学习目标在学习表过程中掌握每一过程的作用、关系与操.ppt

明确表格管理目标与结构关系 表格数据的输入与精度控制 表格的简单编辑与调整 表格的简单修饰技巧 表格数据的保存与打印输出 设计表格的流程 确立数据的使用和分析目标(通过管理目标描述) 合理组织表格结构 创建表格 1、确定管理项目 为什么要明确管理项目？ 按数据管理的正确目标建立表格结构，以免造成使用数据的障碍 对于同一组数据，其使用过程与表格创建过程之间存在必然联系。 （案例）管理目标 表格与图表之间的默认规律 表格上表头，成图过程默认为图表标签（X）轴下方的“标签”名称；左表头将在成图过程中形成图表的“图例”，显示于图表框右侧 2、建立表格结构—将管理目标组织为表格形式 建立表格注意事项 先建表头，再输入具体数据 表头数据应设为文本格式 通过回车键或者方向键结束输入 表格数据的准确性直接关系到后期分析工作,本节主要分析常见错误情况,学习输入技巧 本节结构 1、确定输入位置 输入操作的要点是准确选择操作对象 输入与定位工具 2、输入基础数据的技巧 作用 正确地输入数据，并保证输入数据的准确位置 数据的输入方法 ①常规输入法 案例1 为避免手工输入性错误的产生,通常在表格中只输入那些必须输入的数值 创建一个简单的销售统计表 Excel自动判断输入的数据性质，并显示为相应格式 文字居左，数字居右 通过回车结束输入 ②通过调用法输入数据 案例2 调用法的优势 将现存的数据引入表格,避免手工输入产生的错误,同时提供数据的有效跟踪 如何调用? 数据输入的原则 凡可以通过计算获得的数据，尽可能使用“＝”处理，这样既可以保证表格数据的准确性，而且便于数据的跟踪 ③保证输入准确性的基本原则 容易产生表格输入错误的环节 解决输入性错误的方法 实现错误跟踪的技巧 利用表格间建立的公式,按其取值的逻辑关系进行跟踪 3、通过公式法输入数据 为什么要使用公式？ 利用运算符号计算“加工数据”，保证其准确性 常用的计算关系 利润＝销售额－成本 利润率＝利润／销售额 合计 平均值 电子表格中使用公式的优势 轻松处理数据的试算 有效地控制并跟踪数据的准确性 简化了公式的创建和编辑操作 主要内容 ①设置公式 运用“=”和“格地址”建立公式 利用公式分别计算“利润”和“利润率” “＝”后面直接输入值和格地址建立公式的区别 ②复制公式 什么是复制公式? 把含有公式的原始单元格的取值位置关系复制到新的单元格中,从而快速建立有规律的公式,也称为公式的相对引用。 利用公式复制求解其他部门的利润和利润率 ③快速求和 快速求和的作用? 可以快速、准确求解相关数据的合值 表格的简单编辑与调整 表格中的主要编辑对象 单元格、区域、工作表、列、行和工作簿 编辑操作内容包括 移动、复制、删除、清空、插入和恢复等 总的原则 要想操作谁（对象），必须先选中谁（对象） 主要内容 ①针对单元格的编辑操作 ②针对其他编辑对象的插入操作 作用 添加表格结构(包括行、列或单元格） 插入的原则 通常在当前行上方插入新行，在当前列左侧插入新列 使用工具 “插入”菜单、右键菜单 操作 插入行、列 “平均值”与“合计”两行互换位置 3、用函数求解平均值 函数的作用 用函数设置公式求解销售统计表的平均值 注意检查函数式取值范围的正确性 为什么要修饰表格? 一是增强表格数据的可读性 二可保证输入数据的准确性 1、使表格数字更容易阅读（数字格式） 为什么要对数字进行修饰？ 根据不同的需求，把数据型单元格内的数据修饰为相应的表现形式，从而保证表格数值的可读性 数字格式的常见表现形式 整数、小数、百分数、货币样式、日期格式等 使用的工具 “单元格格式”对话框 “格式”工具栏相应按钮 使用对话框修饰数字格式 适用于一些相对复杂的数据格式修饰问题 主要掌握修饰命令的分类与布局 使用工具 单元格格式对话框的“数字”选项卡 案例 将目标数据修饰为负值为赤字 2、使表格更具表现力（文本与对齐方式） 修饰的目的 保证标题结构可视性，尤其是表头清晰 对齐方式的规则 文字居左 表头居中 数字居右 标题跨列居中 分散对齐 使用工具 格式工具栏按钮 相关命令 3、使表格结构显得更清晰（框线背景） 为什么要使用格线？ 分割表格区域，使表格结构清晰易读 分割对象包括 表头区、数据区、统计区 使用工具 常用工具栏、“单元格格式”对话框 默认状态提供的网格不会打印输出，只是在编辑时起到定位作用 ①快速添加表格线 使用常用工具栏 “绘图边框”的作用 ②自定义表格分隔线 单元格格式对话框→边框 自行修饰表格区(线型、颜色等） ③突出显示表头区 单