企业大型活动会务管理实施细则.doc

 目 录 前言 3 1 会务管理工作的一个中心 4 1.1 与会嘉宾邀请 4 1.2 重要嘉宾日程安排 6 1.3 动态把握嘉宾信息，及时调整计划 6 2 会务管理工作的两元主体 7 2.1 主体界定 7 2.2 各主体职责 7 2.3 组织架构及人员分工 8 3 会务管理工作需三方协同 10 3.1 传化方主要工作 10 3.2 政府方主要工作 10 3.3 供应商主要工作 11 3.4 三方协同关系 11 4 会务管理工作的四大任务 12 4.1 餐饮接待 12 4.2 住宿安排 16 4.3 车辆保障 19 4.4 会务当天安排 20 5 会务管理实施的五项保障 21 5.1 礼品与资料的准备 21 5.2 签到与接待工作的实施 22 5.3 车辆引导与车辆准备 24 5.4 现场会场布置 25 5.5后勤与安全保卫 26 6 组织协调制度 29 6.1 例会机制：跟踪进度、把握质量 29 6.2工作周报制度 29 7 附件 29 附件一：《苏州基地开业庆典指挥部工作周报》 30 附件二：《传化物流基地接待规格及服务规范》 30 附件三：《苏州基地开业典礼接待、签到详细流程》 30 附件四：《苏州基地5月11日开业庆典车辆保障专案》 30 附件五： 《我国各地餐饮口味特点》 30  前言 传化物流“十二五”战略规划已经确定，“内涵式增长与外延式发展”成为公司两大业务主线，伴随 “公路港”事业的迅猛发展，大型会务活动也将日益增多，面临更多的挑战。会务管理工作是物流板块行政工作中的管理要项，为帮助各基地行政人员提升会务管理实际操作能力，更加规范有序地开展会务管理工作，物流产业办公室把握现有经验，总结提炼关键要素，特制定《传化公路港会务管理实施细则》（以下简称《细则》），提供新制度、新规范！进而营造整齐、规范、有序的会议环境。会务管理工作是物流产业行政工作中的管理要项，按照连锁企业和品牌传播一致性的要求，产业办公室立足现有经验、总结提炼，特制定本细则。旨在会务工作更加规范、专业地推进提供一定的参考和借鉴，帮助各基地行政人员加快提升会务管理实际操作能力，进而营造整齐、标准、有序的会议环境。 《细则》的编写，立足于各基地实战经验及教训，从大型活动筹办的会务保障工作入手，以苏州基地开业典礼为模板事件，对其中的重要环节和注意事项等进行归纳整理，并配以一定的实例，力求为操作者提供最直观的参考，使操作者在较短时间内从宏观与细节两个层面了解和掌握大型活动的组织和保障工作的内容与方法。为便于编写与理解，我们以时间为主线，同时考虑逻辑顺序，将整个《细则》从结构上分为五部分，即会务管理工作的一个中心、两元主体、三方协同、四大任务和五项保障。 经过我们所有人员尽量缜密、细致整理过后出台的《细则》，是对过去经验的归纳总结与思考所得，希望能给会务管理工作的开展提供较大的指导意义。当然，因水平和精力所限，本手册仍需要不断提高完善，希望各基地在实践中不断丰富、改进《细则》，共同致力于推动传化公路港大型活动会务管理工作的标准化与规范化。最后，如果在对本手册的理解与使用中遇到问题，产业办公室将根据各个基地的需要，提供咨询或相应的指导。 会务管理工作的一个中心 1.1 与会嘉宾邀请 大型活动的会务管理工作一般由迎来送往、食宿筹备、车辆调度以及活动当天的议程安排等方面组成。与会嘉宾作为会务工作者的服务对象，各项工作都需要仅仅围绕嘉宾信息具体开展，因而，与会嘉宾的邀请工作和信息对接也就显得格外重要，它是会务管理工作的中心。 1.1.1 确定邀请名单 大型活动的筹办，前期必定会经过充分讨论形成系统完整的策划案，通常这份策划案需从活动性质、规模、主旨等多个维度综合考虑，确定需要邀请的嘉宾类别以至具体名单。在此基础上，会务管理的职责在于：依据策划案的要求，对这些拟邀名单加以统计归类，分派专人负责邀请并跟踪服务，及时反馈嘉宾信息，服务于整体会务管理工作。 按照经验，传化公路港的大型活动一般需要邀请这几类嘉宾： 嘉宾邀请类别 纵向划分（以级别为标准） 国家部委领导 会议举办地的省、市、区政府领导 集团及基地的属地省、市、区政府领导 横向划分（以类别为标准） 发改委、经信委、税务部门、交通部门、运管部门及公安部门条线领导 行业协会 各类客户（本地/异地） 媒体（本地/异地） 其他 传化公路港拓展复制计划区域范围类的地方领导 1.1.2 落实邀请工作，确认参会名单 传化公路港的大型活动普遍兼有品牌推广、招商引资、公共外联等多项功能，鉴于活动涵盖的重要意义，嘉宾邀请工作通常采取责任制，安排专职负责人“点对点”邀请嘉宾、领导并跟踪服务。 专人邀请：邀请责任人需要向受邀者传达的内容包括：会议