4第七章二讲 接待工作.pptVIP

由于电话来得突然，秘书于雪吃不准孙总到底是不是愿意接，所以，就说“刚刚散会，就是给自己留下一个可以回旋的余地。她把对方的情况向孙总汇报，如果孙总愿意接电话，她就可以向对方说，刚找到孙总，把电话转给孙总；如果孙总不愿意接，就说还没找到孙总。如果秘书于雪以总经理在开会为借口，不能接对方的电话，对方心里会想：“第一，你们的会就一定那么重要吗?我这边火烧眉毛了，你们还能无动于衷吗?‘用户第一，客户至上’的口号到哪里去了?第二，你们的会再重要，中断几分钟，接个电话，天就会塌下来吗?如果是这样，就有可能把双方的关系弄僵。所以秘书在适当的时候讲一些善意的谎言，应该是委婉拒绝的艺术，因为在保护他人的面子的同时，也保护了自己的形象。 * 上司会谈超时 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，秘书请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到，可老总一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。 * 到十点四十了，见李总等得有些不耐烦了，于是，秘书又来到老总办公室，给老总递了一张纸条。纸条上写道： a、“老板，李总已到。你已经超过30分钟了！” b、“老板，李总已到。还让李总等多久？” c、“老板，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了！” d、“老板，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。” e、“老板，李总已到。我怎么向他解释？” 对于秘书以上几种选择，你认为哪种比较合适，请说 明理由，并对其他几种选择进行评析。 * 情景模拟 情景一 有一外地公司的客户，慕名来到滨江公司，但因为事先无约，显得有些不好意思，请演示秘书接待的情景。 情景二 吴总经理与洪达公司王经理是大学的同窗好友，有着十几年的友情，关系非常亲密，经常在一起打球，在生意上也有合作。王经理经常到滨江公司来找吴总经理聊天，吴总经理也经常到洪达公司看望王经理。今天，王经理又来找吴总经理，正好吴总经理不在公司，他陪同台商汪先生打保龄球去了，这时秘书应如何接待，请演示。 * 情景三 一位和公司有多年交情的王经理，约好了今天十点钟来公司，现在他提前十分钟来到了公司，秘书却告知他，要推迟约见，请演示秘书接待的情景。 情景四 一位记者来访，要见公司的吴总经理，说是要采访有关公司未来发展方向的问题，而吴总经理正好出去办事，请演示秘书此时接待的情景。 * 情景五 有一位推销员，事先没有约定，一来就声称是经理的朋友，坚持要见经理，秘书请教他的大名，却又不愿通报姓名，也不愿说出求见理由，秘书委婉拒绝安排会见，可他却一直赖着不肯离去。演示秘书应对的情景。 情景六 一天早晨，两位预约的客人刚到，另一位客人却由于急事来到公司，要求马上见到吴总。演示秘书接待的情景。 * 情景七 一天，公司正在召开一个重要的会议，但公司的一个重要合作伙伴突然从外地来公司要求见总经理。演示秘书接待处理的情景。 情景八 今天有2位重要客人来访。秘书要在办公室外迎接客人并进行自我介绍，然后引导他们上楼，进入经理办公室。演示整个过程。 * (2)可用袋泡茶，也可用上好的茶叶。 我国较有名的茶叶有：绿茶(西湖龙井、洞庭碧螺春、黄山毛峰、庐山云雾、六安瓜片、信阳毛尖等)、红茶(祁门红茶等)、乌龙茶(武夷岩茶、安溪铁观音等)、花茶(茉莉花茶、玫瑰花茶等)。 招待客人，一般冬季用红茶，夏季用绿茶，春秋季用花茶为宜。 * (3)茶具 一般客人可用一次性纸杯，重要的客人应用带盖有把儿的瓷茶杯。茶具必须无破损，无污垢，并要洗干净，擦亮，消毒。 (4)泡茶 茶水不宜过浓，也不宜太满，一般以七成为宜，民间自古有“茶七酒八”的礼仪要求。 * (5)续水 要注意客人杯中的茶水残留量，如已喝去一半，就要添加开水，随喝随添，使茶水浓度基本保持前后一致，如果过淡，应换上新茶叶。 如客人是外宾，或是在炎炎夏日，可征求来客的意愿送上合适的饮料。 * C.礼貌送客 “出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。 如客人提出告辞，秘书应等客人起身后再站起来相送。切忌没等客人起身，自己先于客人起立相送，这是很不礼貌的。 若客人提出告辞，秘书仍端坐办公桌前，一边说“再见，一边手中还忙着自己的事，甚至顾不上看客人一眼，更是不礼貌的行为。 * 送客注意事项（4项）：