ＋ 回复函对象 ＋ 文种， 如“国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函”， 这是较重要的复函常用的标题。 又如“××工商局关于××产品税收问题给安乐公司的复函（或函）” （2）事由 ＋ 文种，省略发文机关 去函标题： 如“关于请求拨款举办‘民间艺术节’的函”， 复函标题： 如“关于拨款举办‘民间艺术节’的复函”，  2．正文。 （1）去函的正文开头，一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。  事项部分即主体部分， 应采用叙述和说明的写作方法，要简明扼要，又要交待清楚。  要求部分可多可少，如果事项很简单，可同原由写在一段，一气呵成； 如果事项较复杂，或要求较多，往往要单列一段甚至分条列项写。 不论是哪一种内容，对哪一级，要求的语气都应是谦和的，既不巴结，也不生硬。 如果要对方回复，则还要明确提出“请函复”、“请复”之类的结语。  （2）复函的正文写法同批复正文写法基本一样， 结构为：引语 ＋ 答复意见。  引语就是引述来函标题及来函文号。 答复意见即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复，即表示同意或不同意，不同意是什么原因，或应该怎么办，不应该怎么办，或对询问问题做出说明等。  3．结尾  函的结束语常用：“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、 “请早日函复”、“盼复”、“请复”、“请予批准”。  复函的结束语常用： ?“特此函复”、“此复”等。  (四)请批函与请示的区别  使用“函”还是“请示”，主要依据发文机关与受文机关的关系。  函主要用于平级单位之间、 不相隶属单位之间 以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间 的工作往来。 向主管单位请求批准有关事项，主管单位用复函批准请求事项。  请示则用于有隶属关系的上下级机关之间， 下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。  (五)函的写作要求